淺談中職學(xué)校檢查檔案材料歸檔工作

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淺談中職學(xué)校檢查檔案材料歸檔工作

文/福建省泉州華僑職業(yè)中專學(xué)校陳旋燕

【摘要】本著“以評(píng)促改、以評(píng)促建、以評(píng)促發(fā)展”的指導(dǎo)原則，中職學(xué)校每年需開展各類檢查評(píng)估的迎檢工作，檢查檔案材料也大量形成。本文從中職學(xué)校檢查檔案材料的種類和重要性、中職學(xué)校檢查材料的特殊性、做好檢查檔案材料與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合并促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)三個(gè)方面進(jìn)行論述了如何做好中職學(xué)校檢查檔案材料的歸檔工作。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；檢查檔案材料；檔案歸檔

我校是泉州市唯一的市直屬公辦、“國(guó)家級(jí)重點(diǎn)”中等職業(yè)學(xué)校，隨著中職學(xué)校不斷發(fā)展，以我校為例，學(xué)校的各類指標(biāo)檢查評(píng)比評(píng)估活動(dòng)越來越多，因此經(jīng)常要開展有關(guān)迎檢工作，整理大量檢查檔案，迎接上級(jí)機(jī)關(guān)的檢查驗(yàn)收，檢查檔案材料也由此形成。

一、學(xué)校檢查檔案材料種類和重要性

檢查檔案材料是根據(jù)檢查評(píng)比評(píng)估指標(biāo)體系的要求進(jìn)行收集整理，并按類目匯編形成，以供檢查評(píng)比評(píng)估小組審閱的材料。時(shí)下，各類檢查評(píng)比評(píng)估繁多，種類多樣，又與各部門各科室緊密聯(lián)系著。主要有以下幾種。

1.檢查類：期初工作檢查；安全生產(chǎn)檢查；黨風(fēng)廉政工作檢查；規(guī)范教育收費(fèi)治理教育亂收費(fèi)專項(xiàng)檢查工作；創(chuàng)建全國(guó)文明城市檢查；學(xué)生資助工作專項(xiàng)檢查等。

2.評(píng)比類：德育工作先進(jìn)校評(píng)比；先進(jìn)教工之家評(píng)比；文明學(xué)校評(píng)比；平安先進(jìn)校評(píng)比；城市衛(wèi)生管理先進(jìn)單位庭院等。

3.評(píng)估類：教學(xué)質(zhì)量評(píng)估；專業(yè)設(shè)置認(rèn)定評(píng)估；每年度上級(jí)單位對(duì)學(xué)校下達(dá)的工作責(zé)任目標(biāo)、黨建目標(biāo)；校園文化建設(shè)評(píng)估；重點(diǎn)中等職業(yè)學(xué)校申報(bào)評(píng)估；國(guó)家二類城市語言文字工作達(dá)標(biāo)評(píng)估等。

檢查評(píng)估工作是上級(jí)主管部門對(duì)學(xué)校辦學(xué)情況，各項(xiàng)政策制度落實(shí)情況等方面進(jìn)行調(diào)研的重要渠道，而檢查檔案材料是各類教學(xué)檢查評(píng)比評(píng)估工作的重要依據(jù)，它展現(xiàn)了學(xué)校辦學(xué)水平和教育質(zhì)量，體現(xiàn)了學(xué)校對(duì)各項(xiàng)政策制度的落實(shí)情況，方便了檢查評(píng)估小組進(jìn)行研究分析。同時(shí)通過檢查評(píng)估，校領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)并認(rèn)真剖析存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，及時(shí)整改，不斷完善制度及相關(guān)工作。

二、中職學(xué)校檢查材料的特殊性

（一）檢查檔案材料是一種臨時(shí)性檔案材料。在檢查評(píng)比評(píng)估檔案的收集過程中，由于平時(shí)不重視對(duì)原始文件材料的收集與保存，有些工作沒有留存文件材料，開展活動(dòng)沒有留下過程性材料，不能滿足檢查評(píng)估指標(biāo)要求。為了應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查，為了能通過評(píng)估，學(xué)校不得不花大量的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行臨時(shí)補(bǔ)充、加工、拼湊，也就產(chǎn)生了很多補(bǔ)充材料以及臨時(shí)的新建材料等，用于支撐檢查內(nèi)容。同時(shí)，也使得檢查檔案材料的真實(shí)性和原始性受到影響。所以檢查檔案材料可以說是一種臨時(shí)性材料。

（二）檢查檔案材料是一種特殊檔案材料。檢查檔案材料是按照檢查評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行收集整理的，由于要求不同、分類不同，與檔案整理標(biāo)準(zhǔn)存在差異。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》，歸檔文件應(yīng)采用“保管期限一年度一組織機(jī)構(gòu)”或“保管期限一年度一問題”等復(fù)式分類法進(jìn)行分類，所以檢查檔案材料不是真正意義上的檔案。因此，檢查材料檔案需要按照檔案整理規(guī)則進(jìn)行重新分類整理才能轉(zhuǎn)化為真正意義上的檔案。

（三）檢查檔案材料是一種針對(duì)性較強(qiáng)的檔案材料。檢查材料是根據(jù)具體檢查工作評(píng)估檢查體系要求進(jìn)行材料的收集整理和匯編形成的，內(nèi)容上具有針對(duì)性且專業(yè)性強(qiáng)。如平安先進(jìn)校評(píng)估，就需要收集近三年有關(guān)安全類一系列活動(dòng)文件材料；教工之家評(píng)選，就需要有關(guān)工會(huì)活動(dòng)和工作方面的文件材料。

三、完善檢查檔案材料歸檔工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，提高信息服務(wù)質(zhì)量

（一）強(qiáng)化教職工檔案意識(shí)，注重過程性材料的收集。利用迎檢迎評(píng)這契機(jī)，各部門應(yīng)該發(fā)現(xiàn)日常工作中存在的問題并及時(shí)改正，提高檔案意識(shí)。檢查檔案材料是一個(gè)積累收集的過程，學(xué)校的各個(gè)職能部門、各個(gè)科室要主動(dòng)地將相關(guān)的資料進(jìn)行歸檔，將具有重要信息價(jià)值、保存價(jià)值的資料主動(dòng)收集、整理。在日常工作活動(dòng)中要有意識(shí)地關(guān)注檢查評(píng)估指標(biāo)所需要的材料，注重過程性活動(dòng)材料的收集。檢查評(píng)估結(jié)束后，要及時(shí)移交到檔案室進(jìn)行保存，以便下次檢查或者復(fù)查時(shí)再利用。

（二）利用檢查評(píng)估契機(jī)，做好基礎(chǔ)檔案與檢查評(píng)估檔案的互補(bǔ)。在檢查評(píng)估中，根據(jù)檢查評(píng)估指標(biāo)的要求需要學(xué)校提供的檢查材材料范圍廣、數(shù)量多、種類繁多。如有活動(dòng)開展的文件材料、宣傳報(bào)道圖片、活動(dòng)照片、演講稿件以及一些聲像檔案等等，同時(shí)，為了順利通過檢查評(píng)估，檢查檔案材料中往往會(huì)有新建材料和補(bǔ)充材料。而這些在原先基礎(chǔ)檔案中是沒有的，而恰巧這些檔案材料往往都是重要的有價(jià)值的文件，是需要保存和歸檔的。因此，檔案人員應(yīng)把這些有保存價(jià)值的材料及時(shí)收集補(bǔ)充到基礎(chǔ)檔案中，確?；A(chǔ)檔案更加全面、豐富、完整，便于下一次檢查評(píng)估的準(zhǔn)備工作的再次利用。

（三）為了保障檔案安全，應(yīng)實(shí)行檔案材料備份制。由于檢查評(píng)估時(shí)間不定性，創(chuàng)建檢查檔案材料時(shí)間跨度大，且迎檢工作沒結(jié)束，很多文件原件需要備查無法歸檔，與文件的收集時(shí)間和歸檔時(shí)間存在沖突，對(duì)文件歸檔工作造成一定的影響。而檔案原件在利用流轉(zhuǎn)過程中，容易造成損壞和丟失，不利于安全保管。為了保證有價(jià)值的原件及時(shí)歸檔及安全，應(yīng)將原件進(jìn)行復(fù)印備份，把復(fù)印件放在檢查材料中用于備查，原件移交檔案室及時(shí)歸檔。

（四）完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檢查檔案材料的規(guī)范化管理。

各項(xiàng)檢查評(píng)估工作與學(xué)校在本系統(tǒng)中的地位和學(xué)校的未來發(fā)展息息相關(guān)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視檔案工作，借助檢查評(píng)估工作，將檔案工作歸入到日常工作中，不斷健全和完善檔案管理機(jī)制。各科室部門應(yīng)強(qiáng)化檔案責(zé)任意識(shí)，配備兼職檔案人員，明確本科室歸檔范圍，定期向綜合檔案室移交檔案。綜合檔案室也應(yīng)該主動(dòng)參與到檢查評(píng)估當(dāng)中，對(duì)檢查檔案材料情況進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，對(duì)存在的不足之處及時(shí)糾正，確保重要的及有價(jià)值的檔案材料及時(shí)備份及時(shí)歸檔。

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