淺談醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)及其應(yīng)用

文/山東省濱州市中心醫(yī)院　朱海民

淺談醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)及其應(yīng)用

文/山東省濱州市中心醫(yī)院朱海民

【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，醫(yī)院管理過程中對(duì)檔案管理的重視程度也在不斷提高，檔案的管理也是提高醫(yī)院綜合競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素。本文主要對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行研究，并對(duì)其應(yīng)用的狀況進(jìn)行闡述，以此來推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院辦公室；檔案管理；特點(diǎn)；應(yīng)用

醫(yī)院辦公室檔案的管理工作經(jīng)過了長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，并在不斷的實(shí)踐過程中逐步完善，其也是對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要記錄。醫(yī)院辦公室檔案的管理工作在一定程度上決定了醫(yī)院的水平，所以為了推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展，使其更好的服務(wù)于社會(huì)，就應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行研究，明確醫(yī)院辦公室檔案管理工作中存在的不足之處，通過改善來完善其應(yīng)用效果。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）內(nèi)容比較繁多。隨著科學(xué)的發(fā)展，醫(yī)院在辦公室檔案管理工作方面也在不斷的完善，不僅對(duì)傳統(tǒng)的檔案形式進(jìn)行保留，還引進(jìn)了先進(jìn)的科技，通過音頻、圖片、視頻等多種方式來進(jìn)行檔案的管理。同時(shí)，由于工作的種類比較繁瑣，醫(yī)院辦公室檔案管理工作的類型也具有多樣化的特點(diǎn)。

1.醫(yī)院辦公室檔案管理的過程張業(yè)務(wù)指導(dǎo)類的檔案較多。眾所周知，醫(yī)院的工作是比較繁重的，其自身的業(yè)務(wù)比較繁重，這也導(dǎo)致其與普通的辦公室檔案管理之間存在很大的差異。同時(shí)，醫(yī)院內(nèi)部的部門與科室比較復(fù)雜，檔案的更新?lián)Q代相對(duì)較快，對(duì)于新的規(guī)章制度、操作標(biāo)準(zhǔn)以及新的醫(yī)療技術(shù)等等都需要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。

2.因?yàn)獒t(yī)院主要面向的是廣大人民群眾，其服務(wù)與社會(huì)，所以醫(yī)院辦公室檔案管理中存在大量的醫(yī)患關(guān)系類檔案。近幾年，患者對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)與醫(yī)療水平的認(rèn)識(shí)度逐漸提高，在進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)的過程中，患者與醫(yī)生在治療方式方面也具有一定的糾紛，這類檔案不僅與檔案管理水平有關(guān)，也直接的反映出醫(yī)院本身的醫(yī)療效果與醫(yī)德，因此應(yīng)該做好這類檔案的管理工作。在醫(yī)院中發(fā)生醫(yī)療糾紛類問題的時(shí)候，相關(guān)的會(huì)出現(xiàn)調(diào)查報(bào)告、解決方式以及鑒定報(bào)告等等，這也是進(jìn)行醫(yī)院辦公室檔案管理的一方面。

3.醫(yī)院的醫(yī)生進(jìn)行聘任、晉升類的檔案。醫(yī)院工作的過程中會(huì)出現(xiàn)晉升與聘任現(xiàn)象，這也是醫(yī)院辦公室檔案管理工作的重要內(nèi)容。

（二）檔案的完整性。醫(yī)院辦公室檔案管理的人員流動(dòng)相對(duì)較小，其與普通單位之間存在很大的差異，只有辦公室檔案工作人員的穩(wěn)定才可以有效保障檔案管理的完整性。同時(shí)，檔案管理工作人員多對(duì)辦公室檔案比較了解，在進(jìn)行查閱與檢索的過程中可以比較便利，在一定程度上提高了工作的質(zhì)量與效率。

（三）檔案管理的科技性。隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，醫(yī)院辦公室檔案管理工作也逐漸向著現(xiàn)代化的特點(diǎn)發(fā)展，這也是檔案管理工作的一大變革，通過先進(jìn)科技來加強(qiáng)檔案管理工作的效果，不僅減輕了辦公室檔案管理工作的壓力，也減少了不必要的人力資源與物力資源浪費(fèi)。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用

（一）醫(yī)院辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀。醫(yī)院辦公室檔案管理工作中還存在相應(yīng)的不足之處，這也直接影響到檔案管理的效果。首先，醫(yī)院辦公室檔案管理工作人員匱乏，現(xiàn)階段醫(yī)院的發(fā)展比較重視對(duì)硬件設(shè)施的提高，對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，這也導(dǎo)致其重視程度嚴(yán)重不足，很多醫(yī)院辦公室檔案管理工作均是由相關(guān)的行政工作人員進(jìn)行兼任，這種現(xiàn)象也就不利于檔案管理工作的規(guī)范化與嚴(yán)密化，工作人員的權(quán)責(zé)不明確。其次，一部分醫(yī)院并沒有引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備來實(shí)施檔案管理工作，依然通過傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，這也降低了醫(yī)院辦公室檔案管理工作的效率，雖然很多醫(yī)院對(duì)先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，通過相關(guān)的軟件來實(shí)現(xiàn)檔案管理，但沒有及時(shí)進(jìn)行更新與優(yōu)化，這也就導(dǎo)致檔案管理工作與醫(yī)院的發(fā)展不同步。最后，檔案管理工作缺乏規(guī)范，由于檔案管理工作的專業(yè)人員較為匱乏，很多科室的檔案沒有及時(shí)進(jìn)行收集，或者是檔案整理的方式不規(guī)范等等，這類現(xiàn)象直接影響到檔案管理的質(zhì)量，不利于醫(yī)院辦公室檔案管理工作的效果。

（二）醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)辦公室檔案管理進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，明確其在醫(yī)院發(fā)展過程中起到的作用，并在這一基礎(chǔ)上重視檔案管理工作，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、合理的規(guī)劃，通過提高檔案管理工作來推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。在實(shí)際工作的過程中，相關(guān)的管理人員應(yīng)該制定規(guī)章制度來保障工作的執(zhí)行質(zhì)量，對(duì)檔案的價(jià)值合理開發(fā)與運(yùn)用，使其在醫(yī)院發(fā)展的過程中充分發(fā)揮自身效果，提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

同時(shí)，還應(yīng)該對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理工作的完整性與保密性進(jìn)行重視，定期對(duì)工作進(jìn)行考核，完善監(jiān)督機(jī)制，以此來保障工作的質(zhì)量與效率。對(duì)于工作中出現(xiàn)的糾紛事件應(yīng)該重視檔案的價(jià)值，以此為依據(jù)來對(duì)糾紛中醫(yī)院的利弊進(jìn)行研究，既可以為事情的解決提供指導(dǎo)，也可以為日后工作提供借鑒。

為了加強(qiáng)醫(yī)院管理的質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院的規(guī)范化發(fā)展，可以對(duì)相關(guān)的科技設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，以此來改善紙張檔案保存中存在的不足之處。這不僅可以優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，也在一定程度上提高工作的效率，為檔案的檢索、分類等方面提供了便利。

三、結(jié)語

醫(yī)院辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工作，其可以推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展，完善醫(yī)院內(nèi)部建設(shè)，提高綜合競(jìng)爭(zhēng)力，因此應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行重視，并在不斷的實(shí)踐過程中對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善。

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