學術機構(gòu)知識庫生命周期成本構(gòu)成研究

李大玲++楊琪

〔摘要〕從投入要素的角度來看，學術機構(gòu)知識庫生命周期的成本構(gòu)成主要包括人力成本、物力成本和信息成本。對學術機構(gòu)知識庫生命周期的5個不同階段產(chǎn)生的各類成本進行了分析，發(fā)現(xiàn)人力成本在規(guī)劃階段、開發(fā)階段、部署階段和運行維護階段都是必不可少的成本構(gòu)成。物力成本主要涉及開發(fā)、部署和運行維護階段。信息成本以知識產(chǎn)權成本、宣傳推廣成本和知識對象加工錄入成本為核心，兼顧停止運行階段的數(shù)據(jù)遷移成本。并給出為了與學術機構(gòu)的發(fā)展戰(zhàn)略目標保持一致，需要科學預測成本投入，全面評估人力成本和信息成本，合理考察開發(fā)方式降低物理成本的建議。

〔關鍵詞〕學術機構(gòu)知識庫；生命周期；成本構(gòu)成；人力成本；物力成本；信息成本

DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2015.10.003

〔中圖分類號〕G25074〔文獻標識碼〕A〔文章編號〕1008-0821（2015）10-0012-05

Cost Components of Institutional Repository During its Whole Life-CycleLi Daling1，2Yang Qi2

（1.Tianjin Institute of Scientific and Technical Information，Tianjin 300074，China；

2.Tianjin University of Commence，Tianjin 300134，China）

〔Abstract〕Labor costs，material costs and information-related costs spent on at least one of the five stages of Institution Repository during its whole life-cycle.After analyzed the cost produced during the Planning，Development，Deployment，Maintenance，Termination stages，this paper found that the Labor cost existed from Planning stage to Operation and Maintenance phase.Material cost included software，hardware and operational environmental assurance.Intellectual property costs，promotion costs and knowledge processing input costs were the core of Information-related cost.

〔Key words〕institutional repository；life cycle；knowledge management；labor costs；material costs；information-related costs

生命周期理論是基于生物體從出生、成長到老化、死亡的生命歷程的“生命周期”現(xiàn)象而提出來的[1]。學術機構(gòu)知識庫作為組織知識管理的重要平臺和工具，其本身也有從產(chǎn)生到消亡的"生命周期"。從全球?qū)W術機構(gòu)知識庫發(fā)展來看，隨著知識在產(chǎn)業(yè)發(fā)展中地位的不斷提升，各國都在加大學術機構(gòu)知識庫的建設與研究，據(jù)開放存取知識庫名錄統(tǒng)計[2]，截至2015年7月，全球機構(gòu)知識庫的數(shù)量從2008年的1 366個，發(fā)展到了2 931個，7年時間增長了115%。2 931個機構(gòu)知識庫中，正在運行的機構(gòu)知識庫有2 753個，占939%；處于測試階段的有91個，占31%；機器自動鏈接檢測連接不上服務器的有66個；已經(jīng)關閉的有21個。國內(nèi)外對學術機構(gòu)知識庫的生命周期研究和成本研究都還處于起步階段，雖然有學者對高校圖書館自建特色知識庫的生命周期延長[3]、數(shù)字圖書館生命周期組織文化建設[4]、基于資源生命周期的機構(gòu)知識庫成本模型[5]、以及基于產(chǎn)品生命周期成本的本體知識庫[6]等相關問題展開研究，但是，基于學術機構(gòu)知識庫全生命周期的不同階段的成本構(gòu)成的問題依然是需要深入探討。從經(jīng)濟學的角度來看，成本費用分析法運用于管理部門的計劃決策之中，可以尋求在決策上如何以最小的成本獲得最大的收益[7]。從學術機構(gòu)知識庫全生命周期的角度對可選擇的行動過程將獲得的各種利益和計劃付出的成本進行測定，并將成本和利益結(jié)合起來加以合理的分析，特別是發(fā)現(xiàn)和比較那些需要加以考慮的因素，然后在供選擇的機構(gòu)知識庫相關政策與支持項目之間進行抉擇，無疑對更好地量化學術機構(gòu)知識庫的成本管理、確保機構(gòu)知識庫的高效運行有著重要價值。

2015年10月第35卷第10期現(xiàn)？代？情？報Journal of Modern InformationOct，2015Vol35No102015年10月第35卷第10期學術機構(gòu)知識庫生命周期成本構(gòu)成研究Oct，2015Vol35No101學術機構(gòu)知識庫生命周期模型

學術機構(gòu)知識庫的建設依賴特定的軟件[8]，如DSpace、Eprints、Digital Commons、OPUS、dLibra、Greenstone、Fedora等，學術機構(gòu)也可以自行設計學術機構(gòu)知識庫軟件。這些軟件雖然設計原則和應用目標各具特色，但是作為軟件，都要依據(jù)一定的機構(gòu)環(huán)境和要求進行設計，也有孕育、誕生、成長、成熟和衰亡的過程，這個過程就是軟件開發(fā)生命周期。傳統(tǒng)軟件工程理論把這個過程劃分為軟件定義、軟件開發(fā)和運行維護3個時期，這3個時期構(gòu)成著名的傳統(tǒng)軟件生命周期理論[9]。有學者指出[10]，軟件生命周期應當包括從考慮其概念開始到該軟件產(chǎn)品交付使用、直至最終退役為止的整個過程，一般包括計劃、分析、設計、實現(xiàn)、測試、集成、交付、維護等活動。在實踐活動中并不完全按照這些階段逐一進行下去，而是一種迭代執(zhí)行狀態(tài)。endprint

學術機構(gòu)知識庫作為基于軟件運行的動態(tài)數(shù)據(jù)集合，其生命周期也符合一般軟件生命周期的特征，應當包括學術機構(gòu)知識庫存在的全過程，即從開始規(guī)劃到停止運行的各個階段的總和，具體包括規(guī)劃階段、開發(fā)階段、部署階段、運行和維護階段、停止運行期，如圖1所示。

圖1學術機構(gòu)知識庫生命周期模型

其中，為了提升學術機構(gòu)知識庫的服務效益，隨著機構(gòu)知識庫軟件的升級以及用戶和管理者對系統(tǒng)功能的要求不斷提高，可能會對機構(gòu)知識庫進行二次開發(fā)和部署。因此學術機構(gòu)知識庫生命周期不是一個簡單線性的過程，中間可能出現(xiàn)多次開發(fā)和功能提升的過程，同時需要對硬件進行新的部署。這均會增加學術機構(gòu)知識庫的成本。

2學術機構(gòu)知識庫成本的含義

成本是人類為實現(xiàn)一定的目標所付出的價值代價。美國會計學會所屬成本概念與標準委員會認為，成本是為達到特定目的而發(fā)生或應發(fā)生的價值犧牲，是可以用貨幣單位加以衡量的價值。但是一直以來，學術界對此有不同的意見，認為價值犧牲不僅包括可以用貨幣單位計量的部分，還應當包括無法用貨幣計量的部分[11]。將無法用貨幣計量的價值部分也納入到成本的范疇，更能完整體現(xiàn)價值犧牲的全部。因此，本文認為，學術機構(gòu)知識庫的成本也應包括這兩部分：學術機構(gòu)知識庫在建設、維護和可持續(xù)發(fā)展過程中所投入和消耗的可以用貨幣計量和不能用貨幣計量的投入的總和。從生命周期的角度看，學術機構(gòu)知識庫總成本應當由生命周期中各個階段產(chǎn)生的成本組成。

學術機構(gòu)知識庫的成本按照不同的維度，有不同的分類方式。按照是否可控，分為可控成本和不可控成本；按照是否固定，分為固定成本和可變成本；按照是否可以度量，分為可核算成本和不可核算成本；按照職能的不同分為運行成本和管理成本；按照投入要素，又可以分為人力成本、物力成本（設備、軟件、空間、網(wǎng)絡環(huán)境等成本），由于知識和信息正日益成為現(xiàn)代成本的重要構(gòu)成要素之一[12]，因此，還包括信息成本。從投入全要素來看，人員、軟件、硬件、內(nèi)容、對機構(gòu)知識庫的認知、知識產(chǎn)權授權、增值服務、管理職責和機構(gòu)知識庫的利用等都是學術機構(gòu)知識庫的成本構(gòu)成要素[13]。本文從投入要素的角度來分析學術機構(gòu)知識庫生命周期的成本構(gòu)成，主要包括人力成本、物力成本和信息成本3個方面。

人力成本是貫穿機構(gòu)庫生命周期始終的影響因素，人力成本包括建設初期的系統(tǒng)開發(fā)者、運行維護過程中的系統(tǒng)錄入員、推廣宣傳成員以及機構(gòu)庫的維護管理員等學術機構(gòu)知識庫參與者的人力成本。人力成本的構(gòu)成要素主要有獲取成本、使用成本、培訓和學習成本和離職成本等。在實踐中，由于工作人員除了學術機構(gòu)知識庫的工作之外，還有其他的工作職責，因此容易造成學術機構(gòu)知識庫建設的人員成本較難計算。具體來說，學術機構(gòu)知識庫的人力成本主要包括：①聘用學術機構(gòu)知識庫工作團隊而產(chǎn)生的費用（含人員選拔費用、考核費用、會議費用、差旅費用等）；②人力資源的使用成本（在機構(gòu)庫建設過程中需要支付的人員工資、辦公經(jīng)費、專家學者勞務費等）；③機構(gòu)庫團隊成員培訓成本（包括崗前培訓和執(zhí)行任務中的學習、交流與培訓等產(chǎn)生的費用）；④其他成本（如：在機構(gòu)庫的建設期間有人員離職而造成職位空缺而產(chǎn)生的離職成本，人員短缺造成其他人工作量的增加或者機構(gòu)庫建設時間的延長產(chǎn)生的成本等）。

物力成本主要包括學術機構(gòu)知識庫建設全部周期內(nèi)所需要用到的軟件、硬件及其運行產(chǎn)生的成本，如：軟件部分有軟件選型成本、開發(fā)成本、開發(fā)工具成本等；硬件部分有計算機、網(wǎng)絡材料、網(wǎng)絡設備、辦公設備、機房等；運行產(chǎn)生的成本包括設備運行產(chǎn)生的需要分攤的電費、暖氣費等。

信息成本主要包括：知識庫收錄公開發(fā)表或出版的學術論文、學位論文、專著等知識對象，獲得出版機構(gòu)的許可所需要支付的費用，以及紙質(zhì)知識對象數(shù)字化的費用等。

3學術機構(gòu)知識庫生命周期成本構(gòu)成

31規(guī)劃階段

規(guī)劃階段的成本主要由人力成本構(gòu)成。由于機構(gòu)知識庫項目規(guī)劃小組的人員投入到知識庫的工作時間不同，單位時間不同角色的人員成本也不同，因此，一般計算人力成本時，不同角色人員的成本要乘以一定的系數(shù)，以區(qū)別不同人員花費1小時所產(chǎn)生的不同成本。但是，因為國外學術機構(gòu)各類人員的薪金水平是保密的，所以本文參考崗位職責的重要性來確定相應的權重。其計算公式為：

規(guī)劃階段成本公式：

C規(guī)劃=R1r1+R2r2+R3r3+…+Rnrn（1）

其中，Rn為機構(gòu)知識庫規(guī)劃中第n個參與者的工作時間，以小時為單位，rn為機構(gòu)知識庫第n個參與人員的崗位職責系數(shù)，Rnrn即第n個規(guī)劃參與者的成本。其他階段的人力成本也可參考公式（1）進行核算。

32開發(fā)階段

開發(fā)階段的成本包括軟件選型成本、開發(fā)成本、人力成本等。學術機構(gòu)知識庫的開發(fā)階段的成本公式如公式（2）所示。

學術機構(gòu)知識庫開發(fā)階段成本：

C開發(fā)=D1+D2+D3（其中，D2=∑di+Dt+De）（2）

其中，D1為機構(gòu)知識庫軟件選型成本；D2為開發(fā)成本，D2=∑di+Dt+De，di為機構(gòu)知識庫開發(fā)各功能模塊的開發(fā)成本，Dt為開發(fā)工具的成本，De是在開發(fā)機構(gòu)知識庫運行不佳的情況下重新開發(fā)的成本；D3為人力成本。

機構(gòu)知識庫軟件選型成本主要包括對不同機構(gòu)知識庫現(xiàn)成軟件的功能、適用性等比較分析的產(chǎn)生的成本以及不同軟件試用產(chǎn)生的成本。

開發(fā)成本中，需要注意的是：①機構(gòu)知識庫開發(fā)各功能模塊的具體成本需根據(jù)模塊數(shù)量和功能多少而定。②開發(fā)工具成本除了付費的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、測試工具、管理工具等等之外，采用免費開源軟件的成本也應計算在內(nèi)。開源軟件雖然免費，但是使用成本也不一定為零，比如Open Repository軟件根據(jù)科研機構(gòu)的需求，采取變動價格方式，安裝費用為9 900美元，每年的運行維護費為4 950美元[14]。③由于技術更新?lián)Q代的加速和需求的變化，機構(gòu)庫就需要重新開發(fā)或部分重新開發(fā)，因此重新開發(fā)的成本De也是需要重視的。如美國羅徹斯特大學（University of Rochester）在2002年使用DSpace建立了機構(gòu)知識庫，發(fā)現(xiàn)機構(gòu)知識庫的功能不能吸引科研人員主動參與，數(shù)據(jù)主要靠管理員添加。在2009年，該大學組織了相關人員實際參與學校的科研過程，了解科研人員需求，在此基礎上利用開源軟件開發(fā)了IR+系統(tǒng)[15]。endprint

在開發(fā)階段人力成本上，需要注意的是人力成本和開發(fā)工具的選用也是直接相關的。CSean Burns對美國機構(gòu)知識庫調(diào)研發(fā)現(xiàn)[13]，采用開源軟件開發(fā)機構(gòu)知識庫的人力成本相當于個性化機構(gòu)知識庫開發(fā)人力成本的一半，而且硬件成本和軟件成本也都比個性化機構(gòu)庫的少（如表1所示）。表1不同軟件類型的設計的人工、軟件和硬件成

其中，D4為人力成本，D5為硬件成本，D6為軟件成本，D7為部署測試需要的網(wǎng)絡和帶寬分攤的成本。

硬件成本主要包括新購置或者分攤服務器、網(wǎng)絡設備、臺式機等設備的費用。硬件的成本資金的投入在整個生命周期中相對比例較高，特別是在機構(gòu)知識庫聯(lián)盟結(jié)構(gòu)中，要涉及的成本尤其高，主要是要采購服務器和存儲陣列。硬件成本存在一次購置，多個環(huán)節(jié)分攤的特點，比如為分攤到其他應用上，或者在運行階段分攤等。軟件成本主要包括部署機構(gòu)知識庫所支持的服務器的操作系統(tǒng)和管理系統(tǒng)的軟件成本。網(wǎng)絡和帶寬成本分攤在部署階段和運行維護階段。

34運行和維護階段

學術機構(gòu)知識庫的運行和維護成本主要包括：知識產(chǎn)權成本、知識對象加工成本、知識對象錄入成本、人力成本、宣傳和推廣成本、知識對象管理成本以及機構(gòu)知識庫正常運行支持環(huán)境成本（含所需要的網(wǎng)絡、機房等基礎設施成本以及設備運行產(chǎn)生的需要分攤的電費、暖氣費等）。其計算公式如下：

學術機構(gòu)知識庫運行和維護階段成本：

C運行和維護=M1+M2+M3+M4+M5+M6+M7（4）

其中，M1為知識產(chǎn)權成本，M2為知識對象加工成本，M3為知識對象錄入成本，M4為人力成本，M5為宣傳和推廣成本，M6為知識對象管理成本，M7為運行支持環(huán)境成本。

知識產(chǎn)權成本指知識知識庫收錄公開發(fā)表或出版的學術論文、學位論文、專著等知識對象，獲得出版機構(gòu)的許可所需要支付的費用。知識對象加工成本指對擬收錄到機構(gòu)知識庫的紙質(zhì)數(shù)字對象進行掃描數(shù)字化所需要投入的設備、格式轉(zhuǎn)化等成本。Mary Piorun對Lamar Soutter圖書館數(shù)字化學位論文的成本進行了分析[16]，指出數(shù)字化320篇博士學位論文，并存儲到機構(gòu)知識庫的成本為23 562美元，合028美元/頁，數(shù)字化的時間成本為906小時，每篇博士學位論文數(shù)字化用時為170分鐘。此外，獲取作者的數(shù)字化授權耗費了133小時，替代論文中的簽名頁額外耗費了26個小時（見表2）。

表2數(shù)字化學位論文預估成本和實際成本對照表

項目小時勞動成本/成本（美元）每個文檔最小成本每個文件的成本（美元）每頁成本（美元）預估實際預估實際預估實際預估實際預估實際掃描2252404 5004 800454515001500006006質(zhì)量控制2251335 6252 92645251875914008004文摘OCR1001602 5003 52020308331100003004添入知識庫100542 5001 8902010833591003002簽？名？頁1332 926259140004替代文檔2691052840001項目管理751602 6255 60015308751750004007設備軟件10 000990合計72590627 75023 56214517059177054024028備注：預估每篇博士論文250頁，預估成本的論文數(shù)為300篇，實際成本為320篇。來源：參考文獻[16]。知識對象錄入成本主要指數(shù)字化的知識對象采集入庫的成本，知識對象的錄入方式不同，成本也有細微的差別。如果采取人工錄入方式則錄入成本是人工成本的一部分，如果錄入是通過購買特定資源上的數(shù)據(jù)導入機構(gòu)知識庫則表現(xiàn)為信息費用。

運行和維護階段人力成本涉及的人員主要包括：知識對象收錄人員、審核人員、數(shù)據(jù)庫的管理維護人員、服務人員等，有全職人員、專業(yè)人員、輔助專業(yè)人員、行政人員和學生等，其中專職人員承擔的責任最大。這一階段人力成本的量化度量可以通過工作人員自行填寫工作記錄，確定該項工作用時來計算；也可以通過機構(gòu)知識庫系統(tǒng)登錄日志中記錄的人員在線時間來計算。

宣傳和推廣成本包括運行之初的宣傳成本和運行過程中的宣傳推廣成本；學術機構(gòu)首先要對學術機構(gòu)知識庫的實施背景、目標、收益等進行宣傳，提高工作人員的認知，這個過程均產(chǎn)生相應的成本。

知識對象管理成本包括元數(shù)據(jù)的采集、抽取成本、加工成本、保存、服務等機構(gòu)知識庫的維護成本。其中，知識對象的保存需要分攤部署階段的硬件成本，比如存儲設備、服務器、電腦等。該部分成本往往由相應的項目支持?？梢酝ㄟ^宣傳成本的投入降低技術的維護成本，這是因為通過宣傳推廣，增強了科研人員和其他相關人員對機構(gòu)知識庫的認識，通過培訓，提高了維護機構(gòu)知識庫的技能，這均可以提高資源整合的效率，降低維護的技術成本。

機構(gòu)知識庫正常運行支持環(huán)境成本，依托學術機構(gòu)知識庫的建設者和部署機構(gòu)，是科研機構(gòu)的圖書館，由于圖書館作為信息服務的陣地，設置了網(wǎng)絡中心或者信息中心，建設機構(gòu)庫除了購買部署階段的服務器和存儲外，還需要購進交換機、UPS不間斷電源、硬件防火墻等，將使得硬件成本增加。因此，應盡量選擇完善的網(wǎng)絡中心作為機構(gòu)庫的存放地址，這樣不僅節(jié)約技術成本，還能保障數(shù)據(jù)安全。運行環(huán)境的成本需要相關項目的支持，也有的項目從外部獲得資金支持，比如通過學校、區(qū)域或者國家基金等。

35停止運行階段

學術機構(gòu)知識庫停止運行有兩種情況：其一是學術機構(gòu)知識庫所在科研單位決定加入學術機構(gòu)知識庫聯(lián)盟，即把現(xiàn)有機構(gòu)知識庫的內(nèi)容和用戶數(shù)據(jù)遷移到機構(gòu)知識庫聯(lián)盟中，現(xiàn)有機構(gòu)知識庫停止運行；其二是由于機構(gòu)知識庫運行效果不理想、項目經(jīng)費不足、人員流動、機構(gòu)知識庫建設與運行相關項目結(jié)項等主觀和客觀等原因，造成的學術機構(gòu)知識庫關閉，停止運行。對于第一種情況，停止運行的成本主要涉及原有機構(gòu)知識庫的數(shù)據(jù)遷移成本；第二種情況涉及的成本主要是機構(gòu)知識庫的知識對象的元數(shù)據(jù)和原文的導出保存成本，以備其他應用系統(tǒng)使用。endprint

4結(jié)論與建議

成本問題貫穿學術機構(gòu)知識庫整個生命周期，是學術機構(gòu)知識庫建設的關鍵問題。學術機構(gòu)知識庫的成本主要由人力成本、物力成本和信息成本構(gòu)成，在機構(gòu)知識庫生命周期的不同發(fā)展階段，成本構(gòu)成三部分各自所占比例也有所不同，具體內(nèi)容也有差別。人力成本是學術機構(gòu)知識庫全生命周期都涉及的成本，但不同階段的復雜程度不同。規(guī)劃階段涉及的人力成本主要是規(guī)劃小組人員成本，開發(fā)階段人力成本受到開發(fā)軟件及方式的影響較大，運行維護階段的人員成本最為復雜，包括知識對象加工、錄入、宣傳推廣和知識對象管理等工作產(chǎn)生的人力成本；物力成本主要涉及開發(fā)、部署和運行維護階段，以軟硬件成本為主要組成部分，并包含機構(gòu)知識庫運行需要的良好環(huán)境成本。物力成本受到不同開發(fā)方式的影響，屬于可控的可變成本；信息成本以知識產(chǎn)權成本、宣傳推廣成本和知識對象加工錄入成本為核心，兼顧停止運行階段的數(shù)據(jù)遷移成本。信息成本屬于可變成本，受到機構(gòu)知識庫收錄規(guī)模的影響。

學術機構(gòu)知識庫生命周期的各個階段成本構(gòu)成分析，是科學安排與規(guī)劃學術機構(gòu)知識庫建設進程的重要依據(jù)，也是科學合理安排資金和人員、有效控制機構(gòu)知識庫建設成本，全面提升學術機構(gòu)知識庫的建設效率的前提和基礎。從學術機構(gòu)知識庫生命周期不同階段的成本構(gòu)成角度來看，建設知識庫應注意以下幾個關鍵問題：

（1）在學術機構(gòu)知識庫建設的規(guī)劃階段，應充分研究知識庫生命周期各階段成本構(gòu)成的內(nèi)容與特點，結(jié)合機構(gòu)知識庫的戰(zhàn)略目標和未來市場變化，科學測算知識庫全生命周期的成本總量和各階段投入，為學術機構(gòu)知識庫建設的健康發(fā)展打下基礎。

（2）學術機構(gòu)知識庫建設的各個階段所需的人力資源成本是所有成本構(gòu)成中最復雜的部分，需要全面評估各階段的工作負荷、用人要求，結(jié)合人力資源市場供求狀況，做好人力資源成本測算工作。

（3）學術機構(gòu)知識庫的物力成本因開發(fā)方式不同而不同，在知識庫規(guī)劃階段，應當充分考察和評估不同的知識庫開發(fā)方式，選擇其中最適合本機構(gòu)的方式，以確保知識庫建設目標的實現(xiàn)。

（4）學術機構(gòu)知識庫的信息成本與知識庫的收錄規(guī)模及戰(zhàn)略定位直接相關，規(guī)模越大，戰(zhàn)略定位越高，信息成本就越高。因此，在建設知識庫的過程中，學術機構(gòu)應根據(jù)組織戰(zhàn)略和知識庫建設戰(zhàn)略全面測算知識庫的知識規(guī)模，對信息成本做出科學預算。

（5）學術機構(gòu)知識庫的生命周期與組織戰(zhàn)略密切相關，而且知識庫的建設本身也是學術機構(gòu)的重要戰(zhàn)略行為，學術機構(gòu)的建成與正式運行并不意味著投入的結(jié)束，進入到正式運行階段以后，仍需要大量投入人力、物力和信息成本。知識庫建設全生命周期本身就是一個持續(xù)消耗的過程，學術機構(gòu)應當充分利用好知識庫，提高使用效率，并加強知識庫使用效率的評估與分析。只有把成本分析與效率評估結(jié)合起來，才能獲得投入產(chǎn)出的科學認知，從而不斷提高學術機構(gòu)知識庫建設的效率和影響力。

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（本文責任編輯：馬卓）endprint