事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

魏延波 傅曉明

（1.德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院；2.德州市人民醫(yī)院 山東 德州 253000）

事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

魏延波1傅曉明2

（1.德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院；2.德州市人民醫(yī)院 山東 德州 253000）

事業(yè)單位人力資源管理工作離不開(kāi)人事檔案管理。真實(shí)、可靠的人事檔案管理工作對(duì)培養(yǎng)人才、留住人才、用好人才作用非同小可。但是,新時(shí)期由于有些事業(yè)單位人事檔案管理方面存在諸多問(wèn)題，這就嚴(yán)重制約著我國(guó)人力資源的管理和開(kāi)發(fā)，這與當(dāng)前人才的社會(huì)化管理趨勢(shì)是格格不入的。因此，事業(yè)單位如何改善人事檔案管理方面存在的問(wèn)題，建立健全科學(xué)高效的用人機(jī)制是擺在諸多檔案管理工作者面前的重要課題。文章總結(jié)了事業(yè)單位人事檔案管理存在的普遍問(wèn)題，指出了提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的有效策略，與同行共勉。

事業(yè)單位；人事檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

人事檔案集中反映了一個(gè)人的行為軌跡，尤其是學(xué)習(xí)工作中的各種表現(xiàn)，是考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考資料?？梢?jiàn)，人事檔案管理工作是新時(shí)期人才戰(zhàn)略不可或缺的工作之一。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題

黨的十八大報(bào)告對(duì)人事制度改革提出了新思想、新觀點(diǎn)和新要求。這為人事制度改革帶來(lái)了良好的機(jī)遇。人事檔案管理是人事制度改革的依托，沒(méi)有科學(xué)的人事檔案管理機(jī)制，科學(xué)的人事制度改革也是空中樓閣。因此，當(dāng)前，事業(yè)單位必須充分認(rèn)識(shí)過(guò)去人事檔案管理機(jī)制存在的弊端，為人事制度改革推波助瀾。

（一）思想認(rèn)識(shí)不高

長(zhǎng)期以來(lái)，許多人對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)存在誤解，包括相當(dāng)一部分管檔人員在內(nèi)都認(rèn)為自己的工作不是單位的主要工作，領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為只要“守好攤”，“不丟失”，不泄密”，“能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這就造成人事檔案管理長(zhǎng)期處于管理內(nèi)容陳舊，管理方法落后，管理程序被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用，為干部人事制度服務(wù)又從何談起？因此，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)已經(jīng)迫在眉睫。

（二）管檔人員素質(zhì)有待提高

由于領(lǐng)導(dǎo)和管檔人員的重視不夠，管理水平低下、管理手段落后也是意料之中。十八大以后，我國(guó)人事制度改革已經(jīng)向縱深方向推進(jìn)，人事檔案資料作為人事變動(dòng)的一手資料的重要性凸顯。由于管檔人員對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等投入精力不足，加之業(yè)務(wù)能力不高，計(jì)算機(jī)水平較差等原因，很難滿足人事制度改革的需要。其實(shí)，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度也應(yīng)隨之提高。實(shí)踐也證明，沒(méi)有一個(gè)科學(xué)的人事檔案信息管理系統(tǒng)是很難適應(yīng)新時(shí)期人事制度改革大潮的。因此，采用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段管理事業(yè)單位人事檔案既有利于檔案的保管，又提高了管檔人員的工作效率。

（三）資料收集片面

目前，我國(guó)個(gè)別事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作仍存在執(zhí)行不嚴(yán)、力度不夠，被動(dòng)敷衍等不良現(xiàn)象。尤其是對(duì)個(gè)人在工作中出現(xiàn)的問(wèn)題不能真實(shí)記錄，高唱贊歌的現(xiàn)象比比皆是。如果一個(gè)人的人事檔案材料收集片面，缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性，這就很難歷史地、客觀地評(píng)價(jià)一個(gè)人。試問(wèn)，如此質(zhì)量的人事檔案價(jià)值何在？因此，在收集資料的過(guò)程中，不僅要收集還要甄別。高質(zhì)量的個(gè)人檔案資料應(yīng)該包括一個(gè)人的基本檔案（年齡、學(xué)歷、任職、晉升、工資等），業(yè)績(jī)檔案、能力檔案、信用檔案、繼續(xù)檔案等。只有做到對(duì)這些資料的全面收集，遴選、甄別，才能客觀、公正地評(píng)價(jià)一個(gè)人。才能充分發(fā)揮人事檔案的社會(huì)價(jià)值。

（四）人事檔案利用率較低

有些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)缺乏，對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，這就直接導(dǎo)致人事檔案質(zhì)量偏低。因此，在人事決策方面人事檔案也沒(méi)有多大利用價(jià)值。棄之不用似乎無(wú)可厚非。即使是利用，范圍也很有限（只限于年齡、學(xué)歷、任職、晉升、工資等），方式也很單一（只有需要者找上門(mén)來(lái)才提供利用），這種被動(dòng)服務(wù)的工作狀態(tài)使人事檔案的功能越來(lái)越弱化，甚至形成惡性循環(huán)。

二、提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的有效策略

新時(shí)期由于有些事業(yè)單位人事檔案管理仍存在思想認(rèn)識(shí)不高，管理手段落后，資料收集片面等諸多問(wèn)題，這就嚴(yán)重制約著我國(guó)人力資源的管理和開(kāi)發(fā)，這與當(dāng)前人才的社會(huì)化管理趨勢(shì)是格格不入的。因此，事業(yè)單位該如何改善人事檔案管理方面存在的問(wèn)題，建立健全科學(xué)高效的用人機(jī)制是擺在諸多檔案管理工作者面前的重要課題。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

為進(jìn)一步做好人事檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)全面落實(shí)十八大精神，高度重視人事檔案管理工作，并將其納入到日常工作日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)管檔人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期檢查、指導(dǎo)、督促，及時(shí)更新人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、動(dòng)態(tài)化、制度化、規(guī)范化管理。

（二）創(chuàng)新管理手段

事業(yè)單位要加大資金投入，加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如檔案室要堅(jiān)固，防火、防潮、防光、防高溫；檔案柜要安全、防盜、防蟲(chóng)蛀；空調(diào)、去濕、滅火、滅鼠等設(shè)備要齊全；檔案室、閱檔室和管檔人員辦公室應(yīng)三室分開(kāi)等是十分必要的。另外，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，及時(shí)更新檔案管理軟件也是不可忽視的。只有這樣，才能準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事檔案信息的利用效率，減輕管檔人員的工作強(qiáng)度，增強(qiáng)人事信息管理的時(shí)效性。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理工作重要內(nèi)容之一?？朔^(guò)去人事檔案管理中存在諸多問(wèn)題，建立真實(shí)、可靠、動(dòng)態(tài)、適用的人事檔案信息，加快我國(guó)人力資源的綜合管理和開(kāi)發(fā)利用體系是人事檔案管理者不懈追求。我們相信：事業(yè)單位要抓住黨的十八大干部人事制度改革的機(jī)遇，去迎接制度創(chuàng)新、觀念更新的時(shí)代挑戰(zhàn)，按照黨的十八大報(bào)告所描繪的干部人事制度改革“作戰(zhàn)圖”，積極探索事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代管理模式，為實(shí)現(xiàn)偉大的中國(guó)夢(mèng)貢獻(xiàn)力量！

1.劉焱華.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]《工會(huì)博覽：理論研究》2011.10

2.陳靜.我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J]《神州(下旬刊)》2013.3