淺談慧智檔案軟件在基層檔案室的開(kāi)發(fā)與利用

顧凌冰

(上港集團(tuán)張華浜分公司,上海 200940)

淺談慧智檔案軟件在基層檔案室的開(kāi)發(fā)與利用

顧凌冰

(上港集團(tuán)張華浜分公司,上海 200940)

本文分析了慧智檔案系a統(tǒng)軟件在基層檔案室的開(kāi)發(fā)與利用,分析了計(jì)算機(jī)作為檔案管理的輔助設(shè)備對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的重要性以及慧智軟件在檔案管理中的實(shí)際運(yùn)用,并對(duì)基層檔案室實(shí)現(xiàn)較為系統(tǒng)、完整的科學(xué)化、與時(shí)俱進(jìn)的管理模式提出了自己的建議,提出了自己的思考。

慧智軟件 檔案室 開(kāi)發(fā)與利用

作為一名基層的檔案管理員,在基層檔案室工作也經(jīng)歷了春夏秋冬十五多年。也親眼目睹了檔案從單純的手工記錄方式到現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)較為現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)與紙質(zhì)檔案并存的管理模式。在堆著各式各樣文件資料的庫(kù)房里,我深切感受到如果檔案工作不能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資料的管理,那么這項(xiàng)工作將永遠(yuǎn)是沒(méi)有前途的。隨著時(shí)間的推移,它將不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,不能成為一個(gè)實(shí)用性、系統(tǒng)化的專業(yè)會(huì)被社會(huì)所淘汰。在平時(shí)的日常工作中,我對(duì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔和提供利用,通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助管理,明顯感受到計(jì)算機(jī)具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì),它使得本專業(yè)的管理更為現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。而一款適合本企業(yè)工作的檔案軟件更是優(yōu)勢(shì)中的優(yōu)勢(shì)。如使檔案的分類較為齊全、案卷?xiàng)l目清晰、臺(tái)賬新穎別致、保存數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大,可靠性高,保密性好。這些優(yōu)點(diǎn)能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平,也是這項(xiàng)工作與其他兄弟部門合理化接軌的重要條件。當(dāng)然,基層檔案室的工作條件是較為清苦平淡的,很多管理設(shè)想,更新升級(jí),也是需要有一名聰慧并且對(duì)這門事業(yè)付出熱情的工作人員。

在從事檔案工作的一整套工作流程中,我也時(shí)常留意自己的工作。哪里是主要的,是這項(xiàng)工作的核心所在。就比如現(xiàn)在的檔案信息化管理,我就注重檔案軟件的運(yùn)用。在前八年的工作中,我主要從事技術(shù)檔案的歸檔。在工作中用POXPRO這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件。這個(gè)軟件也是我們上港集團(tuán)(SIPG)的一位技術(shù)工程師一個(gè)人開(kāi)發(fā)的。對(duì)他來(lái)說(shuō),這也相當(dāng)不容易。后來(lái),隨著集團(tuán)的發(fā)展,我們整個(gè)檔案系統(tǒng)也有了質(zhì)的飛躍。包括在軟件上的使用,我們引進(jìn)了專業(yè)的軟件服務(wù)商上?；壑怯?jì)算機(jī)技術(shù)有限公司的PERCA檔案管理系統(tǒng)。這套軟件在檔案管理系統(tǒng)上不但涵蓋了檔案管理,還具有獨(dú)特的行業(yè)針對(duì)性。

1 什么是PERCA-AMS

PERCA-AMS的研發(fā)是基于對(duì)港口物流行業(yè)的深入需求調(diào)研,充分了解了該行業(yè)檔案管理相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。受到了行業(yè)內(nèi)專家的指導(dǎo),特別符合實(shí)際操作,并且完全與各企業(yè)現(xiàn)在仍使用的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接,輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。PERCA-AMS包含文書(shū)檔案管理、科技檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理、全文檢索功能、系統(tǒng)配置模塊、用戶權(quán)限設(shè)置等。這套系統(tǒng)能大大提高檔案管理的工作效率,加快檔案檢索速度,提高檔案的查找準(zhǔn)確率。這三年用下來(lái),我明顯感到檔案室的管理更加規(guī)范化、現(xiàn)代化。

2 文書(shū)檔案管理和技術(shù)檔案管理是慧智軟件系統(tǒng)的一大特色

2.1 PERCA檔案系統(tǒng)采用的立卷管理模式(見(jiàn)圖1)

歸檔必須先建立案卷,文件的存放以卷存放,必須建立統(tǒng)一的案卷格式和目錄。一批文件一個(gè)組卷號(hào),以序號(hào)區(qū)分各個(gè)文件。文件最終是有序號(hào)的。

2.2 文書(shū)、科技檔案管理

慧智軟件可實(shí)現(xiàn)收文、發(fā)文、合同等電子文件信息的歸檔,新增檔案信息的登記入庫(kù),文件原文的掃描和人工引入,檔案數(shù)據(jù)的修改,刪除,歸檔文件和檔案文件的自動(dòng)排序,編號(hào),檔案編目、檢索,原文調(diào)閱,檔案入庫(kù)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、檔案數(shù)據(jù)的接受、移交、檔案盒背脊標(biāo)簽的打印等。并且可以對(duì)文書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)組卷方式的案卷進(jìn)行管理。

2.3 檔案全文檢索查詢功能

在檔案的利用中,檔案的檢索、查詢是一項(xiàng)既重要又實(shí)用的工作。故而對(duì)檔案的查詢提出了越來(lái)越高的要求。檔案管理的檢索功能以友好、美觀的界面和完善、實(shí)用的查詢功能實(shí)現(xiàn)檔案文件的安全、方便、快速查詢。

綜上所述,慧智軟件在整個(gè)宏觀的檔案管理中具備了如下特點(diǎn):

減少簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)。

提高檔案集中統(tǒng)一管理、控制單位各門類(各載體)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。

全程有效管理、控制單位各門類(各載體)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。

使單位各載體、各門類的檔案始終保持準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性;基建和設(shè)備檔案保持成套性;改進(jìn)單位的形象。

在確保安全的前提下,最大程度地實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的跨部門的資源共享。

為決策層提供及時(shí)、準(zhǔn)確的各種專題檔案匯編。

3 結(jié)合慧智軟件EXCEL導(dǎo)入導(dǎo)出功能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檢索和檔案庫(kù)房實(shí)物調(diào)卷相匹配

在一般的中小型企業(yè),很多檔案庫(kù)房與檔案人員的辦公室是分離的,如何實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的檢索,使得檔案人員快速拿到實(shí)物檔案,這是我曾經(jīng)一直在思考的問(wèn)題。大多數(shù)企業(yè)的基層檔案室無(wú)法與檔案館或者圖書(shū)館等較為先進(jìn)的專業(yè)管理機(jī)構(gòu)相提并論,因?yàn)樗鼈兊臋z索是由計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和專業(yè)密集架成套配置的,具有電子化網(wǎng)絡(luò)全程控制的特點(diǎn)。企業(yè)對(duì)這一成本的支出是一筆相當(dāng)昂貴的費(fèi)用。但如果運(yùn)用計(jì)算機(jī)現(xiàn)成的檔案管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)這一套全程控制,比如在一個(gè)面積為200平方米,檔案柜數(shù)量在三百只左右的基層檔案室并無(wú)可能。只要通過(guò)慧智軟件模塊的EXCEL導(dǎo)出功能,對(duì)每一個(gè)案卷進(jìn)行檔案柜的序號(hào)標(biāo)注,那么實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案實(shí)物的全程控制就不是一個(gè)異想天開(kāi)的白日夢(mèng)了。而且這樣的檢索方法也相當(dāng)簡(jiǎn)便,只要檔案工作人員平時(shí)做好一定的積累,在計(jì)算機(jī)中做好注錄工作,那么一旦提供某一件檔案的利用,就無(wú)需紙質(zhì)臺(tái)賬。只要通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索文件的檔案柜就能直接找到這份文件的存放位置。文件的存取對(duì)檔案的利用是很關(guān)鍵的一步?；壑菣n案系統(tǒng)這一模塊的開(kāi)發(fā)與利用擺脫了日常檔案人員通過(guò)紙質(zhì)臺(tái)賬進(jìn)行調(diào)卷而費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作方法,實(shí)現(xiàn)了小型檔案室數(shù)字化檢索而為企業(yè)降低了生產(chǎn)成本,提高了工作的效率。

從慧智軟件的事例中,我也充分感受到了以下幾點(diǎn):

首先,檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的要求,也是檔案工作持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛引入日常的檔案管理工作中。其中最為突出的是表現(xiàn)在檔案檢索工作上,即利用計(jì)算機(jī)的超大容量和運(yùn)算快捷的特點(diǎn),將檔案檢索系統(tǒng)輸入計(jì)算機(jī)之中。以提高檔案檢索的質(zhì)量與速度。

其次,由于電子檔案的大量涌現(xiàn),同時(shí)人們?yōu)榱朔奖憷糜职褌鹘y(tǒng)的固態(tài)檔案錄入計(jì)算機(jī),建成數(shù)字檔案館。像我們這種中小企業(yè),通過(guò)計(jì)算機(jī)的輔助,同樣也能把檔案室建成數(shù)字檔案室。這種借助于新技術(shù)建立的檔案實(shí)體為檔案管理工作開(kāi)拓了一個(gè)全新的領(lǐng)域和課題。

再次,檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是以檔案的實(shí)體管理為基礎(chǔ),兼顧數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)和應(yīng)用發(fā)展的需要,將包括檔案實(shí)體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)集合。在長(zhǎng)期實(shí)踐中,數(shù)據(jù)庫(kù)以其獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法,在數(shù)據(jù)冗余度,管理效率、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。事實(shí)上,檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是各類檔案信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的核心組件,是檔案信息化不可或缺的基礎(chǔ)工作之一。先前寫到的慧智軟件EXCEL導(dǎo)入導(dǎo)出模塊功能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檢索和檔案庫(kù)房調(diào)卷相匹配這一檔案利用的典型案例也是利用了檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)這一原理的開(kāi)發(fā)。

最后,隨著電子文件幾何式遞增、對(duì)電子文件的超前控制、及時(shí)收集、有效管理與開(kāi)發(fā)利用以及數(shù)字化技術(shù)的推廣,服務(wù)范圍的拓展,管理手段的革新都要求檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能必須與時(shí)代同步。要樹(shù)立適應(yīng)新形勢(shì)要求的全新的服務(wù)理念,把現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)與我們積累的工作經(jīng)驗(yàn)、檔案利用的典型案例結(jié)合起來(lái),參與到這場(chǎng)文案管理的變革中來(lái),在變革中求生存,在變革中求發(fā)展,不斷改進(jìn)工作方法,提高工作效率,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),改善服務(wù)環(huán)境,使檔案信息得到更好的利用,順應(yīng)時(shí)代的要求。

綜上所述,隨著檔案事業(yè)快速發(fā)展,隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高和計(jì)算機(jī)在檔案工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,檔案管理從管理思想,管理方法,管理人才和管理手段等方面必須要緊跟時(shí)代的步伐,不積硅步,無(wú)以至千里,不積小流,無(wú)以成江海。因此,我們?cè)谄綍r(shí)的日常管理中要多思考,善于學(xué)習(xí)與總結(jié)。作為一個(gè)港口企業(yè)服務(wù)于基層工作的檔案管理員,也只有不斷的思考、探索、總結(jié)、再思考…,才能在檔案這個(gè)工作崗位上不斷提升自己,才能卓越的服務(wù)于我們這個(gè)現(xiàn)代化的國(guó)際港口企業(yè)。

[1]徐志敏.計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案工作的影響[J].辦公室業(yè)務(wù),2000.

[2]樂(lè)利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技風(fēng),2008年.