人事檔案收集管理工作中存在的主要問題及對策

文／烏魯木齊職業(yè)大學　潘海燕

人事檔案收集管理工作中存在的主要問題及對策

文／烏魯木齊職業(yè)大學潘海燕

人事檔案收集管理工作存在著許多問題亟待解決，結合筆者工作實踐對此提出建議和策略。

人事檔案；收集管理；問題；對策

近年來，隨著經(jīng)濟體制的結構轉型，社會人員流動成為目前我國人才管理的主要現(xiàn)象，并且人才流動模式在體制上有了一定的創(chuàng)新和相關系統(tǒng)的保護措施，相應的人事檔案管理工作也就有必要得到進一步系統(tǒng)和完善，使二者相互結合，以形成人事檔案管理工作的科學化和規(guī)范化。但從人事檔案收集管理工作的實際看，仍存在著管理體制和人員素質以及人事信息材料完備等方面的若干問題，這些問題的出現(xiàn)給我國檔案的收集管理工作帶來困擾，并成為目前人事制度改革中急需解決的問題。本文通過對當前人事檔案收集管理工作中所存在主要問題的系統(tǒng)性分析，結合目前我國檔案收集和人事考核等相關制度，對我國人事檔案收集管理工作提出了具有實際操作性的建議。

一、人事檔案收集管理工作中存在的主要問題

人事檔案管理工作關系到人事制度改革的各個環(huán)節(jié)，是各單位人事管理部門都非常重視的問題，而檔案的收集管理工作更是人事檔案工作的重中之重，同樣也受到人事管理部門的關注和重視。目前我國人事檔案收集管理工作中存在的主要問題有：

（一）管理意識淡薄。在眾多的管理體制中，檔案管理是貫穿其中的一項重要內(nèi)容，關系到人事制度的完善與否，是各單位值得重視的問題，但是從目前情況看，在人事檔案收集工作中，管理人員意識較為淡薄是人事檔案收集工作的普遍問題。這是由于歷史等方面的原因，使管理者意識普遍淡薄，尤其是“事不關己，高高掛起”的思想非常嚴重，導致檔案收集工作人員的管理意識下降，對檔案收集工作的重要性認識不足，以至于對人事檔案收集過程中的各項工作不明晰。另外，由于人事檔案所有者對檔案歸檔工作不重視、意識差，疏忽了人事檔案是當事人組織關系以及個人考核培訓等活動的重要依據(jù)，因而導致了檔案管理工作人員的消極態(tài)度，甚至使得有些個人檔案長時間的脫檔，而最終影響了檔案當事人的個人前途和職業(yè)發(fā)展，也對人事檔案信息的準確性和完整性造成了較大損害，給我國人事檔案管理工作的完善帶來了不利影響。

（二）存檔材料缺失嚴重。在人事檔案的信息收集過程中，檔案收集人員應嚴格按照相關部門對檔案管理的規(guī)定來進行檔案收集，不能遺漏或者缺失。但是在實際檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理工作是一個系統(tǒng)性的事情，并非是分割開來的。換言之，人事檔案的信息內(nèi)容上存在著連貫性和融合性，并不是每個階段獨立存在的，認識到該問題的重要性是檔案管理工作人員的一個最基本要求。盡管如此，情況仍不容樂觀，從檔案信息所顯示出來的內(nèi)容可以看出，我國人事檔案管理存在著嚴重的缺失現(xiàn)象。如：一份檔案中，有的缺少學歷材料，有的缺少入黨材料，有的缺少工作經(jīng)歷等基本狀況材料，這對各個部門人事檔案的入檔管理都是有負面影響的。再加之目前檔案收集工作基本處于被動收集狀態(tài)，單位的人事檔案管理人員不能及時向其所在單位組織（人事）部門或者檔案當事人收集材料，一般都是等檔案當事人主動把自己的檔案上交單位；或者是單位不進行檔案的定期監(jiān)督和檢查，這些又為人事檔案的遺失找到了借口。因此對以上發(fā)現(xiàn)情況應引起足夠的重視，因為這關系到檔案管理工作的落實和質量的提升。

（三）管理機制落實不到位。我國人事檔案管理有其自身的一套管理機制，管理機制的體系化體現(xiàn)了我國人事從上到下的垂直管理，為檔案工作的順利實施提供了有效保障。盡管如此，但在這種體制的實踐中仍體現(xiàn)了它不健全的一面，尤其是在檔案管理機構的設置和管理人員的配備上，許多單位并沒有設置嚴格且專門的檔案管理部門，而是由綜合管理部門進行協(xié)管，為人事檔案缺失埋下了不安全隱患。而在人員的配備上也存在極其不足的現(xiàn)象，按照檔案管理的規(guī)定，人事檔案管理人員應是具有較高的政治素質和業(yè)務素質的，但在實際中卻往往出現(xiàn)無人管理的情況，不僅沒有設置專業(yè)的管理人員，甚至基本的綜合管理人員都沒有設置，這給人事檔案收集管理工作帶來了難度?？梢姍n案收集管理機制的不健全是人事檔案管理工作中的一大缺憾。

（四）檔案收集管理人員專業(yè)化程度有限。人事檔案收集管理工作是一項復雜而又專業(yè)性較強的工作，但在實際中有些檔案管理人員的工作狀況并不到位，工作人員工作落實不到位多半是由人員配備機制上的不健全而導致的。還有些在人員配備較為健全的部門，工作人員的專業(yè)技術水準也存在著較大問題。通常情況下，對人事檔案的收集和管理應該是由具有一定專業(yè)的工作人員來采集，但實際上這些管理人員卻并非檔案管理專業(yè)人員，或者說是并沒有上崗資格的人員，這非常不利于實現(xiàn)檔案管理的科學化與制度化。由此看來，檔案在整理、歸檔、裝訂方面都需要專業(yè)性強的工作人員來承擔，否則會給人事檔案管理的收集工作帶來較大的阻礙。

二、完善我國人事檔案收集管理工作的基本措施

人事檔案收集管理工作關系到部門單位人事制度的健全和完善，為人事的日常管理提供個人信息資料，如何使收集工作與人事管理能完美的銜接，對此有以下幾點建議：

（一）要增強檔案收集管理工作人員責任意識及檔案當事人的歸檔意識。人事檔案管理是我國部門單位進行人事管理的一項基礎性工作，對于實踐中所出現(xiàn)的問題，經(jīng)分析，多半是工作人員的責任意識差的原因，因此強化檔案收集管理人員的檔案意識是關鍵的環(huán)節(jié)，使其認識到人事檔案管理工作的重要性，認識到檔案管理工作對部門單位的人事檔案的重要意義，從根本上轉變思想，形成完善檔案的管理意識，為人事檔案的管理工作提供先導。另外，人事檔案管理部門應注意對工作人員的教育和培養(yǎng)，不斷加強檔案工作人員的責任意識，充分認識檔案工作的重要性，加強本部門人事檔案管理的宣傳，把人事檔案和當事人的前途發(fā)展緊密的聯(lián)系在一起，并以此喚起檔案當事人的歸檔意識，讓其認識到檔案對其自身發(fā)展的重要價值，使其能主動及時上交檔案材料，讓檔案管理工作成為當事人職業(yè)發(fā)展和個人成長的見證，以體現(xiàn)人事檔案對當事人自身發(fā)展的重要價值。

（二）要多渠道收集完整的檔案信息資料。檔案信息資料的收集工作是人事檔案管理工作的基礎。隨著我國政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，部門單位對人事檔案管理工作的越來越重視。各部門在聘用工作人員時對應聘人員的考察、考核、學歷、學位、各種培訓、專業(yè)技術晉升等信息的需要不斷增多，這給人事檔案材料的收集工作帶來更高的要求。再比如人才流動，檔案在未隨著人員流動轉移的情況下，也給檔案收集帶來難度。因此，建議人事檔案管理人員在收集檔案信息材料時，應做到內(nèi)部收集與外部收集相結合，尤其是在收到外單位所調(diào)入人員的檔案時，應認真清查、核實，一旦發(fā)現(xiàn)有缺漏材料現(xiàn)象，應該千方百計與外部單位進行聯(lián)系，并及時的追補和補充新的資料。另外要把檔案收集工作變被動為主動，被動的收集檔案信息往往會造成檔案材料的不健全，因而檔案收集管理人員只有主動行動，才能把收集工作做得更全、更細、更好，以為人事檔案的材料收集管理工作提供保障。

（三）要提高管理人員的業(yè)務素質。為保證人事檔案管理工作能夠與部門單位的發(fā)展相適宜，應建立一支具有高素質高業(yè)務知識的檔案管理隊伍。強化和培訓檔案管理人員的管理意識和專業(yè)技能，使工作人員的整體業(yè)務素質得到提高。并從各種渠道引進具有一定檔案管理經(jīng)驗的人才。還要加強對本單位檔案管理人員的繼續(xù)學習和教育，使其在做好日常管理工作的同時，接受相關人事檔案管理的專業(yè)素質教育，使其不斷適應新形勢新要求，只有如此才能更好地使人事檔案管理工作人員成為專業(yè)人才，既懂得檔案管理的專業(yè)知識，又能體現(xiàn)個人的修養(yǎng)和業(yè)務素質，并能進一步提高人事檔案管理工作的服務水平。

三、結語

綜上所述，人事檔案收集管理工作是關系到人事制度改革的重要方面，也是用人單位進行人事考核的重要內(nèi)容，因而加強人事檔案信息的收集管理工作，對保持我國檔案信息管理的完善、單位人事制度改革和落實、檔案當事人利益維護等方面有著重要的意義。