地質(zhì)檔案信息化建設(shè)策略分析

廖國玲

摘 要：隨著科技的飛速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛使用，地勘單位對(duì)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)也越來越重視。但是，地質(zhì)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問題，本文主要對(duì)在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程出現(xiàn)的問題加以分析和解決，希望能找到有效的應(yīng)對(duì)策略，全面實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案的信息化。

關(guān)鍵詞：地勘單位；檔案信息化建設(shè)；應(yīng)對(duì)策略

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，它最大限度地降低了人力在檔案管理過程中的使用，節(jié)約了工作時(shí)間，減少了由于員工失誤而造成的管理問題，提高了工作效率和質(zhì)量。加之，地勘單位所要管理的檔案信息覆蓋面廣，工作量極大而且復(fù)雜，對(duì)推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)具有重要意義。

1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的意義和內(nèi)容

1.1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的重要意義

由于信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息已取代了歷史條件和自然資源的重要地位，成為了當(dāng)下時(shí)代最為重要的資源。信息資源的開發(fā)利用成為行業(yè)發(fā)展的必然推動(dòng)力，走信息化建設(shè)道路已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。地質(zhì)檔案作為推動(dòng)地質(zhì)工作的重要信息資源，對(duì)其進(jìn)行合理有效的管理不僅影響著地質(zhì)單位內(nèi)部的管理成效，還對(duì)我國地質(zhì)工作的長期發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)一方面提高了管理工作效率和服務(wù)的質(zhì)量，另一方面實(shí)現(xiàn)了地質(zhì)信息資源的共享，使地質(zhì)檔案信息得到高效利用，為社會(huì)的生產(chǎn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)[1]。

1.2 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)就是建立一套方便快捷的檔案信息系統(tǒng)，它主要是在運(yùn)用了現(xiàn)代科技的基礎(chǔ)上，通過電子計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)以及掃描儀等硬件，借助于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的使用，對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行綜合管理。地質(zhì)檔案信息化管理工作一般包括對(duì)地質(zhì)資料的接收，加以分析后進(jìn)行編目和著錄，最后對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。用戶可以根據(jù)需要在檔案信息系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行快速檢索，找到需要的信息資料。

2 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，新型載體在檔案界得到了廣泛的應(yīng)用。如復(fù)印技術(shù)、攝影攝像技術(shù)、縮微技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等。地質(zhì)專業(yè)的檔案主要是工程勘察設(shè)計(jì)文件（如：勘察報(bào)告、圖紙、計(jì)算稿、施工日志、野外工程地質(zhì)資料等內(nèi)容）、工程勘察的批復(fù)文件以及工程竣工資料等，查找翻閱非常不方便，如果采用光盤和多媒體技術(shù)，利用縮微膠片、光盤、磁盤、磁帶等新型載體，這對(duì)于檔案的儲(chǔ)存、保管、查找、復(fù)制、利用等都將是新的突破。只要用現(xiàn)代信息化的方式和手段管理地勘檔案，就能在幾分鐘內(nèi)、十幾分鐘內(nèi)把館藏檔案迅速查找一遍，并可以隨時(shí)復(fù)制出利用者所需要的檔案資料，這樣才能適應(yīng)當(dāng)前高速發(fā)展的信息化建設(shè)的需要。

實(shí)現(xiàn)地勘專業(yè)檔案工作信息化的必要條件很多，最主要、最基本的有3個(gè)。一是必須具有先進(jìn)的設(shè)備。比如縮微機(jī)、計(jì)算機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、光盤機(jī)等，有了先進(jìn)設(shè)備才能使費(fèi)時(shí)費(fèi)力的手工勞動(dòng)變?yōu)槭r(shí)省力、簡便易行的機(jī)械化、自動(dòng)化作業(yè)。二是必須具備一批有知識(shí)、有文化并能操作先進(jìn)設(shè)備的專業(yè)人才。隨著先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)在檔案管理中大量使用，檔案人員必須掌握設(shè)備的性能，熟練的操作設(shè)備，對(duì)設(shè)備和生產(chǎn)流程進(jìn)行科學(xué)管理，這就要求現(xiàn)職檔案工作者必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)，盡量用信息化的理論、知識(shí)和技術(shù)武裝自己，以適應(yīng)檔案工作信息化的需求。三是要搞好檔案資料的基礎(chǔ)工作。包括歷史的和現(xiàn)實(shí)的檔案的整理，信息的接收、加工、存儲(chǔ)、開發(fā)、檢索、傳輸手段，要做到有目可查、擺放有序、完好無損、上機(jī)能用，逐步走向檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

3 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 對(duì)地質(zhì)信息化建設(shè)加強(qiáng)重視

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)思維觀念的碰撞是必然的，如何讓管理人員接受現(xiàn)代創(chuàng)新理念才是關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)就是由傳統(tǒng)的對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒒问綖樯鐣?huì)提供服務(wù)。在信息化建設(shè)的過程中管理人員需要在思想觀念上實(shí)現(xiàn)一些新突破：一方面，管理理念要更新。檔案管理人員需要從注重儲(chǔ)存和保密的傳統(tǒng)觀念里走出來，接受注重服務(wù)用戶的現(xiàn)代理念，從用戶的角度考慮問題對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理。另一方面，要樹立信息資源共享的觀點(diǎn)。借助網(wǎng)絡(luò)和科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的有序整理，在遵守相關(guān)法律政策的前提下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的共享，發(fā)揮地質(zhì)檔案的有效價(jià)值。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)技能

要想提高地質(zhì)檔案管理人員的專業(yè)技能，應(yīng)綜合考慮多項(xiàng)因素實(shí)現(xiàn)整體隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提升。第一，注重人才建設(shè)。地質(zhì)單位可根據(jù)需要引進(jìn)一批信息化專業(yè)人才，不能僅限于對(duì)管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人才選用。第二，加強(qiáng)在職管理人員的培訓(xùn)工作。隊(duì)伍的建設(shè)和壯大需要加強(qiáng)對(duì)知識(shí)的學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，管理人員可以通過知識(shí)講座或者專題培訓(xùn)等形式對(duì)科技知識(shí)有更加深入的了解，不斷適應(yīng)對(duì)檔案信息化的建設(shè)。第三，制定有效的激勵(lì)機(jī)制。地質(zhì)單位激勵(lì)機(jī)制的不完善往往造成人才流失，為了加快檔案信息化建設(shè)，通過改變內(nèi)部管理機(jī)制吸引更多的人才很重要[3]。

3.3 加快信息設(shè)備建設(shè)

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)離不開軟件和硬件設(shè)備的投入，單位的高層管理人員需要立足長遠(yuǎn)，合理的購買、更新必要的設(shè)備。首先，對(duì)計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫設(shè)備進(jìn)行定期的檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修和更新。其次在檔案館內(nèi)配備空調(diào)和其他防塵、防霉、防光、防火、防盜等高科技設(shè)備，提高檔案館的安全系數(shù)和檔案的使用壽命。只有相應(yīng)地完善現(xiàn)代化辦公設(shè)備建設(shè)，再加上現(xiàn)代科技的有效利用，才能加快檔案信息化建設(shè)步伐。

4 結(jié)語

地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步需要不斷的發(fā)展和完善。在此過程中難免會(huì)遇到一些問題，像檔案信息化建設(shè)受到體制約束，信息化技術(shù)水平差，檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化水平較低等。為此，地質(zhì)單位應(yīng)該想辦法轉(zhuǎn)變管理人員的傳統(tǒng)理念，加強(qiáng)對(duì)他們的信息技術(shù)培訓(xùn)，滿足信息化建設(shè)過程中對(duì)設(shè)備的需求，進(jìn)一步加快地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的步伐。

參考文獻(xiàn)：

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[3]陳昕.地質(zhì)檔案信息化助力采油廠建設(shè)[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2010，10：190-191.