加強基礎財務管理工作的探索與實踐

（上海青晨置業(yè)有限公司 上海200040）

一、引言

6S管理起源于日本工業(yè)企業(yè)的5S管理，即整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）。其含義是指在工業(yè)現(xiàn)場對人員、機器、材料、方法、環(huán)境等生產(chǎn)要素進行有效的管理，并通過規(guī)范現(xiàn)場的管理營造良好的工作環(huán)境，培養(yǎng)員工的良好工作習慣。日本的5S現(xiàn)場管理理念助推了日本產(chǎn)品品質的提升，造就了日本制造業(yè)的輝煌。5S管理理論和實踐在日本豐田公司大力倡導下，迅速傳遍歐美等發(fā)達國家，并被各國管理界和實務界所認同。像日本的豐田公司、本田公司，韓國的LG、三星，美國的GE公司等都采用5S管理方法。5S管理在傳入中國后，在海爾等公司的革新下加入“安全（Safety）”要素，最終形成了6S管理理論。6S管理方法在海爾、聯(lián)想、華為、東航、成飛集團等國內(nèi)一流企業(yè)的現(xiàn)場管理中取得了顯著成效。

6S管理理論之所以能夠取得成功，不僅僅是因為它有效地規(guī)范了現(xiàn)場管理，使得現(xiàn)場干凈、整潔、有序，更為關鍵的它是對企業(yè)文化和人的素質的管理。6S突出強調了對環(huán)境的管理、對人的管理，從對現(xiàn)場環(huán)境和物料的管理上升到產(chǎn)品品質的管理，從對物的規(guī)范化上升為對人的規(guī)范化，從對員工現(xiàn)場行為的要求上升為對企業(yè)執(zhí)行力的要求。

現(xiàn)場管理是企業(yè)提高質量、降低成本、提升品質、提高勞動生產(chǎn)率、改善企業(yè)形象的關鍵，6S管理是關于現(xiàn)場管理的法寶。目前它已經(jīng)突破制造業(yè)的范圍，在服務業(yè)、教學科研機構、政府部門、醫(yī)療行業(yè)等得到大力推廣和應用。從廣義上講，6S管理方法可以在一切以完成（生產(chǎn)）任務為核心的活動場所實踐和應用。本文將6S管理方法應用于公司的基礎財務管理工作，并以6S管理方法指導公司的財務管理工作實踐。

二、整理（Seiri）

（一）“整理”在6S中的基本含義。整理，是指區(qū)分工作環(huán)境中需要與不需要的物品，對不需要的物品加以處理。在生產(chǎn)現(xiàn)場中，區(qū)分需要和不需要的工具及文件等物品并進行適當整理，對于提高工作效率、降低資源浪費、提升工作士氣是很有必要的，它是生產(chǎn)現(xiàn)場管理的第一步。

（二）“整理”在基礎財務管理工作中的應用?！罢怼痹诨A財務管理工作中的應用，主要是要區(qū)分辦理財務業(yè)務所必須的辦公物品、文檔資料與非必要的辦公物品、文檔資料，以及區(qū)分需要特別管理的物品。對于非必要的辦公物品及文檔資料則要清理出財務辦公場所或者是放置于不妨礙正常辦公的位置。

三、整頓（Seiton）

（一）“整頓”在6S管理中的基本含義。整頓，是指將整理后留下來的必要物品進行科學合理的布置和擺放，明確數(shù)量，并進行有效的標識。

（二）“整頓”在基礎財務管理工作中的應用?！罢D”在基礎財務管理工作中的應用，主要包括以下幾點：1.辦公物品的擺放和財務文件檔案資料的保管整齊有序，這不但是做好財務工作的基本功，而且可以大大提高工作效率，并有效改善工作環(huán)境、提高工作愉悅度。2.不同公司的業(yè)務資料要分開放置和處理。目前單一公司較少，往往是一套人馬幾塊牌子。對于這種涉及到一處辦公地點同時操作多家公司業(yè)務的，不同公司的業(yè)務資料需要分開放置。3.堅持靈活方便的原則，處理完畢的與未處理完畢的、重要的與非重要的資料需要分開放置或保管。4.對于重要的財務數(shù)據(jù)，如賬套資料數(shù)據(jù)，應定期備份數(shù)據(jù)并妥善保管。5.需要特別管理的物品，比如公司證照、印章等，應根據(jù)公司制度要求妥善安排專人保管并采取必要保護措施。

四、清掃（Seiso）

（一）“清掃”在6S管理中的基本含義。清掃，是把工作場所打掃干凈，清除工作場所的臟污，使工作場所干凈整潔，創(chuàng)造一個一塵不染的工作環(huán)境，并將設備保養(yǎng)得干凈完好，對出現(xiàn)異常的設備進行修理。

（二）“清掃”在基礎財務管理工作中的應用?！扒鍜摺痹?S管理中的隱性含義是創(chuàng)造一個干凈、整潔、順暢的工作環(huán)境，并對干凈、整潔、順暢的工作所賴以運行的載體進行維護保養(yǎng)。所以，“清掃”在基礎財務管理工作中的應用，已經(jīng)不是單純的打掃衛(wèi)生、維護好財務辦公設備那么簡單，它在財務管理工作中具有特殊的含義。

“清掃”在財務管理工作中的實質性含義是指理順財務工作流程、規(guī)范財務運作模式。結合基礎財務管理工作的內(nèi)容，具體來講有以下幾個方面：一是規(guī)范財務系統(tǒng)內(nèi)部的財務作業(yè)流程。一方面要明確不同財務崗位職責，定崗定編，另一方面要建立財務系統(tǒng)內(nèi)部的工作流程圖，使每個工作崗位不但明確自己的職責邊界，而且清楚自己在財務系統(tǒng)整體環(huán)節(jié)中的所在。二是規(guī)范公司整體的報銷/請款及相應的審核流程。財務部門切忌只管自己的一畝三分地，而要把角度放在整個公司考慮問題，因為公司的所有事項都將會直接或間接地和財務聯(lián)系起來。所以，財務部門要重視并積極參與公司整體的報銷/請款審批流程的制定，時刻關注審批流程執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題并及時單獨或會同公司其他部門采取措施解決。三是規(guī)范銀行存款管理流程。銀行存款的收付在公司經(jīng)濟業(yè)務中占據(jù)絕對位置。因此，必須把規(guī)范銀行存款賬戶的開立、維護，以及銀行存款業(yè)務的發(fā)生作為財務工作的重中之重。四是規(guī)范現(xiàn)金管理流程，明確現(xiàn)金的開支范圍，加大個人往來借款的清理。

五、清潔（Seiketsu）

（一）“清潔”在6S管理中的基本含義。清潔，是指在清理、整頓、清掃之后，認真維護和持續(xù)改進現(xiàn)場最佳的工作環(huán)境和工作狀態(tài)。清潔是對前三項活動的堅持和深入，并通過制度化、標準化維持和持續(xù)改善前三項活動的結果。

（二）“清潔”在基礎財務管理工作中的應用。“清潔”的本質就是將“整理”、“整頓”、“清掃”的工作制度化、標準化。結合筆者在財務工作實踐中的經(jīng)驗，“清潔”在基礎財務管理工作中的體現(xiàn)主要有以下幾點：一是針對銀行業(yè)務風險對公司經(jīng)濟風險的重要性，建立銀行對賬制度，明確銀行對賬時間、程序和規(guī)則。二是建立現(xiàn)金對賬制度，明確現(xiàn)金對賬的時間、程序和規(guī)則。三是建立財務檔案管理制度，明確財務檔案的負責人、財務檔案的歸檔標準、實物財務檔案的管理要求和電子財務檔案的管理要求等。四是建立財務辦公例會制度。財務部門定期（如每周）舉行辦公例會，并以部門制度的形式將財務辦公例會制度固定下來。財務辦公例會的主要內(nèi)容是檢討過去一周 （或者是其他辦公例會頻率時間，如每月等）工作計劃執(zhí)行情況和布置下周的工作安排，另外財務辦公例會還是討論日常工作中遇到的專業(yè)問題和需部門間協(xié)調的問題的場所。五是建立財務系統(tǒng)學習討論制度。財務部門選擇訂閱會計、稅務、經(jīng)濟類期刊，并安排專人負責相應期刊的學習，組織財務系統(tǒng)人員定期（如每周一次）對自己所負責期刊的學習情況進行匯報、交流與探討，并將學習討論會的學習內(nèi)容裝訂成冊以供隨時查閱。

六、素養(yǎng)（Shitsuke）

（一）“素養(yǎng)”在6S管理中的基本含義。素養(yǎng)，是指養(yǎng)成良好的工作習慣和嚴格遵守規(guī)則的工作作風，努力提高人員素質，塑造風清氣正的工作氛圍，營造團隊精神。

（二）“素養(yǎng)”在基礎財務管理工作中的應用。一般來講，財務部門是公司的核心部門。財務部門風氣的好壞和財務部門水平的高低將直接影響整個公司的風氣和水平。所以，必須下大力氣加強財務部門的知識水平、業(yè)務能力和品質修養(yǎng)。財務部門和財務人員的“素養(yǎng)”主要體現(xiàn)在以下四個方面：一是會計、財務、稅務知識素養(yǎng)，即基本業(yè)務素養(yǎng)。這是做好公司財務管理工作的基礎。二是綜合經(jīng)濟管理能力素養(yǎng)。這是推動公司財務管理工作向更高臺階邁進和推動個人不斷向前發(fā)展的必要條件。財務期刊的學習及其討論交流制度可以有助于我們提高整個部門及個人的綜合經(jīng)濟管理能力。三是誠實本分的品質。誠實本分的人品不但是財務人員個人素養(yǎng)的核心要素，而且是財務系統(tǒng)整體品質的核心要求，甚至會決定整個公司的風氣。因此，必須對財務人員從嚴要求，堅決杜絕和制止歪風邪氣在財務系統(tǒng)的蔓延滋長。四是大局觀念。財務部門在公司管理體系中占據(jù)特殊重要的地位，財務部門和財務人員必須秉持大局為重的思想，處處維護公司整體大局，不說出格的話，不做出格的事，不做公司的“離心劑”，而是做公司的“粘合劑”。

七、安全（Safety）

（一）“安全”在6S管理中的基本含義。安全，是指重視全員安全教育，消除隱患，排除險情，防患于未然。保障員工的人身安全和生產(chǎn)的正常運行從而提高經(jīng)濟效率減少經(jīng)濟損失，是現(xiàn)場管理的前提和目的。

（二）“安全”在基礎財務管理工作中的應用?！鞍踩痹诨A財務管理工作中的含義已經(jīng)不是單純的防火措施的建立等物理性安全措施，而是在采取上述“整理”、“整頓”、“清掃”、“清潔”、“素養(yǎng)”等一系列措施和方法后的結果。“安全”在財務管理工作中的應用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是資金支付的安全。二是資金保存的安全。三是文件檔案資料保護的安全。四是信息保密的安全。五是國家財經(jīng)法律法規(guī)約束下的財務業(yè)務的安全。

實踐證明，在引入6S管理模式后，筆者所在單位的基礎財務管理工作取得了顯著成效，不但財務環(huán)境變得清新舒暢，財務人員的精神面貌更加積極向上，而且財務部門形成了踏實、嚴謹、奮進的工作學習狀態(tài)和風清氣正的工作氛圍，公司的財務局面煥然一新。下一步我們將繼續(xù)秉持實踐出真知的理念，繼續(xù)推動6S管理模式與財務管理實踐工作的融合，爭取在基礎財務管理實踐中取得更大突破和更大進步。