檔案信息資源的服務(wù)與開發(fā)淺述

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檔案信息資源的服務(wù)與開發(fā)淺述

張莉英

哈爾濱輕工業(yè)學(xué)校 150001

[摘要]檔案信息資源開發(fā)的核心就是服務(wù)，是圍繞檔案信息資源擁有機(jī)構(gòu)與檔案信息資源需求機(jī)構(gòu)和人員之間如何更好地進(jìn)行交互性行為、如何更好地提高檔案信息資源擁有機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平和供給與需求雙方的交流效率而進(jìn)行的。筆者就檔案信息資源服務(wù)與開發(fā)方法談點(diǎn)粗淺拙見，以期推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。

[關(guān)鍵詞]檔案信息資源；服務(wù)；開發(fā)；模式

檔案信息資源數(shù)量眾多，內(nèi)容豐富，其相對(duì)應(yīng)的服務(wù)與開發(fā)方法也多種多樣。檔案信息資源開發(fā)的核心就是服務(wù)，是圍繞檔案信息資源擁有機(jī)構(gòu)與檔案信息資源需求機(jī)構(gòu)和人員之間如何更好地進(jìn)行交互性行為、如何更好地提高檔案信息資源擁有機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平和供給與需求雙方的交流效率而進(jìn)行的。筆者就檔案信息資源服務(wù)與開發(fā)方法談點(diǎn)粗淺拙見，以期推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。

一、檔案信息資源服務(wù)方式

1.檔案閱覽。檔案閱覽是指檔案館（室）在特定的場所開辟閱覽室，向有關(guān)檔案用戶提供檔案信息的一種方式。它是目前我國檔案部門為檔案用戶提供檔案信息的主要方式，其主要程序?yàn)闄n案部門開辟檔案閱覽室；為用戶提供必要的閱覽條件；接待檔案用戶，解答用戶提出的相關(guān)問題；通過有效方式滿足檔案用戶需求。這種方式的優(yōu)點(diǎn)在于：其一，同檔案本身的屬性相適應(yīng)。作為人類社會(huì)活動(dòng)原始?xì)v史記錄的檔案，大多是單份文件或孤本文件，而且某些文件作為檔案保存起來后，仍然具有一定的機(jī)密性。因此，為了在較短的時(shí)間內(nèi)滿足若干個(gè)檔案用戶對(duì)同一份檔案的利用需求，并且有效地保護(hù)國家機(jī)密，開辟檔案閱覽室，為用戶提供檔案閱覽，就成為一種較好的方式。其二，同檔案用戶的利用需求相適應(yīng)。多數(shù)檔案用戶在利用檔案時(shí)都希望在遇到問題時(shí)得到有效的咨詢解答，而在閱覽室里，檔案用戶不但可以隨時(shí)調(diào)閱所需的檔案材料，而且可以得到必要參考資料、工具書及接待人員的咨詢服務(wù)。

2.檔案外借。檔案外借是指利用者為了某種需要將部分館藏檔案原件或副本暫時(shí)借出使用，包括介入外借、名義外借、館（室）間互借、預(yù)約外借和流動(dòng)外借。但是這種服務(wù)方式是有限制的，按照有關(guān)規(guī)定，檔案館的檔案一般不得借出館外，尤其是那些珍貴的、易損的以及特殊載體的檔案文件。檔案外借服務(wù)時(shí)，首先應(yīng)建立完善的外借制度，做好登記和記錄工作，監(jiān)督和分析檔案的外借工作，并及時(shí)進(jìn)行催還。除此之外，提供檔案復(fù)制、開具檔案證明等方法，亦屬于檔案信息資源被動(dòng)型開發(fā)。

3.檔案中介服務(wù)。開展此類中介服務(wù)的機(jī)構(gòu)主要有檔案寄存服務(wù)中心、檔案管理技術(shù)服務(wù)中心、檔案數(shù)字化服務(wù)站等。檔案寄存服務(wù)中心是指由國家綜合檔案館設(shè)立的，為各類企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人提供檔案寄存有償服務(wù)的機(jī)構(gòu)，一般隸屬于檔案局（館），大多內(nèi)設(shè)于檔案館內(nèi)。其保管對(duì)象主要是非政府部門所形成的檔案：一是國有企業(yè)檔案，隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，國有企業(yè)的檔案存在著管理不善甚至無所歸屬的情況；二是非公有制企業(yè)檔案，由于其內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡單，人員流動(dòng)頻繁，一般未設(shè)立專門檔案管理部門和人員，檔案失控以致?lián)p毀現(xiàn)象嚴(yán)重；三是社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人檔案，檔案保管有著較高的保管要求，一些社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人無法具備檔案保管條件，導(dǎo)致了這些單位和個(gè)人所有的珍貴檔案與資料得不到妥善管理。作為一種新型的檔案保管機(jī)構(gòu)，檔案寄存服務(wù)中心等檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)尚處在起步階段，還應(yīng)該對(duì)其從理論到實(shí)踐進(jìn)行更深一步地研究，以促進(jìn)其健康發(fā)展。但無論是以哪種方式存在和發(fā)揮作用，無論是盈利性質(zhì)的還是非盈利性質(zhì)的，其基本職能都是依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)開展檔案法律咨詢；組織檔案信息交流、項(xiàng)目檔案咨詢、檔案業(yè)務(wù)咨詢；組織推廣應(yīng)用檔案業(yè)務(wù)、檔案保管方面的新技術(shù)、新材料、新設(shè)施；進(jìn)行檔案人員培訓(xùn)、咨詢服務(wù)、案卷整理、編目等。

二、檔案信息資源開發(fā)模式

1.宣傳報(bào)道型。一是檔案陳列與展覽。檔案陳列與展覽服務(wù)是檔案館（室）按照一定主題，以展示檔案原件形式或復(fù)制件的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種方式。其展出的是經(jīng)過選擇和組織的典型檔案材料，檔案用戶可以

從中獲取比較集中、系統(tǒng)的檔案信息內(nèi)容與線索，是對(duì)檔案信息進(jìn)行報(bào)道和提供利用的一種有效方法。二是檔案網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，一般是以主頁的方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，它是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。在檔案網(wǎng)站上，可以傳播檔案工作信息，介紹檔案機(jī)構(gòu)信息，展示檔案信息資源，并提供利用檔案服務(wù)信息，通過查詢服務(wù)、宣傳展覽等措施促進(jìn)檔案信息資源的數(shù)字化發(fā)展及其開發(fā)利用。三是檔案信息發(fā)布會(huì)。隨著政務(wù)信息公開政策的逐步發(fā)展，政府部門召開新聞發(fā)布會(huì)，介紹政府各方面的政策信息，已成為提升政府形象、密切聯(lián)系群眾的重要方式。作為我國國家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，檔案部門也可以通過召開新聞發(fā)布會(huì)，對(duì)外宣傳檔案政策，介紹重要檔案信息資源，擴(kuò)大檔案信息資源的利用范圍。

2.網(wǎng)絡(luò)報(bào)道型。一是局域網(wǎng)。局域網(wǎng)主要是指各級(jí)綜合檔案館建立的內(nèi)部局域網(wǎng)，由各級(jí)檔案部門自主建設(shè)，自成系統(tǒng)，獨(dú)立使用。一般而言，局域網(wǎng)屬于秘密性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)，只供本單位內(nèi)部工作人員使用，不對(duì)外開放。二是縱向網(wǎng)。目前，縱向網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)主要是通過政務(wù)網(wǎng)來開展檔案工作，其中，涉及檔案信息的加工、傳輸、采集和共享，通過政務(wù)網(wǎng)、檔案應(yīng)用項(xiàng)目加以實(shí)現(xiàn)。因此，在對(duì)縱向網(wǎng)進(jìn)行分析研究時(shí)就必須考慮到政務(wù)網(wǎng)的兩個(gè)方面：政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與政務(wù)外網(wǎng)。也就是說，縱向網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)的任務(wù)主要就是與政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與政務(wù)外網(wǎng)的對(duì)接。三是橫向網(wǎng)。橫向網(wǎng)是指將各級(jí)各類檔案部門依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的、面向公眾的檔案信息網(wǎng)站相互連接而形成的檔案信息網(wǎng)站群，其建設(shè)任務(wù)就是將各級(jí)各類檔案部門依托互聯(lián)網(wǎng)建立的檔案信息網(wǎng)站，通過主流網(wǎng)站在互聯(lián)網(wǎng)上連結(jié)成地區(qū)性的檔案信息網(wǎng)站群，進(jìn)而形成公共檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系。檔案信息網(wǎng)絡(luò)共建共享平臺(tái)的建設(shè)，就是要在檔案系統(tǒng)同時(shí)開展局域網(wǎng)、縱向網(wǎng)、橫向網(wǎng)三大網(wǎng)絡(luò)體系及其檔案應(yīng)用項(xiàng)目建設(shè)，使各級(jí)各類檔案部門通過不同性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)，上下左右連成一片，形成一個(gè)檔案信息共建共享的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源共享。

3.文獻(xiàn)報(bào)道型。文獻(xiàn)報(bào)道是指根據(jù)整個(gè)社會(huì)或特定用戶及其集合的需要，有選擇地將有重要參考價(jià)值的檔案進(jìn)行匯編或加工成二次、三次文獻(xiàn)，并加以宣傳報(bào)道的服務(wù)方式。