新時(shí)期檔案信息化管理探究

王靜

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)逐漸走向信息化，在這樣的背景下，檔案管理的信息化將成為必然趨勢(shì)，也是提高檔案管理工作質(zhì)量與服務(wù)水平的主要途徑。本文分析了當(dāng)前形勢(shì)下我國(guó)檔案管理工作中普遍存在的問題，并闡述了新時(shí)期加強(qiáng)檔案信息化管理的重要意義，最后提出了檔案信息化管理的相關(guān)對(duì)策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位和部門提供幫助。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理；信息化

0 引言

檔案是信息社會(huì)的重要組成部分，承載了大量的數(shù)據(jù)信息資源，而檔案的信息化管理則是一項(xiàng)涉及多方面的復(fù)雜工程。隨著新時(shí)期信息技術(shù)的發(fā)展和在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理的信息化也逐漸被各相關(guān)單位提起重視，它不僅有效提高了檔案的管理水平，同時(shí)也提高了檔案的利用效率，并且，檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為目前檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢(shì)。但是，在目前的檔案管理工作中還存在著一系列問題，值得我們?nèi)ヌ接懞徒鉀Q，從而更進(jìn)一步的提高檔案管理的水平。

1 目前檔案管理工作中的常見問題

1.1 相關(guān)部門對(duì)檔案信息化建設(shè)不夠重視，資金投入不足

由于檔案管理工作涉及的事項(xiàng)很多，工作過程復(fù)雜繁瑣，并不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因而不容易引起企業(yè)、單位等的重視，

也不會(huì)制定統(tǒng)一的制度和流程，來為檔案的信息化管理工作的

順利進(jìn)行提供保證，導(dǎo)致檔案管理的信息化難以全面實(shí)現(xiàn)。此

外，部分檔案管理部門對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，未能給予足夠的資金和人員投入，檔案信息化建設(shè)難以順利開展。

1.2 檔案管理工作人員專業(yè)水平不高

目前很多檔案管理人員專業(yè)技術(shù)知識(shí)不夠豐富，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平普遍較低，綜合素質(zhì)不高，難以滿足現(xiàn)代檔案信息化管理的需要，也難以適應(yīng)檔案信息化管理的要求。檔案信息化管理工作是一種不斷更新、不斷發(fā)展的知識(shí)性的管理工作，這就對(duì)檔案管理工

作人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，才能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求。

1.3 檔案管理工作制度不夠完善

檔案信息化管理工作流程的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化管理工作高效開展的重要前提，但是目前由于我國(guó)檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，因而相關(guān)制度規(guī)范還不完善，還有許多空白和不足之處，對(duì)于電子檔案的管理保存等也沒有統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)，還不能滿足新時(shí)期檔案信息化快速發(fā)展的需求。

2 新時(shí)期加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性

首先，新時(shí)期加強(qiáng)檔案信息化管理能有效改善檔案管理工作，能夠大量減少檔案管理所需的人力、物力 、財(cái)力等，還能節(jié)約大量人工整理檔案的時(shí)間，從而大大提高檔案管理的效率。在信息化管理過程中，檔案信息占據(jù)的空間較小，傳輸方便快捷，不僅大大節(jié)省了空間，減少了管理成本，還能利用信息技術(shù)擴(kuò)大檔案的服務(wù)范圍。其次，檔案信息化管理體系將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式和電子檔

案管理進(jìn)行有效融合，方便檔案的檢索使用，提高了檔案的使用價(jià)值。

3 新時(shí)期加強(qiáng)檔案信息化管理的幾點(diǎn)對(duì)策

3.1 建立完善的信息化管理制度

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)化工作，檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)檔案信息的收集，還要對(duì)信息進(jìn)行加工處理，工作量相對(duì)較大。因此，可以通過建立完善檔案信息化管理制度，對(duì)檔案信息化管理的工作規(guī)范和工作流程制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而保障檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。此外，由于電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，大量的電子檔案被傳輸?shù)骄W(wǎng)上之后，極易出現(xiàn)檔案管理的安全問題，因此，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。同時(shí)，還要不斷落實(shí)檔案管理人員的責(zé)任，增強(qiáng)他們的檔案安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，從而提高檔案管理工作的有效性。

3.2 加大投入力度，加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案信息化管理工作是一項(xiàng)具體的管理工作，需要嚴(yán)格的技術(shù)支撐和完備的軟硬件設(shè)施。因此，相關(guān)企業(yè)、單位應(yīng)加大對(duì)檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息化管理所需的完善的軟硬件設(shè)施。只有完善了與檔案信息化管理相配套的設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)，才能為檔案管理部門提供很好的基礎(chǔ)保障設(shè)施，才能實(shí)現(xiàn)全方位、多層次的檔案管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

3.3 提高檔案信息化建設(shè)技術(shù)水平

信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案文件的安全性、真實(shí)性和保密性至關(guān)重要。因此，檔案信息化管理工作離不開現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)作為支撐。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，才能實(shí)現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會(huì)化服務(wù)，只有提高了相關(guān)技術(shù)水平，才能排除檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的潛在威脅，盡量避免檔案信息泄露、丟失等現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。

3.4 提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

新時(shí)期對(duì)于檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅需要豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，還需要熟悉現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此，為了提高檔案信息化建設(shè)水平，相關(guān)企業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其綜合素質(zhì)和檔案管理工作水平，從而促進(jìn)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)工作的全面推進(jìn)。

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