試論電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的檔案管理

屈若卿 賈欣 杜穎

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案的出現(xiàn)轉(zhuǎn)變了原有的紙質(zhì)檔案管理制度與方法，對(duì)紙質(zhì)檔案管理工作帶來(lái)了不小的沖擊，使得檔案管理工作出現(xiàn)了電子檔案和紙質(zhì)檔案并存現(xiàn)象。本文將對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的檔案管理進(jìn)行分析和探究，希望為檔案管理人員的日常工作提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；檔案管理

檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)是信息化與電子化，然而受到檔案性質(zhì)、保密要求以及技術(shù)條件等多種因素的限制，當(dāng)前很多文件仍是紙質(zhì)檔案的形態(tài)。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的并存階段里，如何做好檔案管理工作是檔案管理人員需要思考和探索的問(wèn)題，而且應(yīng)通過(guò)適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)兩者進(jìn)行協(xié)調(diào)管理。

1 完善檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)

檔案載體的更新與檔案管理的智能化，對(duì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范提出了更高要求。數(shù)據(jù)質(zhì)量對(duì)檔案信息系統(tǒng)質(zhì)量起到?jīng)Q定性作用，因此，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)的格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)置，如相關(guān)著錄規(guī)則、標(biāo)引規(guī)則等。在新型檔案載體普及后，亟需完善檔案管理的標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，而且多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息儲(chǔ)存格式標(biāo)準(zhǔn)等都需要不斷地完善和改進(jìn)。一直以來(lái)，檔案管理使用的都是紙質(zhì)檔案，管理人員在檔案管理過(guò)程中已經(jīng)形成系統(tǒng)的管理理論、經(jīng)驗(yàn)、方式及制度。在出現(xiàn)新的檔案載體后，這些理論與制度被完全打亂[1]。因此，應(yīng)將建立新型檔案管理制度提上日程，確保其涵蓋電子檔案的利用、保管、鑒定、整理以及歸檔等多個(gè)環(huán)節(jié)，還應(yīng)完善電子檔案相關(guān)法律法規(guī)，確保電子檔案的法律地位與真實(shí)性。

2 建立健全電子檔案管理體系

紙質(zhì)檔案將紙張作為檔案的載體，這種管理模式和方法歷經(jīng)多年的實(shí)踐，充分證明了其可行性，而將這些紙質(zhì)檔案的管理模式和方法應(yīng)用于電子檔案的過(guò)程中，可能只適用一部分，而另一部分卻無(wú)法適用。因此，應(yīng)建立電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，健全電子檔案管理體系。由于電子檔案具有一定的特殊性，在具體的管理方法與管理環(huán)節(jié)上需要進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。按照過(guò)去的檔案管理流程，通過(guò)多個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)完善整個(gè)系統(tǒng)，確保檔案管理的過(guò)程一環(huán)套一環(huán)，層層相扣，并根據(jù)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。值得肯定的是，電子檔案對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了巨大影響，使檔案管理的方法和內(nèi)容都產(chǎn)生巨大變化。從管理方法來(lái)看，檔案管理的許多環(huán)節(jié)通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以完成。從管理內(nèi)容來(lái)看，收集電子檔案時(shí)應(yīng)使其完整度得到保證。同時(shí)，應(yīng)有側(cè)重點(diǎn)地對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定。電子檔案具有較強(qiáng)的易修改性，使得檔案的偽造和篡改十分容易，而且不會(huì)留下痕跡，因此要把鑒定真?zhèn)巫鳛殍b定工作的工作

重心。

3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員長(zhǎng)期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，使得這種管理模式與方法已經(jīng)根植于檔案管理人員的意識(shí)深處，對(duì)于新型的電子檔案，檔案管理人員應(yīng)做好充足的準(zhǔn)備，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理思維，更新現(xiàn)代化的檔案管理觀念，將電子檔案當(dāng)做檔案的重要組成部分，合理的進(jìn)行管理。同時(shí)，對(duì)于電子檔案給紙質(zhì)檔案帶來(lái)的沖擊，檔案管理人員應(yīng)努力增強(qiáng)自身素質(zhì)，不斷豐富專業(yè)知識(shí)。檔案管理人員不但要有充足的基礎(chǔ)知識(shí)，還要掌握一定的外語(yǔ)知識(shí)及計(jì)算機(jī)技術(shù)。在學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)時(shí)，不能僅學(xué)習(xí)其皮毛，還要深入了解計(jì)算機(jī)的開(kāi)發(fā)利用與信息管理方面，應(yīng)熟悉在管理電子檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的過(guò)程中計(jì)算機(jī)操作方法。因此，伴隨檔案管理工作中信息技術(shù)的發(fā)展與更新，管理人員的綜合素質(zhì)也應(yīng)盡快提高，不斷充實(shí)自己的檔案管理知識(shí)，調(diào)整檔案管理方法，從而使檔案管理工作能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量與水平。

4 加強(qiáng)檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子檔案與紙質(zhì)檔案都有其具體的物質(zhì)形態(tài)，應(yīng)通過(guò)基礎(chǔ)設(shè)施和條件的完善確保檔案的安全。案卷是紙質(zhì)檔案的最小保管單位，需要庫(kù)房、檔案裝具、卷盒、卷皮等保管條件與相應(yīng)的保管設(shè)備。紙質(zhì)檔案能夠存儲(chǔ)的信息量相對(duì)較小，會(huì)產(chǎn)生很多案卷，時(shí)間越長(zhǎng)，紙質(zhì)檔案就會(huì)越多，對(duì)庫(kù)房的存儲(chǔ)帶來(lái)了很大的壓力，檔案庫(kù)房緊張成為檔案管理工作的巨大阻礙[2]。電子檔案的出現(xiàn)有效解決了這一問(wèn)題，電子檔案主要使用光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)，在存儲(chǔ)檔案信息時(shí)以光盤(pán)為主。一個(gè)五寸的光盤(pán)大約能夠存儲(chǔ)三萬(wàn)至四五萬(wàn)頁(yè)A4大小的文稿，加之信息壓縮技術(shù)，光盤(pán)的存儲(chǔ)能力能擴(kuò)大十倍。使用光盤(pán)來(lái)存儲(chǔ)電子文件，不僅存儲(chǔ)的電子文件多，而且保管時(shí)只需要很小的空間，對(duì)于保管裝具也沒(méi)有過(guò)多的限制，在減少檔案庫(kù)房壓力的同時(shí)，也大大節(jié)省了人力與財(cái)力。

5 更新檔案管理工作理論

電子檔案的廣泛應(yīng)用，不但影響著檔案管理的實(shí)踐，還影響著檔案管理的理論。在研究檔案管理理論時(shí)，要充分考慮科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生的影響，并構(gòu)建新的檔案管理理論，使其不斷地完善與豐富，檔案管理人員還應(yīng)將發(fā)展和創(chuàng)新作為檔案管理理論的研究方向。

6 結(jié)語(yǔ)

總而言之，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的檔案管理工作是十分重要的。因此，為了更好地進(jìn)行管理工作，應(yīng)完善檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全的電子檔案管理體系，提高管理人員的綜合素質(zhì)，并加強(qiáng)檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從而有效整合電子檔案與紙質(zhì)檔案，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作的平穩(wěn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王鵬，范智新.新形勢(shì)下加強(qiáng)高校院系檔案管理工作的思考——以華中科技大學(xué)生命科學(xué)與技術(shù)學(xué)院檔案室為例[J].蘭臺(tái)世界，2018，（07）：58-60.

[2]侯衛(wèi)元.轉(zhuǎn)變思維，謀求創(chuàng)新——大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維轉(zhuǎn)變的“四核心”要素[J].科教文匯（下旬刊），2018，（06）：191-192.