在Word中使用Excel活表格的分析研究

譚曉蓓

摘要：與Word表格相比較，Excel表格無論是在圖表、分析、計(jì)算等方面的能力都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了Word，所以在進(jìn)行表格的繪制中，大多數(shù)人都是利用Excel制作表格再復(fù)制粘貼到Word中。但是這樣操作的過程過于麻煩，并且弱化了Excel的超強(qiáng)功能。為了使表格繪制的操作更加靈活和快捷，該文就在Word中嵌入Excel表格的有效方法作簡要分析。

關(guān)鍵詞：Word使用；excel；表格；分析；研究

中圖分類號：TP37 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）25-0090-02

在進(jìn)行Word文檔的編輯工作時(shí)，往往會面對大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)非常繁瑣，并且隨著統(tǒng)計(jì)周期的動態(tài)而發(fā)生變化，有效運(yùn)用Excel表格本身強(qiáng)大的數(shù)據(jù)運(yùn)算能力和處理能力，能夠簡化復(fù)雜的操作內(nèi)容，提高文檔編輯和統(tǒng)計(jì)的工作效率。

1 Word表格的使用技巧

1.1 Word表格的概念分析

Word軟件是美國微軟公司旗下的一款辦公軟件，其包含的元素眾多，基本的元素構(gòu)成包括圖片編輯、文字編輯、圖表統(tǒng)計(jì)等等。其中，Word表格能讓相關(guān)數(shù)據(jù)的顯示變得更加清晰明朗和層次分明。在表格中插入數(shù)字或圖片還可以進(jìn)行計(jì)算和排版，同時(shí)創(chuàng)建出引人注目的頁面版式，有效提高了編輯工作人員的工作效率和質(zhì)量。

1.2 Word中表格的插入技巧

在生活中，最為常見的表格還是行列比較整齊的表格，比如圖1。

這是一張課程表的表格，其中呈現(xiàn)了非常整齊的四行六列式排列，這樣與星期數(shù)與課堂節(jié)數(shù)所一一對應(yīng)，那么對于這樣工整的表格，可以利用表格插入的快捷技巧進(jìn)行繪制。具體的制作方法是，單擊Word文檔中的“表格”菜單，點(diǎn)擊“插入”，通過插入表格打開對話框，選擇列數(shù)6，行數(shù)4，同時(shí)選擇自動固定列表寬度并點(diǎn)擊“確定”。當(dāng)圖表的行列數(shù)設(shè)置完成后，表格也被插入到了Word文檔中，選擇菜單中的“線性表頭繪制”，點(diǎn)擊樣式選項(xiàng)，在表頭標(biāo)題的一端輸入星期，而標(biāo)題的另一端則輸入節(jié)數(shù)，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可實(shí)現(xiàn)表格的插入繪制。

1.3 Word中表格的繪制技巧

1.3.1 簡單的斜線表格

在文檔中所出現(xiàn)的簡單數(shù)據(jù)，通常以多條斜線的方式進(jìn)行斜線表格的繪制表明各單位數(shù)據(jù)的相關(guān)數(shù)量，如圖2所示。

這一組數(shù)據(jù)簡單清晰的表明了三個(gè)車間的黨員比例，并且使三個(gè)車間的黨員人數(shù)形成了對比，給人以鮮明的感覺。而這種表格的繪制極其簡單，只需使用少量線條就可實(shí)現(xiàn)圖表的制作，具體方法如下。

首先點(diǎn)擊Word表格中的工具欄，打開表格菜單選項(xiàng)中的“繪制表格”，選擇“表格與邊框”的菜單工具，如下圖3所示。

然后點(diǎn)擊表格繪制按鈕，當(dāng)鼠標(biāo)呈現(xiàn)為鉛筆形狀時(shí)，在文檔內(nèi)的空白區(qū)域畫框，并根據(jù)Word的繪制選項(xiàng)進(jìn)行斜線、豎線或者橫線的繪制，最后均分圖表的分布格局并插入相關(guān)數(shù)據(jù)。

1.3.2 不規(guī)則表格

在Word文檔的表格繪制中有時(shí)會遇到線條紊亂，形狀不規(guī)則的表格的繪制，這些不規(guī)則表格往往有著比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)數(shù)字，因此在繪制時(shí)有著行列及寬窄的不等。

首先打開Word文檔中的繪制工具欄，點(diǎn)擊表格繪制按鈕，當(dāng)鼠標(biāo)同樣呈現(xiàn)鉛筆狀時(shí)，在文檔中的空白區(qū)域描畫外框，然后按照一定分配在畫框內(nèi)部進(jìn)行一定比例的橫、豎線分配，最后點(diǎn)擊“完成”即可。

2 Excel表格的概念及其與Word表格的優(yōu)缺點(diǎn)分析

2.1 Excel表格的概念分析

Excel也是美國微軟公司所開發(fā)的辦公軟件之一，且在目前被世界公認(rèn)技術(shù)最為先進(jìn)、功能最為全面，有著廣泛使用量的電子表格繪制軟件。由于Excel的操作比較簡易，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)非常直觀，受到了眾多編輯工作人員的青睞。對于普通用戶而言，內(nèi)嵌函數(shù)等Excel基本功能可以很好地完成數(shù)據(jù)分析和管理的工作。而對于較高級的客戶而言，Excel本身攜帶了規(guī)劃求解和數(shù)據(jù)分析兩個(gè)大的模塊，是客戶工作的保障，同時(shí)充分發(fā)揮Excel的內(nèi)部VBA語言編程，幾乎能夠滿足任何的數(shù)據(jù)處理和分析要求。此外，Excel還有一個(gè)天然的優(yōu)勢，那就是在進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，只需要一次的分析處理就能實(shí)現(xiàn)后面數(shù)據(jù)分析的同步化，達(dá)到了數(shù)據(jù)處理動態(tài)化的目的。因此，作為數(shù)據(jù)分析的有效軟件，Excel被廣泛應(yīng)用到教學(xué)及科研的領(lǐng)域中，用于解決各類問題。

2.2 Word表格的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

Word表格的優(yōu)點(diǎn)包括兩個(gè)，一是能夠適用于線條混亂、上下不對稱等不規(guī)則表格的制作，具備一定的簡單性無需進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和計(jì)算，比較方便。二是可以將數(shù)據(jù)表格中的單元小格進(jìn)行自由合并和拆分，以便于及時(shí)修改錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。而Word表格的缺點(diǎn)在于無法進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理和計(jì)算，以及不適于動態(tài)表格的繪制。

2.3 Excel表格的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

Excel表格的優(yōu)點(diǎn)包括三個(gè)，一是既能作為靜態(tài)的固定表格，又可實(shí)現(xiàn)表格數(shù)據(jù)的動態(tài)化。二是能夠更加規(guī)范且快速地實(shí)現(xiàn)表格繪制。三是內(nèi)置了多種函數(shù)，方便了數(shù)據(jù)的處理，并能完成復(fù)雜計(jì)算，還可以將數(shù)據(jù)與圖表相互轉(zhuǎn)換。而Excel的缺點(diǎn)在于不能適用于不規(guī)范表格的制作，以及只能夠?qū)Χ鄠€(gè)單元格進(jìn)行合并，卻無法拆分單獨(dú)的單元格。

3 在Word文檔中活用Excel表格

3.1 在Word文檔中創(chuàng)建Excel表格

1）在“插入”選項(xiàng)中選擇“文本”，點(diǎn)擊“文本”中的“對象”按鈕。

2）“對象”對話框彈出以后，選擇“新建”選項(xiàng)，對“Microsoft Office Excel工作表”點(diǎn)擊“確定”。

3）Microsoft Office Excel界面成功的嵌入了Word窗口，打開Word文檔，Excel的所有編輯功能和計(jì)算功能就可以使用了。

4）在編輯完成以后，任意在表格外的某一處輕擊鼠標(biāo)，Excel的界面會退出，但是嵌套在Word文檔中的數(shù)據(jù)表格卻一直保留在其中。需要注意的是，嵌套于Word文檔中的Excel表格可以在任何時(shí)候進(jìn)行編輯和創(chuàng)建。有效的利用這一點(diǎn)，不僅能夠插入“活”的Excel表格，也能插入“活的”Excel圖表。

具體的步驟如下：

1）對Word中的Excel表格進(jìn)行雙擊，并打開文檔中的Excel界面。

2）在Word上欄中點(diǎn)擊“新建”選項(xiàng)，創(chuàng)建一個(gè)空白的工作表。

3）在創(chuàng)建的工作表中完成柱狀圖的創(chuàng)建。

4）在完成了創(chuàng)建以后，要保證柱狀圖處于工作表前臺，然后再通過對圖表外點(diǎn)的點(diǎn)擊退出Excel界面。

5）Word文檔中插入了一個(gè)新的Excel柱狀圖，如果要對其進(jìn)行更新，就需要雙擊Excel的嵌套界面，在柱狀圖的工作表中修改數(shù)據(jù)，就完成了柱狀圖表的實(shí)時(shí)更新。

3.2 在Word文檔中插入已有的Excel表格

如果已經(jīng)存在Excel表格，也可以將其直接插入到Word文檔當(dāng)中，具體方法如下。

1）在Word文檔中選擇“插入”選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“文本”項(xiàng)中的“對象”。

2）點(diǎn)擊Word文檔中的“瀏覽”選項(xiàng)，將“對象”對話框切換到“文件創(chuàng)建”的窗口，并選擇需要進(jìn)行嵌入的Excel文件，最后通過復(fù)選框鏈接到相關(guān)文件中，點(diǎn)擊“確定”按鍵。

4 在Word文檔中使用Excel表格的應(yīng)用實(shí)例分析

在Word文檔中，面對龐大的數(shù)據(jù)，需要寬大的篇幅，由于Word文檔本身的頁面寬度受到限制，因此無法承載需要鼠標(biāo)軸進(jìn)行滾動，甚至需要式進(jìn)行計(jì)算的復(fù)雜統(tǒng)計(jì)。在這樣的情況下，使用Excel表格就能起到很好的彌補(bǔ)作用。

例如學(xué)生期末考試有著多項(xiàng)的考試科目并且學(xué)生數(shù)量眾多。那么要計(jì)算學(xué)生考試成績的排名、平均分以及總分等就需要大概十二列的表格，采用Word圖表顯然篇幅也頁面寬度不夠。所以，為了實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)的便利，在這里采用嵌入Excel圖表的形式對學(xué)生成績的排名、平均分以及總分進(jìn)行自動填充，其具體的制作步驟如下。

對“插入”菜單進(jìn)行點(diǎn)擊，打開其中的“對象”窗口，并選擇Microsoft Office Excel作為工作表，這時(shí)在Word文檔中會出現(xiàn)一塊區(qū)域，，那么就可通過這個(gè)區(qū)域進(jìn)行Excel表格的編輯。

在進(jìn)行編輯時(shí)，文檔中的常用菜單和工具欄會被相應(yīng)的切換為Excel的工具欄和菜單欄，這樣就可以利用Excel的超強(qiáng)功能性進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入和計(jì)算，并自動填充和編輯。在編輯完成以后，與上述方法一樣，單擊圖表外任意地方，就可結(jié)束對Excel表格的操作。需要繼續(xù)進(jìn)行編輯時(shí)，再雙擊Excel表格，當(dāng)其框口從灰色變明亮?xí)r，則激活了Excel的相關(guān)操作。有效利用Excel在Word文檔中的應(yīng)用還可以實(shí)現(xiàn)表格數(shù)據(jù)的快捷修改和增添，不過需要注意的是，雖然在Word文檔能夠進(jìn)行Excel的所有相關(guān)操作，但在表格打印的過程中卻無法打印鼠標(biāo)軸沒有滾動到的地方。

5 結(jié)束語

Word作為一項(xiàng)文字的處理軟件，有著自身的優(yōu)勢和劣勢，有效地將Excel表格融入Word文檔中實(shí)現(xiàn)了辦公軟件的優(yōu)勢互補(bǔ)。既能夠?qū)Σ灰?guī)則等圖形表格進(jìn)行繪制，也強(qiáng)化了Word在數(shù)據(jù)處理和計(jì)算上的弱勢，使在word文檔中表格的繪制更加科學(xué)、合理、靈活。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊興平. 在Word文檔中使用Excel“活”表格[J].電腦知識與技術(shù)（經(jīng)驗(yàn)技巧），2010（7）：38-39.

[2] 儲節(jié)旺，郭春俠. EXCEL實(shí)現(xiàn)共詞分析的方法——以國內(nèi)圖書情報(bào)領(lǐng)域知識管理研究為例[J].情報(bào)雜志，2011（3）：45-49.