淺議新時(shí)期檔案資源的整合及開發(fā)利用

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淺議新時(shí)期檔案資源的整合及開發(fā)利用

夏文青

青島市市南區(qū)教育體育局 266003

[摘要]檔案工作是各級(jí)單位工作的重要組成部分，其主要工作內(nèi)容和職責(zé)是記錄歷史，為現(xiàn)實(shí)提供服務(wù)。當(dāng)前我國(guó)的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，服務(wù)職能也逐步向社會(huì)化服務(wù)過渡，檔案資源已然成為社會(huì)資源的重要組成部分。鑒于此本文分析了我國(guó)檔案資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀，并有針對(duì)性地提出了整合和開發(fā)利用檔案資源的有效措施，以期切實(shí)推動(dòng)檔案工作的有序發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案資源；新時(shí)期；開發(fā)利用

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案的內(nèi)容、形式、歸屬和利用等都呈現(xiàn)出多元化和多樣化，檔案形式已由紙質(zhì)檔案發(fā)展為聲像檔案和電子檔案等。同時(shí)，電子檔案因其形象、便捷和直觀的特點(diǎn)受到越來(lái)越多的檔案使用者的歡迎。新時(shí)期的檔案工作呈現(xiàn)出多樣化、社會(huì)化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)。如今檔案工作的重點(diǎn)已經(jīng)發(fā)生了根本性的改變，已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)槿绾纬浞掷脵n案信息資源，最大化、最優(yōu)化地為檔案利用者服務(wù)。因此，當(dāng)前我們應(yīng)采取有效措施充分開發(fā)利用檔案資源，使其能夠更好地為社會(huì)提供服務(wù)。

一、我國(guó)檔案資源利用的現(xiàn)狀

首先，我們必須對(duì)我國(guó)當(dāng)前檔案資源的使用現(xiàn)狀有充分的認(rèn)識(shí)，才能找到存在的問題，從而提出整合和開發(fā)利用檔案資源的有效措施，達(dá)到事半功倍的效果。我國(guó)檔案資源目前存在的主要問題是現(xiàn)代化管理落后，很多地方和單位仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式；檔案人員的整體素質(zhì)普遍不高，很多檔案都沒有得到充分的利用，也難以發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。此外，我國(guó)檔案的編研工作仍然是一片空白，且未能引起相關(guān)部門和人員的重視雖然說檔案工作的重點(diǎn)已經(jīng)發(fā)生了根本性的改變，但是在檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)方面還是比較落后，不能很好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。這些問題都在一定程度上制約著我國(guó)檔案資源的開發(fā)和利用，有礙社會(huì)整體的進(jìn)步。

二、新時(shí)期檔案資源開發(fā)的新思路

1.提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案工作也提出了新的要求。對(duì)比國(guó)外檔案管理事業(yè)，其管理工作已經(jīng)步入了發(fā)簪新階段，檔案已成為各個(gè)單位科研和生產(chǎn)工作的重要組成部分，去掉對(duì)企業(yè)的發(fā)展作用重大。但是，我國(guó)仍有很多單位對(duì)檔案工作的重要性并沒有充分的認(rèn)識(shí)，甚至有些單位沒有設(shè)立穩(wěn)定的檔案機(jī)構(gòu)，也沒有配備專業(yè)的檔案管理工作人員，這都在一定程度上制約了檔案工作的發(fā)展。為此，必須從思想上加深認(rèn)識(shí)，明確檔案管理工作的重要作用，設(shè)有專門保管檔案的先進(jìn)設(shè)備和庫(kù)房，妥善保管重要檔案資料，以免帶來(lái)難以彌補(bǔ)的損失。

2.完善檔案管理制度

建立健全地質(zhì)檔案管理規(guī)章制度，將一些文件材料整理歸檔，采取切實(shí)可行的措施，保證檔案管理制度的有效實(shí)施。同時(shí)，擺正工作重點(diǎn)，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其能夠充分地發(fā)揮應(yīng)有的作用，從而確保檔案能夠被納入科學(xué)的管理體制。除此之外，還要建立科學(xué)的業(yè)務(wù)考核制度，最大程度調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。

3.增加檔案資源的信息儲(chǔ)備量

充分整合和開發(fā)利用檔案資源的基礎(chǔ)是擁有豐富的檔案資料。傳統(tǒng)的檔案管理模式是檔案工作者收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和檢索檔案資料，這些工作為開發(fā)和利用檔案資源奠定了基礎(chǔ)。檔案資源的信息儲(chǔ)備離不開檔案管理員的搜集和整理，作為檔案管理人員在增加檔案資源的信息儲(chǔ)備時(shí)，要注重檔案資源的系統(tǒng)性和連貫性，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，有針對(duì)性地、專業(yè)的開發(fā)利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。

4.提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作要求相關(guān)工作人員具備扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)、寬泛的知識(shí)面，同時(shí)要具備一定的奉獻(xiàn)精神，因檔案管理工作的好壞與檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)密切相關(guān)，特別是在檔案信息數(shù)字化管理階段，人才是工作質(zhì)量的保證之一。由此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換管理觀念、不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。同時(shí)，管理部門也應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案工作人員結(jié)構(gòu)和管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)人才，通過人才的引進(jìn)更好地維護(hù)檔案后臺(tái)管理工作。此外，要定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，使他們能夠盡快地掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和技能的運(yùn)用。

5.推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當(dāng)前的需求，因此，我們必須推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，使檔案資源能夠得到最大限度的開發(fā)和利用。檔案資源的數(shù)字化建設(shè)主要分為兩個(gè)方面：一是將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化；二時(shí)將現(xiàn)有的電子文件的收集歸檔管理。同時(shí)建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)、逐步實(shí)現(xiàn)借閱、查詢自動(dòng)化，進(jìn)一步提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

6.注重系統(tǒng)開發(fā)，推進(jìn)檔案資源共享的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程

檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化管理具有方便、快捷、連續(xù)等優(yōu)點(diǎn)，因此在實(shí)際工作中，我們應(yīng)當(dāng)注重系統(tǒng)開發(fā)，加快檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行。對(duì)檔案資料進(jìn)行檢索編輯，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但注意應(yīng)能夠要充分結(jié)合本單位的實(shí)際情況，建立能夠體現(xiàn)自身特色的數(shù)據(jù)庫(kù)。

7.整合檔案資源，提高檔案資源的利用率

要想增強(qiáng)檔案資源的開發(fā)意識(shí)，首先要做好日常工作，建立服務(wù)意識(shí)，提供基本的服務(wù)；其次，要對(duì)檔案開展編研工作，從而填補(bǔ)這一區(qū)域的空白，通過對(duì)檔案內(nèi)容的編輯和歸檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的系統(tǒng)加工，從而提高檔案資源的開發(fā)利用率。

8.結(jié)合經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大環(huán)境，開拓檔案服務(wù)市場(chǎng)

隨著科技和經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，一些跨學(xué)科新興產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)生為檔案管理部門提供了更為豐富的市場(chǎng)前景。檔案管理部門可以根據(jù)服務(wù)對(duì)象的可觀要求尋找合適的檔案資料。及時(shí)準(zhǔn)確的將現(xiàn)有的資源提供給使用者。此外，廣大檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)調(diào)整工作思路，樹立經(jīng)濟(jì)意識(shí)，變被動(dòng)為主動(dòng)，將檔案資源的整合和開發(fā)利用真正的落到實(shí)處，創(chuàng)造出檔案資源利用的最大效益。

結(jié)語(yǔ)

總之，我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了信息化管理和社會(huì)化服務(wù)的職能轉(zhuǎn)變，檔案信息資源為社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高做出了巨大貢獻(xiàn)。因此，在今后的檔案管理工作中，我們要充分利用有利條件更好地整合和開發(fā)利用檔案資源。

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