淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

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淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

曹芮馨

齊齊哈爾市碾子山區(qū)市政設(shè)施管理處

[摘要]本文從行政單位檔案管理建設(shè)的重要性出發(fā)，分析了檔案管理的定義、檔案的概述、檔案建立需要具備的條件以及檔案管理內(nèi)容需要注意的問題，進(jìn)而提出檔案管理工作的創(chuàng)新側(cè)率，對(duì)行政單位檔案管理工作的后續(xù)發(fā)展和建設(shè)具有一定的指導(dǎo)意義。

[關(guān)鍵詞]行政事業(yè)單位；檔案；管理；創(chuàng)新思路

隨著我國(guó)行政事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型、重構(gòu)和重組取得顯著效果，其檔案工作也面臨新的挑戰(zhàn)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第22次會(huì)議通過，根據(jù)1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第20次會(huì)議《關(guān)于修改〈中華人民共和國(guó)檔案法〉的決定》明確指出我國(guó)檔案工作的基本原則是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用?！钡菑哪壳靶姓聵I(yè)單位檔案管理工作所反應(yīng)的問題看，如何盡快找到最新最科學(xué)的檔案管理辦法是十分必要的。人事制度改革反應(yīng)到檔案工作上涉及到很多問題，特別是在現(xiàn)今檔案專業(yè)人員缺乏，各單位管理檔案的人并非檔案專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人才而是其他科室調(diào)派的人這樣的普遍情況下，如何規(guī)范行政單位檔案管理工作，如何建立檔案管理工作的長(zhǎng)效性、保密性和可持續(xù)發(fā)展性，我們急需解決的問題還有許多。

一、檔案概述

研究檔案管理首先要知道檔案的起源。檔案的產(chǎn)生與文字有密切的關(guān)系，它是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。從古老型載體檔案如甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、縑帛檔案，到后來的傳統(tǒng)型載體檔案如紙質(zhì)檔案，再到現(xiàn)在廣為宣傳的新型載體檔案如感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。檔案管理的介質(zhì)一直在更迭變換。但是它背后的意義，卻在不同的時(shí)代背景下，披上了不同的含義。目前，對(duì)檔案一次的定義是：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。一份文件想要轉(zhuǎn)化為檔案需要具備三個(gè)條件：一是辦理完畢；二是有查考利用價(jià)值；三是按一定規(guī)律保存。

二、檔案管理內(nèi)容及需要注意的幾個(gè)問題

一份檔案的建立，需要經(jīng)過八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用。從事檔案工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題有這樣幾個(gè)方面：1.檔案與文件的關(guān)系問題（文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿）。2.反映基本職能活動(dòng)的檔案與其它檔案的關(guān)系（突出前者）。3.檔案的“動(dòng)”與“靜”的關(guān)系（檔案具有潛在價(jià)值）。4.檔案工作同資料、情報(bào)、圖書工作的關(guān)系（一體化）。5.檔案室與檔案館的關(guān)系（積累輸送、無償進(jìn)館）。6.傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系（人員素質(zhì)、電子文件、雙套制）。7、管理工作中人與物的關(guān)系。

三、檔案管理的創(chuàng)新策略

1、提升檔案管理意識(shí)，宣傳檔案管理法律法規(guī)。

檔案管理工作遵循有法必依，依法必嚴(yán)的原則，各級(jí)行政事業(yè)單位需要提升整體檔案管理意識(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)等新媒體手段大力宣傳檔案管理法律法規(guī)，端正單位內(nèi)對(duì)檔案管理的重視態(tài)度。尊重其嚴(yán)肅性、服務(wù)性、政治性和科學(xué)管理性的特性。端正檔案管理的政治態(tài)度是其創(chuàng)新策略的根基，也是后續(xù)一切規(guī)范制度的根基。

2、規(guī)范檔案管理職責(zé)，建立長(zhǎng)效考評(píng)機(jī)制。

行政單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確檔案管理職責(zé)，建立檔案管理跟蹤負(fù)責(zé)小組，確保責(zé)任落實(shí)到人，避免交叉做事的情況，科學(xué)建立長(zhǎng)效考評(píng)機(jī)制，避免人員更迭引起的責(zé)任無人承擔(dān)情況出現(xiàn)。嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)對(duì)檔案管理工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的工作人員，對(duì)其在檔案管理工作的吐出貢獻(xiàn)可考慮作為后續(xù)一切工作提升的考核業(yè)績(jī)。嚴(yán)懲在檔案管理工作中投機(jī)的工作人員，嚴(yán)懲推脫職責(zé)不務(wù)實(shí)的工作人員?？刂坪酶鱾€(gè)檔案管理崗位的工作銜接，參考國(guó)內(nèi)外先進(jìn)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)建立檔案管理工作的長(zhǎng)效考評(píng)機(jī)制。

3、確保檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，構(gòu)建健康檔案管理環(huán)境。

行政單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)建立檔案管理工作固定維護(hù)經(jīng)費(fèi)，為檔案管理工作構(gòu)建健康的工作環(huán)境。檔案管理工作是一向?qū)I(yè)的，涉及單位人事等保密的細(xì)致工作。其電子和紙質(zhì)檔案材料需要定期進(jìn)行維護(hù)更新，需要單位投入固定的維護(hù)經(jīng)費(fèi)。目前，各行政事業(yè)單位從事檔案管理工作的多數(shù)不是固定的檔案管理人員，人員流動(dòng)頻繁，整個(gè)檔案管理環(huán)境非常不穩(wěn)定，對(duì)單位整體的檔案建設(shè)工作影響十分不好。各行政事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立確定的檔案管理崗位，進(jìn)行專人負(fù)責(zé)，建立專門的檔案管理部門，形成階梯式人才隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建穩(wěn)定、健康的檔案管理環(huán)境。

4、完善檔案管理相關(guān)工作人才隊(duì)伍建設(shè)。

對(duì)已在檔案管理工作崗位的人才進(jìn)行檔案管理專業(yè)只是培訓(xùn)，從現(xiàn)代化管理手段、管理理念、管理技巧、管理保密性等各個(gè)方面進(jìn)行培訓(xùn)，在保留這批有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員的前提下，灌輸最新的管理知識(shí)。對(duì)新進(jìn)的檔案管理人員，人事部門應(yīng)明確檔案管理專業(yè)的大前提下進(jìn)行聘用，并逐漸形成老、中、青的培養(yǎng)形式，為單位整體的檔案管理建設(shè)建立專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍。

5、特殊宣傳行政事業(yè)單位檔案管理保密工作理念。

行政事業(yè)單位工作因其體制建設(shè)的需要，其檔案管理工作多數(shù)都是涉密的。檔案管理工作需要有保密理念。杜絕一切泄密行為。

6、規(guī)范電子檔案編號(hào)，建立科學(xué)、高效、現(xiàn)代化的檔案管理流程。

當(dāng)前，紙質(zhì)檔案管理材料因其查找不方便以及保存占用空間等制約因素，其使用正受到限制。檔案管理整體偏向建立電子檔案管理。我國(guó)行政事業(yè)單位進(jìn)行電子檔案管理的建立需要嚴(yán)格遵循檔案管理的特性條件下，還要注意形成具有我國(guó)行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展特色的管理體制。

結(jié)語

行政單位有其獨(dú)特的體制建設(shè)過程和體制建設(shè)特點(diǎn)，檔案管理是記錄整個(gè)單位建設(shè)歷程和人事歷程的檔案存檔工作，其科學(xué)的建立和可持續(xù)的維護(hù)事關(guān)整個(gè)單位的建設(shè)成績(jī)。具有不可替代的作用。各級(jí)行政事業(yè)單位需要高度對(duì)其進(jìn)行重視。本文對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新性提出的幾個(gè)策略是結(jié)合日常檔案管理工作提出，旨在希望在行政事業(yè)單位內(nèi)建立一支高效、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，形成一種健康、可持續(xù)發(fā)展的檔案管理體系，希望對(duì)后續(xù)檔案管理工作的開展具有拋磚引玉的作用。

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