檔案整理工作的內(nèi)容和原則

王洪影

（黑龍江省農(nóng)墾北安管理局中心醫(yī)院 黑龍江 北安 164000）

通過(guò)對(duì)所收集來(lái)的檔案利用科學(xué)的手段來(lái)進(jìn)行組織和整理，使其更具有條理性和系統(tǒng)化。通常所收集來(lái)的檔案較為零亂，而且數(shù)量也較大，材料成分非常復(fù)雜，在這種情況下，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行整理，可以更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的日常管理和利用，為檔案保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用奠定良好的基礎(chǔ)，確保檔案價(jià)值鑒定的準(zhǔn)確性、全面性和系統(tǒng)性。

一、檔案整理工作的程序和內(nèi)容

在檔案整理工作中，需要對(duì)整理工作的基礎(chǔ)程序和主要步驟進(jìn)行掌握，分別對(duì)檔案全宗組織和排列、宗內(nèi)檔案的分類、案卷的編立和排列、案卷目錄的編制等各項(xiàng)工作由不同部門和人員進(jìn)行分別整理，這幾項(xiàng)工作在整理工作中并沒(méi)有一定的順序，可以在實(shí)際工作中根據(jù)工作的需要進(jìn)行。

（一）日常檔案室的工作中，需要接收文書和業(yè)務(wù)部門所遞交上來(lái)的案卷，這樣就需要檔案室在更大范圍內(nèi)對(duì)所接收到的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理，通過(guò)對(duì)全宗和案卷進(jìn)行排列、對(duì)案卷目錄進(jìn)行加工等，從而做好檔案的整理工作。

（二）一些檔案已被檔案室進(jìn)行入室保存，但由于在具體實(shí)踐工作中或是在質(zhì)量檢查工作中發(fā)現(xiàn)一些檔案與規(guī)定的要求不相符，在這種情況下，需要對(duì)檔案進(jìn)一步進(jìn)行加工，對(duì)不合理的檔案進(jìn)行局部調(diào)整，從而更好的提高檔案整理的質(zhì)量。同時(shí)一些檔案由于保存時(shí)間較長(zhǎng)，對(duì)于這些檔案需要對(duì)其進(jìn)行重新調(diào)整，使其自身和檔案整理體系更加完善。

（三）檔案室在日常工作中也會(huì)接收到一些較為零散的文件，這就需要對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理。

目前在我國(guó)大部分檔案室檔案整理工作中，最為常見(jiàn)的形式為第一種情況，后兩種情況偶爾也會(huì)出現(xiàn)，所以作為檔案工作人員也需要對(duì)整個(gè)整理程序進(jìn)行有效的掌握。

二、檔案整理工作的基本原則

（一）保持文件之間的歷史聯(lián)系。檔案作為對(duì)歷史事件及人物的真實(shí)情況的記錄，所以對(duì)于所收集到的檔案文件，各文件之間必然存在一定的歷史聯(lián)系，不僅在文件來(lái)源和形成時(shí)間上存在著一定的關(guān)聯(lián)性，而且檔案內(nèi)容和形式也具有一定的歷史聯(lián)系，所以在整理工作中，不對(duì)將文件之間的歷史聯(lián)系進(jìn)行分割開(kāi)來(lái)，需要將具有歷史聯(lián)系的各個(gè)文件組合在一起，這樣才能更好的反映出檔案形成的背景、形成規(guī)律及對(duì)有形成時(shí)的真實(shí)情況進(jìn)行全面的反映，使檔案能夠更好的將自身的作用發(fā)揮出來(lái)。

（二）利用原有基礎(chǔ)進(jìn)行整理。在檔案整理工作中，特別是一些先前整理的檔案，再進(jìn)行整理時(shí)不能對(duì)其原有整理基礎(chǔ)進(jìn)行打亂，需要在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行整理。而且在整理工作中，也需要對(duì)原來(lái)整理的成果進(jìn)行充分的利用，對(duì)于以前整理和保存的歷史狀況不能輕易進(jìn)行破壞，需要利用原來(lái)的整理基礎(chǔ)，這樣才能更好的體現(xiàn)出對(duì)檔案來(lái)源的尊重。

（三）在檔案整理工作中，需要時(shí)刻遵循利用檔案保管和利用的原則進(jìn)行。在整理過(guò)程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系及尊重檔案來(lái)源的原則下，還需要充分的考慮到檔案的保管和利用的方便性，所以需要采用有效的整理方法使其能夠更好的滿足檔案保管和利用需求。

三、歸檔文件的整理原則

（一）保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。文件之間的有機(jī)聯(lián)系體現(xiàn)了文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，要求我們?cè)谖募磉^(guò)程中盡量保持這種聯(lián)系，不得人為地任意割裂?！兑?guī)則》所規(guī)定的按照年度、組織機(jī)構(gòu)、問(wèn)題分類法就是從文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容來(lái)集中相關(guān)的歸檔文件，尊重了文件在時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容方面的聯(lián)系。此外，《規(guī)則》規(guī)定歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)排列時(shí)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程序等排列，也體現(xiàn)了對(duì)同一事由或問(wèn)題文件集中排列的要求。

（二）區(qū)分不同價(jià)值。區(qū)分不同價(jià)值是指分析文件的保存價(jià)值，劃定保管期限，原則上對(duì)于不同保管期限的檔案文件分別集中，區(qū)別對(duì)待，體現(xiàn)了檔案分級(jí)保管的思想。例如：《規(guī)則》將保管期限作為歸檔文件的分類標(biāo)準(zhǔn)之一，充分體現(xiàn)了區(qū)分文件不同價(jià)值，分別集中文件的管理方式。此外《規(guī)則》規(guī)定，短期保存的歸檔文件可以不拆訂，允許在最低一級(jí)類內(nèi)直接按文件的形成時(shí)間或文號(hào)排列。區(qū)分不同價(jià)值管理歸檔文件，意味著對(duì)價(jià)值大、保管期限長(zhǎng)的檔案文件重點(diǎn)整理和保管，而對(duì)于價(jià)值小、保管期限短的檔案文件可以根據(jù)實(shí)際情況，采取適當(dāng)?shù)墓芾泶胧?。這樣既有利于節(jié)約文書人員和檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和有限的資源，也有利于提高具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的整理質(zhì)量，為其創(chuàng)造更好的管理和保管條件。

（三）便于保管和利用

檔案整理的根本目的，是為了方便其保管和利用。當(dāng)然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值。如不少單位完全按文件的形成時(shí)間或文號(hào)對(duì)文件進(jìn)行排列，編制大流水號(hào)，不強(qiáng)調(diào)事由原則，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索。這樣確實(shí)很省事，能夠暫時(shí)滿足一定的現(xiàn)實(shí)利用需要。但若干年以后，當(dāng)檔案文件移交進(jìn)館后，這種做法的不足之處就會(huì)顯現(xiàn)：同一事由的文件被分散，關(guān)鍵詞檢索并不能保證百分百的查全率和查準(zhǔn)率。因此，文書人員和檔案人員在整理文件和檔案時(shí)應(yīng)盡量保持檔案文件之間固有的聯(lián)系，不宜隨意分散文件，割裂這種聯(lián)系。

四、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于各單位檔案室來(lái)講，檔案整理工作是其最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，通過(guò)整理可以更有利于檔案的保存和利用，有利于檔案管理水平的提升。特別是在當(dāng)前新形勢(shì)下，檔案數(shù)量不斷增加，在檔案整理工作中需要利用新技術(shù)和新方法來(lái)提高檔案整理的質(zhì)量，確保檔案更好的發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。

[1]柳美麗.全新視角下的檔案整理認(rèn)識(shí)[D].天津師范大學(xué)，2009.

[2]安春.全新視角下的檔案整理認(rèn)識(shí)[J].才智，2013（8）.