芻議中學(xué)人事檔案的信息化建設(shè)

文/福建省福州第四中學(xué)　簡(jiǎn)雅靜

芻議中學(xué)人事檔案的信息化建設(shè)

文/福建省福州第四中學(xué)簡(jiǎn)雅靜

【摘要】人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案管理和開發(fā)的基礎(chǔ)，中學(xué)人事檔案信息化能提高人事檔案信息的管理與利用水平，滿足中學(xué)人事檔案管理工作的需求。本篇文章主要從當(dāng)前中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題以及中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)的方式兩個(gè)方面進(jìn)行分析，旨在改善中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題，提升中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果。

【關(guān)鍵詞】中學(xué)人事檔案；信息化建設(shè)；數(shù)據(jù)庫(kù)；檔案管理

中學(xué)人事檔案的管理是中學(xué)人事管理工作的基礎(chǔ)任務(wù)之一，對(duì)人事管理工作中的組織決策、人員考核以及人才選拔等具有重要意義。其信息化建設(shè)就是利用現(xiàn)代技術(shù)手段將人事檔案的管理從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理模式，從而更好地提高人事檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)中學(xué)人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。本篇文章主要結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)中學(xué)人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行分析和研究，提出一些相關(guān)問題及建議，希望能夠?qū)χ袑W(xué)人事檔案的信息化建設(shè)產(chǎn)生一定的積極影響和借鑒意義。

一、當(dāng)前中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

當(dāng)前中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)中，主要存在缺乏完整的人事檔案信息化建設(shè)體系、缺乏完善的人事檔案信息化建設(shè)管理系統(tǒng)以及缺乏高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍等方面的問題。

（一）缺乏完整的人事檔案信息化建設(shè)體系。當(dāng)前許多中學(xué)在人事檔案信息化建設(shè)中存在著缺乏完整的人事檔案信息化建設(shè)體系的問題，人事檔案管理制度中涉及人事檔案信息化管理制度的內(nèi)容較為薄弱。人事檔案信息化建設(shè)體系是人事檔案信息化管理的前提和制度保障。學(xué)校需要結(jié)合內(nèi)部實(shí)際情況和發(fā)展要求，建立完善的人事檔案信息化建設(shè)體系，才能夠使學(xué)校的信息化建設(shè)更加科學(xué)、完善，真正發(fā)揮信息化管理模式的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。

（二）缺乏完善的人事檔案信息化建設(shè)管理系統(tǒng)。當(dāng)前許多學(xué)校的人事檔案管理仍然停留于紙上，主要是借助紙質(zhì)的材料進(jìn)行加工和管理，人事檔案管理人員的工作內(nèi)容主要為收集檔案、管理檔案、保管檔案以及轉(zhuǎn)移檔案等基礎(chǔ)性的工作。一些學(xué)校雖然引進(jìn)了一些信息技術(shù)輔助手段，但是針對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的力度不足，對(duì)信息技術(shù)輔助手段的應(yīng)用效果和應(yīng)用頻率較差，人事檔案信息管理質(zhì)量有待提升。

（三）缺乏高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍。人事檔案的信息化建設(shè)不僅需要完善的人事檔案信息化建設(shè)管理系統(tǒng)和完善的信息化管理體制，同時(shí)也需要一批具有高素質(zhì)、高技能水平的人事檔案管理人員參與其中，才能夠真正更好地實(shí)現(xiàn)中學(xué)人事檔案的信息化建設(shè)。但是在當(dāng)前的中學(xué)人事檔案管理過程中，人事檔案管理隊(duì)伍中的管理人員的素質(zhì)普遍不高，技能水平不足，無法靈活的操作信息技術(shù)軟件進(jìn)行高效化的人事檔案管理。

二、中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)的方式

中學(xué)人事檔案信息化的建設(shè)，可以通過建立健全各項(xiàng)信息化檔案管理制度，提升信息化檔案管理力度；構(gòu)建創(chuàng)新人事管理的模式，完善人事管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)以及加強(qiáng)對(duì)信息管理人才的培養(yǎng)，提升人事檔案管理人員綜合水平等方式來開展。

（一）建立健全各項(xiàng)信息化檔案管理制度，提升信息化檔案管理力度。信息化檔案管理制度的確定，能夠改善傳統(tǒng)的中學(xué)人事檔案管理過程當(dāng)中存在著的缺乏完整的人事檔案信息化建設(shè)體系的問題。

在中學(xué)檔案信息化建設(shè)的過程中，學(xué)校要建立一套較為完善的人事檔案信息化管理制度，將信息化的管理模式融入到學(xué)校人事管理流程中，推行一套完善的規(guī)章管理?xiàng)l例。在規(guī)章制度建設(shè)的過程中，學(xué)?？梢酝ㄟ^召開聽證會(huì)、教代會(huì)等方式，充分征求教師們的意見，使中學(xué)人事檔案信息化建設(shè)管理制度更完善，最大范圍地涉及到學(xué)校人事檔案管理中的各個(gè)層面。同時(shí)，群策群力也能夠使學(xué)校展現(xiàn)出一份團(tuán)結(jié)的力量，為中學(xué)檔案信息化建設(shè)制度的實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)。

另外，學(xué)校在制定了完善的人事檔案信息化管理制度的基礎(chǔ)上，可以通過適當(dāng)?shù)拇胧M(jìn)行宣傳和貫徹，逐步完善人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。同時(shí)，人事檔案信息化管理要注意安全問題的防范。安全問題來源于人事檔案管理中錄入、傳輸?shù)榷鄠€(gè)環(huán)節(jié)，所以也要結(jié)合中學(xué)人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，制定明確的人事檔案管理職責(zé)，使每一位人事檔案管理人員都能夠各司其職，一旦出現(xiàn)任何問題，及時(shí)追究相關(guān)負(fù)責(zé)人員的責(zé)任，從而在最大限度上，避免人事檔案安全問題的出現(xiàn)。

（二）創(chuàng)新人事管理的模式，完善人事管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)。

中學(xué)人事檔案信息化的建設(shè)，首先要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理的模式和觀念，將信息化的軟件引入中學(xué)人事檔案管理的過程當(dāng)中，為中學(xué)人事檔案管理質(zhì)量和管理效率的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

學(xué)?？梢越柚F(xiàn)代化的信息管理基礎(chǔ)設(shè)備，提升中學(xué)各個(gè)部門以及檔案管理室的信息化普及范圍，建立校園檔案管理體系，使學(xué)校的檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)能夠借助計(jì)算機(jī)、掃描儀等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代設(shè)備實(shí)施全面化的檔案管理，告別人事檔案管理仍然停留于紙上的問題，積極推進(jìn)檔案管理的全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。

另外，學(xué)校要注意建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，學(xué)習(xí)其他學(xué)校的優(yōu)秀檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)及模式，并結(jié)合自身的辦學(xué)特色和人事管理需求，進(jìn)行改革和創(chuàng)新，創(chuàng)建滿足學(xué)校人事管理需求、符合國(guó)家管理規(guī)范的人事信息化管理模式，為學(xué)校檔案信息化的管理創(chuàng)建良好的條件。

（三）加強(qiáng)對(duì)信息管理人才的培養(yǎng)，提升人事檔案管理人員綜合水平。人事檔案信息化軟件模式的創(chuàng)新需要具備一些能夠熟練操作信息化軟件的人員參與其中，才能夠更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。在中學(xué)人事檔案信息化管理的過程中，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)人才的重視，注重外部引進(jìn)和內(nèi)部培養(yǎng)，內(nèi)外結(jié)合，全面提升中學(xué)人事檔案管理人員的綜合水平。

學(xué)校在對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)上，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新人事檔案信息化建設(shè)的新理念、新技術(shù)。在外部引入方面，加強(qiáng)對(duì)信息管理人員的培養(yǎng)，建立一批具有高素質(zhì)、高技能的復(fù)合型人才隊(duì)伍，更好地為檔案信息化建設(shè)服務(wù)。學(xué)校內(nèi)部也要積極鼓勵(lì)和督促人事檔案管理人員參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，通過各種培訓(xùn)班、進(jìn)修班加強(qiáng)對(duì)檔案人員檔案的信息化管理理論和現(xiàn)代化操作技能的培訓(xùn)，同時(shí)，學(xué)校還要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的考核，加強(qiáng)檔案人員對(duì)自身技能水平提升的重視程度，進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理人員綜合水平的提升。

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