醫(yī)院人事檔案的信息化管理分析

文/錫林郭勒盟醫(yī)院　單麗麗

醫(yī)院人事檔案的信息化管理分析

文/錫林郭勒盟醫(yī)院?jiǎn)嘻慃?/p>

【摘要】當(dāng)前，信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院人事檔案管理的主要發(fā)展方向。本文分析了醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要性探討了實(shí)施人事檔案信息化管理的途徑，并對(duì)人事檔案信息化管理中應(yīng)注意的問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)，希望能夠?qū)︶t(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展有所助益。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案；信息化管理；檔案管理

一、進(jìn)行醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要性

（一）醫(yī)院人事檔案越來(lái)越復(fù)雜。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，人事檔案管理的主要內(nèi)容是醫(yī)院工作人員的個(gè)人工作檔案。但是，隨著醫(yī)院管理制度的改革進(jìn)行以及醫(yī)護(hù)工作人員的績(jī)效考核方法的不斷革新，能夠進(jìn)入醫(yī)院人事檔案中的資料也越來(lái)越多，其中包含很多聲像、影像資料，必須用信息化的管理方式，才能將這些資料作為人事檔案進(jìn)行妥善保存。

（二）人事檔案的服務(wù)性需要增多。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中發(fā)展起來(lái)的醫(yī)院，既是具有社會(huì)福利性質(zhì)的組織，也是盈利性組織，因此也必須面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。醫(yī)院所提供的醫(yī)療服務(wù)水平由醫(yī)生的個(gè)人職業(yè)素質(zhì)和醫(yī)院其他工作人員的職業(yè)能力共同組成，很多患者在選擇醫(yī)院之前都會(huì)對(duì)醫(yī)護(hù)工作人員的個(gè)人工作資料進(jìn)行了解。如果醫(yī)院人事檔案能夠提供更多的資料和服務(wù)，那么對(duì)醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力的提升也是有幫助的。

二、實(shí)施醫(yī)院人事檔案信息化管理的途徑

（一）建立信息化檔案管理制度。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，必須從工作的全局出發(fā)，從檔案利用需求出發(fā)，綜合考慮，科學(xué)、合理、務(wù)實(shí)地制定出近期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃；醫(yī)院檔案信息化工作又是一項(xiàng)涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的綜合性工作，必須加強(qiáng)統(tǒng)籌，確保各部門(mén)的協(xié)調(diào)一致，只有這樣才能確保整個(gè)數(shù)字化的健康有序發(fā)展。因此，開(kāi)展醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作的第一步，是建立檔案數(shù)字化工作制度，除了對(duì)醫(yī)院現(xiàn)存的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、建立各種檔案表格并將員工的個(gè)人檔案、工作變動(dòng)檔案、考評(píng)檔案等進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的電子信息輸入和歸檔之外；還需要根據(jù)醫(yī)院實(shí)際需要，對(duì)各類(lèi)檔案的提交格式、提交時(shí)間等進(jìn)行規(guī)定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔；另外，如果醫(yī)院有能力進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，則檔案工作人員應(yīng)該充分發(fā)揮自身的數(shù)據(jù)管理能力，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期的整理和管理。這些都應(yīng)該體現(xiàn)在人事檔案信息化工作制度之中。

（二）配置信息化檔案管理的工作設(shè)備。檔案信息化工作的實(shí)現(xiàn)需要一系列與信息數(shù)據(jù)有關(guān)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備。硬件設(shè)備包括電腦、打印機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤(pán)等；軟件設(shè)備則包括適合于醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件、辦公軟件等。作為檔案管理工作人員，首先應(yīng)該以檔案數(shù)字化工作的實(shí)際內(nèi)容為基礎(chǔ)，對(duì)醫(yī)院目前已有的硬件和軟件資源進(jìn)行考察和整合，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用，并列舉出信息化檔案工作發(fā)展中可能需要到的硬件和軟件，提出申請(qǐng)材料，進(jìn)行設(shè)備申請(qǐng)。檔案信息化工作的硬件和軟件準(zhǔn)備并不是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化工作的真正基礎(chǔ)，有了信息化工作環(huán)境而檔案工作人員的職業(yè)能力不足，數(shù)字化工作也是難以實(shí)現(xiàn)的。因此，醫(yī)院人事檔案工作人員應(yīng)有意識(shí)地進(jìn)行自身職業(yè)能力的提高，要經(jīng)常閱讀檔案工作相關(guān)書(shū)籍并學(xué)習(xí)檔案信息化工作的先進(jìn)技能，使檔案數(shù)字化工具的作用發(fā)揮到最大。

（三）確定精細(xì)化管理的檔案管理方法。檔案信息化工作以檔案資料的信息化存儲(chǔ)和提取為基礎(chǔ)，而檔案資料的信息化工作是十分龐大的，如果醫(yī)院各科室呈報(bào)的檔案都是紙質(zhì)資料，那么這個(gè)工作量對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)幾乎是難以完成的。因此，要全面開(kāi)展檔案信息化管理工作，還需要對(duì)對(duì)檔案信息化精細(xì)管理，即明確檔案的來(lái)源責(zé)任、管理責(zé)任和服務(wù)責(zé)任。信息化人事檔案的來(lái)源是醫(yī)院的各個(gè)科室，例如醫(yī)院各科室的醫(yī)護(hù)人員本人上交的個(gè)人資料、調(diào)職申請(qǐng)、調(diào)令、先進(jìn)評(píng)獎(jiǎng)等，在數(shù)字化檔案工作實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，需要企業(yè)和檔案工作人員對(duì)數(shù)字化檔案工作進(jìn)行企業(yè)全員宣傳，敦促企業(yè)各部門(mén)負(fù)起檔案來(lái)源責(zé)任，按照數(shù)字化檔案管理制度提交符合檔案管理規(guī)范的文書(shū)；另外，檔案工作者還需要明確自身對(duì)檔案的管理責(zé)任和服務(wù)責(zé)任，認(rèn)真學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案的安全管理技能，指導(dǎo)并幫助醫(yī)院?jiǎn)T工熟悉自助調(diào)取檔案的程序，提高檔案工作的服務(wù)效率。

三、實(shí)施醫(yī)院人事檔案信息化管理應(yīng)注意的問(wèn)題

目前很多醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案信息化管理的過(guò)程中，都不惜投入大量資金，但是，由于檔案管理改革速度慢，投入的資金往往不能發(fā)揮效用，反而造成浪費(fèi)。因此，在實(shí)施人事檔案信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)始終注意對(duì)醫(yī)院資源的有效利用，使信息化檔案建設(shè)符合醫(yī)院工作的實(shí)際情況。

四、總結(jié)

醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作，需要通過(guò)全院上下的共同努力才能夠完成。相信隨著檔案信息化建設(shè)步驟的加快，醫(yī)院人事檔案管理一定能成為醫(yī)院發(fā)展的重要推力。

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