論檔案與電子文件登記備份的戰(zhàn)略意義與實(shí)施策略

文／臺州市沿海高速公路建設(shè)管理中心　黃應(yīng)巧

論檔案與電子文件登記備份的戰(zhàn)略意義與實(shí)施策略

文／臺州市沿海高速公路建設(shè)管理中心黃應(yīng)巧

檔案與電子文件登記備份工作是一個(gè)較為復(fù)雜、系統(tǒng)的工程，隨著社會信息化技術(shù)的不斷革新發(fā)展，對檔案管理工作也帶來了全新的發(fā)展格局，檔案與電子文件登記備份電子化、信息化的程度在不斷的完善和普及。目前，檔案與電子文件登記備份在檔案行政管理部門已經(jīng)起到了一定的戰(zhàn)略意義，對檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生了重大的影響和積極的促進(jìn)作用。本文主要是通過檔案與電子文件登記備份工作的戰(zhàn)略意義進(jìn)行詮釋，同時(shí)深入分析檔案與電子文件登記備份工作的實(shí)施策略。

檔案；電子文件登記備份；戰(zhàn)略意義；實(shí)施策略

一、引言

檔案與電子文件登記備份隨著我國檔案局“三個(gè)體系”的建設(shè)正在不斷的完善和發(fā)展，雖然檔案與電子文件登記備份工作是信息時(shí)代發(fā)展的必然，但是由于電子文件容易創(chuàng)建、修改、復(fù)制、刪除等操作特性，使得電子文件的法律憑證地位和證據(jù)價(jià)值時(shí)常受到質(zhì)疑，同時(shí)電子文件證據(jù)地位的不確定性也是影響了電子文件管理關(guān)鍵的重要意義。對此，加強(qiáng)檔案與電子文件登記備份的管理措施，從政策、資金到人員配置和技術(shù)指導(dǎo)上都要進(jìn)行深入的改革，從而實(shí)施出對檔案管理工作具有一定戰(zhàn)略意義的措施。

二、檔案與電子文件登記備份的戰(zhàn)略意義

所謂的檔案與電子文件登記備份工作，就是指所屬級別在縣級以上的檔案行政管理部門，對有價(jià)值、重要的檔案與電子文件進(jìn)行登記存儲，這種檔案與電子文件主要包括紙質(zhì)檔案、電子公文以及一些影像資料和電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等等，然后同級國家綜合檔案館將檔案與電子文件進(jìn)行備份，以便日后查處、調(diào)查、咨詢等用。檔案與電子文件登記備份工作是一個(gè)系統(tǒng)化的工作，在落實(shí)國家檔案局管理上起到了很大的戰(zhàn)略意義。

（一）檔案與電子文件登記備份工作是檔案局管理的重要方法之一。隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理的安全體系也在不斷的完善，檔案與電子文件登記備份工作是檔案安全體系建設(shè)的重要組成部分，通過開展檔案與電子文件登記備份工作，可以及時(shí)了解檔案工作的開展情況，還能將電子文件進(jìn)行很好的分類歸總，實(shí)現(xiàn)定期做好歸檔移交，更好的消除電子文件的安全風(fēng)險(xiǎn)性。

（二）檔案與電子文件登記備份工作是與信息中心和業(yè)務(wù)部門的溝通橋梁。本著“以人為本”的發(fā)展戰(zhàn)略，檔案管理部門實(shí)施檔案與電子文件登記備份工作，可以將電子公文、電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有序的歸納入檔，形成檔案管理的資源體系，特別是對于覆蓋到人民群眾的相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可以進(jìn)行統(tǒng)一的管理，從而加強(qiáng)了與信息中心和業(yè)務(wù)部門的溝通，打破了傳統(tǒng)的互不銜接的狀態(tài)。

（三）檔案與電子文件登記備份工作提供了檔案管理的服務(wù)功能。檔案管理的具有多種功能，如信息存儲功能、信息查詢功能、信息管理功能等等，其中檔案管理的最重要的功能就是服務(wù)功能，開展檔案與電子文件登記備份工作可以將檔案管理覆蓋面加大、拓寬，同時(shí)也是政府加強(qiáng)惠民政策實(shí)施的基礎(chǔ)性的重要保障工作，這種服務(wù)功能的提升，更加便于人們?nèi)罕娎煤脵n案功能，更加有利于增強(qiáng)檔案館公共服務(wù)和為民生服務(wù)的能力。

（四）檔案與電子文件登記備份工作推進(jìn)了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷完善發(fā)展，檔案管理的方式方法也得到進(jìn)一步改革和發(fā)展，摒棄了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的弊端，形成了有效的數(shù)字化的檔案管理體系。其中檔案與電子文件登記備份工作有效的通過網(wǎng)上登記的形式進(jìn)行備份存儲，更加促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的開展。

二、檔案與電子文件登記備份的實(shí)施戰(zhàn)略

（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該引起高度的重視。檔案與電子文件登記備份工作的開展，需要檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門的支持和配合，主要是因?yàn)闄n案與電子文件登記備份工作是一個(gè)系統(tǒng)化的工作，不僅工作內(nèi)容復(fù)雜，而且所屬管理的部門也是非常的多。作為建設(shè)檔案安全體系的重要手段，檔案與電子文件登記備份工作需納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，更是當(dāng)?shù)卣?zé)任制考核的重要內(nèi)容，制度完善的工作機(jī)制，在領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)管理中，加強(qiáng)對檔案與電子文件登記備份工作必需的人、財(cái)、物等條件保障，這對服務(wù)民生、維護(hù)社會穩(wěn)定、加強(qiáng)社會管理、維護(hù)黨的威望和政府公信力等方面起到了重要的作用。

（二）辦理具有當(dāng)?shù)靥厣臋n案與電子文件登記備份工作。檔案與電子文件登記備份工作受到地區(qū)性和地方單位差異性的區(qū)別，會采取不同的方式進(jìn)行開展，主要根據(jù)要實(shí)事求是，因地制宜地開展登記備份工作，同時(shí)還要在已有的數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步豐富內(nèi)容、增加功能、擴(kuò)展容量、提升水平，辦理具有當(dāng)?shù)靥厣臋n案與電子文件登記備份工作，從而更好的服務(wù)人們?nèi)罕姷男枨?，更好的做好地方政府檔案管理的保障工作。

（三）有條不紊的開展檔案與電子文件登記備份工作。檔案與電子文件登記備份工作內(nèi)容較多，涉及的范圍較廣，為了更好的促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，檔案管理部門要依據(jù)國家檔案局8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確保反映黨和國家重要工作、反映各單位基本職能和涉及公民、關(guān)系廣大人民群眾切身利益的文件材料列入歸檔范圍，列入登記備份報(bào)送范圍，同時(shí)還要把登記備份工作與數(shù)字檔案館、室建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來，進(jìn)行優(yōu)先次序，先易后難，先重點(diǎn)后一般，要選擇試點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，分期分批開展登記備份工作。

三、結(jié)語

檔案與電子文件登記備份工作是貫徹落實(shí)國家檔案局”三個(gè)體系“建設(shè)、實(shí)施“三大戰(zhàn)略”的創(chuàng)新舉措，也是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程。對此，檔案管理部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該引起高度的重視，加強(qiáng)對檔案與電子文件登記備份工作的開展，從政策制定、資金保障及人員配置和技術(shù)支持都要給予一定的輔助，從而擺脫電子文件管理的困境，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化體系的不斷完善和發(fā)展。