高校辦公自動化系統(tǒng)建設的效果及發(fā)展趨勢分析

何 磊

（合肥師范學院 辦公室，安徽 合肥230601）

網絡通訊技術的快速普及和發(fā)展正全方位地改變著人們的生活方式和工作方式，同樣也對教育管理與運行提出了更高要求。近幾年，高校信息化建設越來越受到重視，數(shù)字化校園建設水平已成為衡量高校綜合實力的重要標志。作為數(shù)字化校園的重要組成部分，辦公應用系統(tǒng)建設對提升學校管理信息化水平、構建現(xiàn)代化高校管理體系具有重要而深遠的影響，自動化、智能化和無紙化辦公已日益成為教育管理方式變革的重要趨勢。

一、系統(tǒng)建設現(xiàn)狀

（一）功能架構

高校辦公自動化系統(tǒng)一般主要包括“個人辦公”“公文處理”“發(fā)文傳閱”“會議管理”“公共信息”“個人設置”等六項基本功能。每項基本功能又根據(jù)不同處理對象劃分為若干子功能。通過上面的各個功能，系統(tǒng)為學校公文、綜合事務、專項業(yè)務、會議處理等各種政務信息發(fā)布、收集，部門內部事務處理、信息發(fā)布，部門之間工作協(xié)調合作，個人事務、信息管理實現(xiàn)信息化提供了工具。系統(tǒng)功能架構如圖1所示.

此外，系統(tǒng)管理員可以通過“日志管理”和“系統(tǒng)維護”兩個功能模塊對系統(tǒng)進行實時監(jiān)管和閱辦監(jiān)控，還可以根據(jù)需要自定義系統(tǒng)群組、流程、模板、編號等信息，為系統(tǒng)設置個性化的功能模塊。

圖1 某高校辦公自動化系統(tǒng)功能架構

（二）管理模式

作為數(shù)字化校園的一個子系統(tǒng)，學校辦公自動化系統(tǒng)采用校辦公室和信息技術中心雙方共同管理模式。其中，校辦公室按照學校的總體決策，負責系統(tǒng)的建設規(guī)劃和日常運行維護，包括用戶的注冊、注銷、角色分類、組群管理、權限劃分、公文流轉等；信息技術中心負責系統(tǒng)運行的技術支持，包括網絡基礎保障、數(shù)據(jù)存儲備份、安全監(jiān)管防護以及可能的應用技術支持等。此外，學校各單位分別安排一名系統(tǒng)運行負責人，配合學校，貫徹實施、組織管理本單位的系統(tǒng)建設工作，包括人員培訓、工作督查及安全保密等工作；在各個單位內部，設立1名管理員，承擔本單位信息傳遞、分發(fā)、清理、運行維護及內部歸檔等方面的具體工作，并總結梳理本單位的系統(tǒng)應用經驗，為學校辦公自動化系統(tǒng)建設提供意見和建議。

（三）使用現(xiàn)狀

以合肥師范學院為例，學校實行“分層培訓、陸續(xù)開放、穩(wěn)步推進”的建設方針，堅持“應用－反饋－完善”的建設原則，有序推進辦公自動化系統(tǒng)建設。系統(tǒng)運行兩年多以來，按照實際需求，先后開放了發(fā)文傳閱、收文管理、部門簡報、校長信箱等32個功能模塊，分批次舉辦了5期專題培訓班，培訓人員500余人次。其系統(tǒng)設置、用戶情況如表1、表2所示①數(shù)據(jù)統(tǒng)計截止2014年8月1日。：

表1 合肥師范學院辦公自動化系統(tǒng)設置情況

表2 合肥師范學院辦公自動化系統(tǒng)用戶情況

二、系統(tǒng)運行效果

（一）降低了辦公成本，提高了工作效率

系統(tǒng)的運行，從根本上改變了傳統(tǒng)辦公對于紙張的耗費以及手工作業(yè)的送達方式，節(jié)省了大量的辦公經費、人力資本和時間成本。一方面，學校管理部門的絕大部分日常事務，如公文辦理、會務安排、信息發(fā)布、信訪處理及文檔查詢等都在系統(tǒng)上進行，既節(jié)省了可觀的紙張、印刷、交通、通訊等費用，更主要的是讓辦公人員從繁雜瑣碎的事務中解放出來，改變了過去紙質文件“滿天飛”、下發(fā)文件“跑斷腿”的局面，大大提高了文件處理的數(shù)量與質量（據(jù)測算，系統(tǒng)使用后，文件辦理的效率提升了近70%）；另一方面，系統(tǒng)的應用，使辦公方式突破了時間、空間和人員的限制，實現(xiàn)了24小時遠程無障礙辦公，特別是在兩校區(qū)辦學的條件下，大大減少了來回奔波，簡化了辦文辦事程序，提高了工作效率和質量。

（二）規(guī)范了工作流程，提升了管理水平

系統(tǒng)利用科學的工作流程和功能豐富的數(shù)據(jù)信息處理功能來獲取、處理、存儲和檢索相關數(shù)據(jù)，是信息發(fā)布、文件辦理、會議通知等功能都能讓相關處理人員一覽無余地看到工作進展情況。文件傳遞到哪一個步驟、哪一個環(huán)節(jié)，有哪些人查閱、哪些人辦理，什么人在什么時間批示、修改了什么文件或做出什么決策，都可以被跟蹤記錄下來，并留有相應的電子印跡，不僅進一步明確了校內各單位、部門的工作分工和管理職責，強化了工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性，而且形成了領導與部門之間辦公效率互動提高的良性循環(huán)。

（三）轉變了管理方式，強化了服務意識

系統(tǒng)的開通運行，有效促進了學校管理方式由“管理”向“服務”的轉變，更好地服務了教學中心地位，為民主決策、科學管理提供了更真實、更直接的信息。以“校長信箱”為例，自系統(tǒng)中開辟此功能后，有關信件的響應、辦理和回復速度明顯提高，督辦和反饋的效率有效提升，并初步健全了“一日一回復，一周一清理，一月一總結”的運行機制，得到了師生的良好反響。

三、系統(tǒng)發(fā)展趨勢

高校辦公自動化系統(tǒng)已深入到學校工作的眾多細節(jié)之中，成為了學校管理工作中不可或缺的重要手段，成為了學校管理人員和廣大教職工處理日常工作、交換工作信息的重要渠道，學校管理工作也基本實現(xiàn)了無紙化辦公和科學化運行。但隨著信息技術的不斷發(fā)展和管理精細化水平的不斷提高，為提升系統(tǒng)的綜合服務性能，促進學校管理工作的科學化水平，系統(tǒng)的建設還需做好以下幾方面的工作：

（一）進一步拓展功能模塊

學校辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)有模塊基本滿足了辦公需要，系統(tǒng)建設實現(xiàn)了預期目標，系統(tǒng)應用取得了較好的效益和價值。但客觀的說，相較于信息技術的發(fā)展形勢和數(shù)字化校園建設的現(xiàn)實需求，學校對于系統(tǒng)的應用還只是淺層次的，智能化水平還不是很高，部分模塊有待進一步拓展和完善，一些功能還需進一步設計和開發(fā)，如：拓展“電子歸檔”模塊，使文件處理與檔案管理融為一體；開通“短信提醒”業(yè)務，及時準確告知相關人員閱辦文件；探索使用“電子簽章”功能，進一步保證公文的完整性和真實性；適時開展“云計算”服務，設計開發(fā)“掌上系統(tǒng)”，實現(xiàn)移動辦公等。

（二）進一步推進制度建設

系統(tǒng)的正常運行，需要完善的規(guī)章制度來保障和支撐，為此，學校配合系統(tǒng)各個階段的建設和管理需要，先后印發(fā)了《辦公自動化系統(tǒng)使用管理暫行辦法》《關于進一步規(guī)范部門公文文號的通知》《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等相關制度文件，明確了系統(tǒng)管理和使用的權責關系，對工作人員正常、準確、安全地使用系統(tǒng)提出了具體要求。但從長遠發(fā)展來看，一方面需要對這些規(guī)章制度進一步健全和完善，以確保其有效性和可操作性；另一方面，要結合實際情況，研制和出臺包括系統(tǒng)信息發(fā)布、閱辦監(jiān)控、管理考評等在內的多項規(guī)章制度，逐步建立辦公系統(tǒng)安全性、信息處理有效性、日常管理規(guī)范性等方面的工作職責和使用制度，做到有章可循、有規(guī)可據(jù)，并著力提高服務質量和管理水平。

（三）進一步加強業(yè)務培訓

為確保系統(tǒng)的平穩(wěn)有序推廣，按照分批開放系統(tǒng)用戶的原則，目前，學校辦公自動化系統(tǒng)的用戶主要包括全體行政管理人員和部分教師。下一階段，要進一步擴大系統(tǒng)的用戶范圍，面向全體教師及新進人員開放系統(tǒng)賬號，做到百分百全覆蓋。同時，要及時做好新增用戶的業(yè)務培訓工作，有效提升他們的操作技能和信息素養(yǎng)，確保上手快、使用熟練；要結合新開發(fā)和啟用的功能模塊，針對不同類別用戶開展專項培訓和經驗交流，為他們及時掌握系統(tǒng)性能提供平臺，切實發(fā)揮系統(tǒng)功效；要著力加強信息安全教育，強化用戶保密意識，杜絕系統(tǒng)文件失泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）進一步強化系統(tǒng)兼容

如今，各高校內部都有種類繁多的業(yè)務系統(tǒng)，如辦公系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)等，由于各個系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，導致系統(tǒng)的協(xié)同性和兼容性較差，造成了嚴重的“信息孤島”現(xiàn)象。此外，隨著操作系統(tǒng)、瀏覽器及辦公應用軟件的不斷更新升級，系統(tǒng)的適應性和吻合度并沒有及時跟進。因此，從辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢來看，要在充分考慮數(shù)字化校園建設規(guī)劃與要求的基礎上，重視對系統(tǒng)兼容與對接能力的設計，突出數(shù)據(jù)整合與協(xié)同工作的業(yè)務需求，從而使系統(tǒng)功能進一步提升，使用更為便利。

（五）進一步提升安全性能

由于系統(tǒng)使用必須與Internet、校內服務器頻繁連接，并配套安裝一些應用軟件和程序，因此系統(tǒng)被破壞、被攻擊的概率也大大增加。對此，一方面要加強硬件安全防范，及時完善和升級學校服務器、防火墻、上網行為管理產品的性能，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定和可靠；另一方面要加強信息安全防范，通過用戶標識、身份驗證、訪問控制、數(shù)據(jù)存取權限設置、文件密級設定等手段對文件閱讀、傳遞、審批、歸檔過程進行嚴格限制，確保系統(tǒng)穩(wěn)定和信息安全。

［1］李蕭，聶仁芳.齊魯師范學院電子政務的應用現(xiàn)狀及發(fā)展探討［J］.山東教育學院學報，2010，（4）.

［2］張俊貴.關于地方高校電子政務建設的思考［J］.國家教育行政學院學報，2011，（8）.

［3］張路正.新形勢下高校辦公自動化系統(tǒng)的建設、應用與創(chuàng)新［J］.中國教育信息化，2013，（1）.