實施檔案規(guī)范化管理提升辦公室檔案管理效率

文／甘肅省蘭州市大唐八O三發(fā)電廠　閆思明

?

實施檔案規(guī)范化管理提升辦公室檔案管理效率

文／甘肅省蘭州市大唐八O三發(fā)電廠閆思明

【摘要】在當前的市場經(jīng)濟條件下，面對各種挑戰(zhàn)與沖擊，只有做好檔案規(guī)范化管理，才能提升辦公室檔案管理效率。基于如此背景，本文從辦公室檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀入手，介紹如何規(guī)范化辦公室檔案管理，確保管理效率的提升，希望對今后辦公室檔案管理有一定的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】辦公室；規(guī)范化；檔案；管理

辦公室檔案管理對企業(yè)工作開展有著直接影響。想要提升工作效率，需開展規(guī)范化管理，只有確保檔案工作在有序、有效的環(huán)境下進行，才能奠定良好的基礎(chǔ)，推動其余工作的順利開展，也只有如此才能夠讓企業(yè)發(fā)揮自我優(yōu)勢，走上發(fā)展之路。

一、辦公室檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

（一）對檔案工作重視程度偏低。一般來說，企業(yè)只注重經(jīng)營這一個“一線”業(yè)務(wù)，卻忽視了檔案與后勤這一類型的“二線”業(yè)務(wù)，檔案管理人員往往是由企業(yè)其余的人員兼職，而檔案設(shè)施與庫房等準備也不夠齊全。

（二）管理水平無法跟上發(fā)展要求。由于企業(yè)檔案制度健全度偏低，缺少檔案管理方面的有效措施，使得檔案人員無法及時掌握法規(guī)規(guī)范；甚至出現(xiàn)部分企業(yè)未進行各個部門資料的收集整理，也就無法涉及檔案的規(guī)范整理與利用。

（三）繁多的檔案門類，制約管理效率。在《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》中，企業(yè)的檔案管理分為專門類、科技類、管理文書類等方面，又設(shè)置有一級類目十個，二級類目若干個，但是各種檔案立卷歸檔的方式有所差異，因此，很難掌握新門類檔案的歸檔問題。

（四）檔案人員素質(zhì)跟不上檔案工作提出的要求?？傮w來說，大部分檔案管理人員都屬于“半路出家”，絕大部分檔案管理人員都達不到檔案管理業(yè)務(wù)水平的基本要求，更談不上高水平管理。

二、辦公室檔案管理規(guī)范化的有效途徑

面對企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化現(xiàn)狀時，提出以下幾點措施，能夠讓相關(guān)的人員認識到辦公室檔案管理工作規(guī)范化的重要性，提升辦公室檔案管理效率。

（一）規(guī)范檔案管理程序。管理程序化是檔案管理規(guī)范化最明顯的特征。對于檔案的立卷、存檔以及調(diào)檔等檔案工作開展時，需要制定相匹配的工作流程，并且在實際環(huán)節(jié)嚴格地遵守程序要求，確保每一道工序都能做到真實、準確，并且還有專門的負責人監(jiān)督。另外，盡可能簡化檔案管理程度，在滿足管理效率與管理質(zhì)量的前提下，簡化工作程序，避免管理人員花費過多的精力與時間在檔案管理上。

（二）緊跟時代步伐，完善檔案管理設(shè)施。檔案管理工作效率會受到檔案管理設(shè)備的直接影響。無論是任何企業(yè)，都應(yīng)該認識到只有投資才能有所回報。目前，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化信息管理的模式前進，這不僅能提高檔案的安全性，同時也避免紙質(zhì)檔案的過渡消耗，并且相比傳統(tǒng)的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開展時，應(yīng)緊緊貼近時代潮流，引入最新的管理方法與設(shè)備，在培養(yǎng)人員實際操作能力的同時，提升檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用能力，確保工作人員將理論與實際相互聯(lián)系，提升檔案管理工作效率。

對于企業(yè)而言，只有認識到檔案管理運轉(zhuǎn)效率提升對企業(yè)發(fā)展的重要性，能夠及時地更新工作設(shè)備，才能提高檔案管理工作效率。信息化的檔案管理是為了合理地運用信息，最大化信息作用。當今社會強調(diào)智能化管理，這也是社會發(fā)展大勢所趨。在有限的財力之下，審時度勢、深入調(diào)查，確保信息化建設(shè)最核心的部分能夠得以有效運轉(zhuǎn)，確保硬件設(shè)施與檔案管理工作人員的工作保持最大程度的貼合，如此才能迎合可持續(xù)發(fā)展的要求，為企業(yè)發(fā)展奠定物質(zhì)方面的基礎(chǔ)。

（三）注意檔案信息開發(fā)利用，做好信息的反饋與收集。開展檔案管理是為檔案的利用服務(wù)。在做好管理的同時，檔案管理人員還應(yīng)調(diào)整原本被動的服務(wù)方式，轉(zhuǎn)變成主動出擊，完善檔案的開發(fā)與利用，可以編寫《機構(gòu)沿革》《大事記》等檔案，利用定期的分析、匯集相關(guān)的參考材料，以便領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門在工作決策是有一定的參考依據(jù)。此外，重視檔案利用信息的反饋與收集。在日復(fù)一日的工作中，檔案人員從事了大量的工作，而成果的利用、信息收集作為檔案工作的延伸，也能夠成為最佳的工作成效證明，因此，注重信息開發(fā)利用，就成為檔案管理的核心。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理規(guī)范化工作的開展與辦公室檔案管理人員的素質(zhì)之間是相輔相成的。提高管理人員的基本素質(zhì)，就能規(guī)范化檔案管理工作，同樣，在檔案管理工作規(guī)范化開展的進程中，也能提高檔案管理人員的基本素質(zhì)。提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不僅僅是專業(yè)素質(zhì)與技術(shù)能力水平，同時，檔案工作責任重大，涉及到企業(yè)的機密，思想品質(zhì)也是檔案管理工作開展不可或缺的一部分，保持檔案管理人員過硬的技術(shù)、高度的政治可信度也成為企業(yè)規(guī)范化檔案管理必備條件。

三、結(jié)語

在國內(nèi)企業(yè)的檔案管理中，辦公室檔案管理規(guī)范化是核心任務(wù)，而規(guī)范化管理又具備積極作用。當然，檔案管理并非是檔案部門人員努力就能提升效率的，檔案管理需要企業(yè)各個部門人員的共同努力，才能提高檔案管理工作效率，確保企業(yè)檔案可以更好的為企業(yè)服務(wù)。

參考文獻：

[1]涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2012 (15):149-150.

[2]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(05):171-172.