學(xué)校學(xué)籍檔案管理及開發(fā)利用探討

文/廣東省中山市沙溪鎮(zhèn)檔案館　梁頌華

學(xué)校學(xué)籍檔案管理及開發(fā)利用探討

文/廣東省中山市沙溪鎮(zhèn)檔案館梁頌華

【摘要】學(xué)籍檔案是歷史的原始記錄，記錄學(xué)生學(xué)習、實踐以及成長過程評價等方面的有價值的內(nèi)容，它具有很強的原始性，是綜合、全面反映學(xué)生學(xué)習階段真實情況的記載，而學(xué)籍檔案管理是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標志，對學(xué)籍檔案進行科學(xué)管理，合理開發(fā)利用，能規(guī)范學(xué)校教學(xué)秩序、提高教育教學(xué)質(zhì)量、促進良好學(xué)風形成、促使學(xué)生健康發(fā)展、提供社會參照依據(jù)。本文結(jié)合目前學(xué)籍檔案管理存在的普遍問題及其自身具有的價值和作用，對學(xué)校學(xué)籍檔案的管理以及開發(fā)利用進行分析和探討。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍檔案；檔案管理；開發(fā)利用

當前，學(xué)籍檔案在學(xué)校管理與教育教學(xué)方面發(fā)揮著日益重要的作用，加強學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用，對提高學(xué)校管理水平和促進學(xué)生健康發(fā)展具有積極的意義。但是，當前學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作中還存在一些普遍的問題，制約著學(xué)籍檔案管理工作的有效開展，如何更科學(xué)地管理學(xué)校學(xué)籍檔案并最大程度地挖掘其利用價值，為學(xué)校、師生、社會做出更多更好的服務(wù)，值得探討和實踐。

一、學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作中存在的普遍問題

（一）不重視學(xué)籍檔案的管理。學(xué)籍檔案主要是記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習成績、行為操守等情況，具有一定的原始性與法律性。但是當前很多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和管理者認為，檔案只是一種記錄的形式，除了用作學(xué)歷證明之外，沒有太大的實際作用，所以在進行檔案記錄時，內(nèi)容不完整、對學(xué)生的評語千篇一律，沒有根據(jù)學(xué)生自身的特點進行評價，可信度、可參考度比較差，而且由于學(xué)校不重視，學(xué)籍檔案管理主要以人工操作為主，影響了學(xué)籍檔案的真實和可靠。

（二）管理制度和方法不完善。加強學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作，就必須有完善的管理制度作為保障，但是目前不完善的學(xué)籍檔案管理制度，造成學(xué)籍檔案整理、保管工作局面混亂，如學(xué)籍檔案填寫不規(guī)范、填寫材料欠詳盡、保管材料有遺漏等情況經(jīng)常發(fā)生；造成管理人員素質(zhì)能力不到位，如管理人員沒有達到相應(yīng)的職稱要求或沒有取得相應(yīng)的崗位資格證。學(xué)籍檔案管理的方法也不完善，如學(xué)籍檔案中存在時間、內(nèi)容漏填，必要信息不填，忘記蓋章等現(xiàn)象，造成檔案材料信息不齊全；檔案在轉(zhuǎn)遞時，由于管理不夠嚴格，造成信息泄露。制度和方法的不完善，已經(jīng)嚴重制約學(xué)籍檔案管理質(zhì)量的提升及利用效果的實現(xiàn)。

（三）缺乏高素質(zhì)管理隊伍。學(xué)校學(xué)籍檔案管理是一項非常細致的工作，具有極強的程序性和專業(yè)性，工作上要求嚴肅、認真，人員上要求業(yè)務(wù)素質(zhì)較高、職業(yè)道德較好。然而，大部分學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員主要是由一些年齡比較大的職工、在外聘請的一些“半路出家”的人員或者一崗多責的人員組成。人員素質(zhì)不高，崗位職責過多，難以將精力集中于檔案管理工作上來，影響了學(xué)籍檔案管理工作的順利開展；人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，崗位更換頻繁，難以形成穩(wěn)定的人才隊伍，影響了學(xué)籍檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展；人員職責不明確、工作意識不足，難以形成高效的工作團隊，影響學(xué)籍檔案管理工作的有效開展。

二、加強學(xué)校學(xué)籍檔案管理及開發(fā)利用的對策

（一）提高對學(xué)籍檔案管理的重視程度。學(xué)籍檔案記錄學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習情況，是學(xué)校日常管理的重要組成部分，是單位選人用人的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學(xué)校和學(xué)生的評價，因此，學(xué)籍檔案的管理對學(xué)校聲譽和學(xué)生前途有深遠影響，必須提高重視程度。學(xué)校應(yīng)向?qū)W生講解有關(guān)學(xué)籍制度，促使學(xué)生明確努力方向，規(guī)范學(xué)習行為，遵循學(xué)校規(guī)則，促進良好學(xué)風形成，留下真實而良好的學(xué)習記錄。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視和支持學(xué)籍檔案工作的開展，把它納入到學(xué)校教務(wù)工作中去，明確主管人員職責，做好學(xué)籍檔案的收集、整理、保管、利用等工作，做到每學(xué)期每學(xué)年度按時、完整、準確歸檔，并根據(jù)社會的發(fā)展變化，不斷加強管理，提高重視程度，使學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作跟上時代步伐，發(fā)揮學(xué)籍檔案的積極作用。

（二）完善學(xué)籍檔案管理制度和管理方法。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動的有序進行，從而提高學(xué)校的管理水平。學(xué)校應(yīng)根據(jù)學(xué)籍檔案的特點以及規(guī)律，建立完善的、規(guī)范化的管理制度，從學(xué)籍檔案的收集、整理、保管到查詢、利用等環(huán)節(jié)都要有完善的管理制度，如制定學(xué)籍保管規(guī)定、學(xué)籍收集整理制度、學(xué)籍查詢利用制度、學(xué)籍管理人員崗位職責等，做到有章可循，有據(jù)可依，保證每一環(huán)節(jié)都嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。

完善的管理制度還要有好的管理方法進行配套，可制定各類表格模板，規(guī)定材料尺寸，規(guī)范格式樣式，使收集的學(xué)籍材料比較整齊、統(tǒng)一，提高整理操作效率；對歸檔的學(xué)籍檔案科學(xué)地編制索引號，并利用計算機進行輔助管理，提高查詢利用效率；制定有效的激勵機制，激發(fā)管理人員的責任意識和服務(wù)精神。

（三）強化現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理及開發(fā)利用。學(xué)籍檔案電子化管理較傳統(tǒng)管理方式具有強大優(yōu)勢，存儲信息量大，保存時間和空間不受限制，檢索迅速、查閱方便，能大大提高學(xué)籍檔案管理的效率。在信息化時代，學(xué)校應(yīng)積極使用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增加經(jīng)費投入，加強學(xué)籍檔案的管理和利用，根據(jù)學(xué)校的實際情況，建立完善的學(xué)籍查詢管理系統(tǒng)。建立和完善學(xué)生學(xué)籍信息檔案，完善查詢功能，保證學(xué)生的基本情況能夠快速、準確的查獲。對學(xué)生的升學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等變動情況都能及時地反映到系統(tǒng)當中，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師的查詢提供便利，從而及時掌握學(xué)生的情況。同時，通過信息化的管理方式，避免因紙質(zhì)學(xué)籍檔案丟失造成難以補齊補全學(xué)籍信息的情況發(fā)生，消除日后對學(xué)生的就業(yè)影響。

現(xiàn)代化的學(xué)籍管理方式，更有助于學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用，學(xué)?？梢酝ㄟ^對學(xué)生的學(xué)籍檔案的分析和研究，掌握信息資料，總結(jié)出教學(xué)規(guī)律。學(xué)校也可以根據(jù)各屆學(xué)生的學(xué)習情況、畢業(yè)情況等進行分析，從而為今后的教學(xué)工作提供數(shù)據(jù)和信息支持，而且完善的信息化學(xué)籍檔案管理，也能夠快速的查詢學(xué)生在校情況，避免偽造學(xué)歷證書等情況的出現(xiàn)。

（四）推動學(xué)籍檔案人才隊伍建設(shè)和服務(wù)意識提升。專業(yè)且細致的學(xué)籍檔案管理工作要求管理人員具備一定的科學(xué)文化水平和業(yè)務(wù)知識，熱愛檔案事業(yè)，有責任心和服務(wù)意識，能研究和解決新問題。要建立這樣的人才隊伍，非一朝一夕可以實現(xiàn)的，學(xué)校應(yīng)有針對性地培養(yǎng)人才，適當提高人員待遇，穩(wěn)定管理隊伍，激發(fā)工作熱情，保證學(xué)籍檔案管理工作的嚴肅性和持續(xù)性。

養(yǎng)檔千日，用在一朝，提供利用是檔案價值最直接的體現(xiàn)，再能干的學(xué)籍檔案管理人才也不能缺失服務(wù)意識。學(xué)籍檔案中的學(xué)習成績、獎勵、評價等都是關(guān)乎學(xué)生利益的，職稱評定、繼續(xù)教育學(xué)分確認、遺失證書開具學(xué)歷證明都需要用到學(xué)籍相關(guān)證明。學(xué)校應(yīng)制定服務(wù)工作考核標準，強化管理人員的責任感和使命感；設(shè)置學(xué)籍檔案利用服務(wù)評價表，自覺接受外界服務(wù)評價監(jiān)督，提升自身服務(wù)意識；認真收集整理和保管學(xué)生的學(xué)籍檔案，并進行系統(tǒng)化的管理，便于隨時查閱利用，提供準確、可靠的信息資源。

三、結(jié)束語

學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生在校各種情況的歷史資料，具有一定的價值，學(xué)校應(yīng)積極完善學(xué)籍檔案的管理制度和管理方法，提高學(xué)籍檔案管理人員的服務(wù)意識，建立完善的查詢體系，便于學(xué)校學(xué)籍檔案的開發(fā)和利用。

參考文獻：

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