企業(yè)檔案管理工作淺析

文／深圳廣播電影電視集團(tuán)檔案室　劉偉能

企業(yè)檔案管理工作淺析

文／深圳廣播電影電視集團(tuán)檔案室劉偉能

檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，指導(dǎo)我國(guó)的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

檔案管理；問(wèn)題；信息一體化

現(xiàn)代企業(yè)之所以越來(lái)越注重檔案的管理，是因?yàn)闄n案管理能夠促進(jìn)企業(yè)的制度的健康發(fā)展。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及管理活動(dòng)中產(chǎn)生的對(duì)企業(yè)有意義的文件作為保存材料而形成檔案?，F(xiàn)代的檔案內(nèi)容主要包括紙質(zhì)的文字材料，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的圖標(biāo)及設(shè)計(jì)圖紙，電子的音頻及視頻材料。檔案關(guān)乎著企業(yè)的諸多方面，如果檔案管理不合理，會(huì)造成企業(yè)記錄混亂，有可能會(huì)在短期內(nèi)造成企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)混亂。做好企業(yè)的檔案管理可以有效維護(hù)企業(yè)的利益，還原企業(yè)的歷史面貌，使企業(yè)的科技得到長(zhǎng)足發(fā)展，使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到較大提高，因此，檔案管理成為企業(yè)管理的不可松懈的一環(huán)。

一、建立新機(jī)制，認(rèn)真組織，責(zé)任明確

一個(gè)新的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建立是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)，是企業(yè)運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新是一個(gè)重要的新課題。在舊的經(jīng)濟(jì)模式下，企業(yè)檔案部門(mén)長(zhǎng)期處于封閉狀態(tài)，等待用戶的查找，是個(gè)被動(dòng)角色，在由各種各樣的剛性約束的限制下，影響了檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，造成信息資源的浪費(fèi)。在現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展，信息瞬間轉(zhuǎn)變的情況下，可以決定公司跌宕起伏。為企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變化，在競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟，必須高度重視以信息為中心的文件的各種信息資源，而開(kāi)發(fā)，以歷史和現(xiàn)實(shí)結(jié)合檔案信息才能準(zhǔn)確地觀察其發(fā)展變化的方向，然后牢牢把握企業(yè)的發(fā)展機(jī)遇。因此，一個(gè)新的企業(yè)檔案信息管理機(jī)制的建立，充分開(kāi)發(fā)檔案信息中心的各種信息，是現(xiàn)代企業(yè)生存與發(fā)展的需要。同時(shí)要為檔案部門(mén)配置具有良好政治覺(jué)悟、較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的專職檔案管理人員，確保檔案部門(mén)的穩(wěn)定，工作分配到人，責(zé)任明確到個(gè)人，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作制度對(duì)企業(yè)各個(gè)部門(mén)形成有效的資料搜集、整理、立卷及歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。

二、建立企業(yè)檔案服務(wù)理念，使檔案利用最大化

企業(yè)檔案管理工作的目的是促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展，因此，必須建立一套完善的服務(wù)體系，強(qiáng)化服務(wù)功能，以提高效率，促進(jìn)檔案的規(guī)范化、制度化。服務(wù)模式由封閉、半封閉的模式下轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放模式；服務(wù)方法由過(guò)去的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)了解生產(chǎn)、科技中對(duì)檔案的需求上；檔案的服務(wù)手段上，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，使檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息在企業(yè)內(nèi)部共享。

三、實(shí)現(xiàn)信息化

所謂信息一體化管理是企業(yè)的檔案工作、情報(bào)工作、圖書(shū)工作的一體化。企業(yè)通常將這種綜合性的信息管理機(jī)構(gòu)叫做信息中心。信息中心不僅要為企業(yè)提供歷史和現(xiàn)時(shí)的信息，還要注重采集、篩選、提供具有超前性和預(yù)測(cè)性的信息。利用檔案史料中的信息編寫(xiě)成的編研成果，可以反映企業(yè)的發(fā)展歷程以及企業(yè)文化，可以更詳實(shí)、生動(dòng)的展現(xiàn)企業(yè)的歷史，從而有利于提高企業(yè)的市場(chǎng)影響力和社會(huì)效益；也可利用現(xiàn)代信息技術(shù)在網(wǎng)上搜集企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)信息，然后對(duì)這些信息進(jìn)行篩選、匯編，這些信息可為企業(yè)在科學(xué)決策和管理方面提供參考。這樣的管理模式利于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建立，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)利用。一方面，檔案部門(mén)對(duì)企業(yè)的信息化和建設(shè)提出的要求都是基于檔案管理的要求；另一方面，開(kāi)展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作以及檔案管理和利用，要基于企業(yè)信息化的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化是基于在檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理和信息網(wǎng)絡(luò)的有效鏈接運(yùn)用，從而可以達(dá)到共享檔案信息，企業(yè)的檔案信息化進(jìn)程得以加速推進(jìn)，提供更便捷的信息，更好的服務(wù)于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

事實(shí)上，信息綜合管理是指企業(yè)檔案工作的智能化、集成化的工作。在企業(yè)中，這一綜合信息管理機(jī)構(gòu)一般稱為信息中心。在過(guò)程企業(yè)信息服務(wù)中心，我們應(yīng)注意提供歷史信息和當(dāng)前信息，但也要注意采集先進(jìn)的預(yù)測(cè)信息。企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中所形成的企業(yè)文化和一系列的成果，我們都可以通過(guò)信息的編寫(xiě)來(lái)反映，從而為提高企業(yè)的市場(chǎng)影響力提供詳實(shí)的憑據(jù)；在企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策與管理的時(shí)候可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通過(guò)對(duì)企業(yè)相關(guān)信息的采集、組合，從而為做出正確的決策提供參考。這樣的管理模式利于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的建立，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)利用。一方面，檔案部門(mén)對(duì)企業(yè)的信息化和建設(shè)提出的要求都是基于檔案管理的要求；另一方面，要在紙質(zhì)檔案管理中采用數(shù)字化，充分在檔案管理中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，從而加速企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)。在文件管理功能上，通過(guò)檔案信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)的連通性和有效性，為促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了快捷的信息服務(wù)。

四、電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別

1.隨著辦公自動(dòng)化的普及，辦公室檔案管理也進(jìn)入了檔案電子化，電子檔案在歸檔方式上與傳統(tǒng)檔案存在不同，電子檔案運(yùn)用電子編碼的方式，在對(duì)檔案進(jìn)行修改時(shí)不會(huì)留下痕跡，存儲(chǔ)媒介沒(méi)辦法固定，檔案的原始憑證也可修改，這就使電子檔案的說(shuō)服力上存在質(zhì)疑。

2.現(xiàn)代歸檔電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔時(shí)間不一樣。電子檔案歸檔時(shí)間更加及時(shí)，也可以固定時(shí)間統(tǒng)一歸檔。

3.電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同。由于存儲(chǔ)媒介的不同，對(duì)檔案的保管要求更高，電子檔案的利用方式也不同于傳統(tǒng)的檔案利用方式。

4.現(xiàn)代電子檔案與傳統(tǒng)檔案保管上不同。電子檔案的承接媒介容易老化，會(huì)影響檔案的長(zhǎng)期可讀性。

5.電子檔案在檔案分類、編目上跟傳統(tǒng)檔案存在不同。

6.現(xiàn)代電子檔案與傳統(tǒng)檔案在查詢利用上也存在不同，只有擁有查閱權(quán)限的人員才能注冊(cè)、登記成為電子檔案的查閱者，查閱人員可以通過(guò)遠(yuǎn)程登陸，通過(guò)電子檔案中心的身份確認(rèn)就可獲得查閱權(quán)限，對(duì)所需檔案進(jìn)行查詢。

五、檔案管理人員的培養(yǎng)

（一）具有較高的政治素質(zhì)。提高檔案專業(yè)人員的政治素質(zhì)，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平的中國(guó)特色社會(huì)主義理論和實(shí)際檔案工作相結(jié)合，努力解決個(gè)人價(jià)值觀問(wèn)題，為檔案事業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的思想和理論基礎(chǔ)。

（二）具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案專業(yè)人員必須具備良好的職業(yè)道德，牢固樹(shù)立用戶至上，提高服務(wù)質(zhì)量的目的，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。人員應(yīng)尊重檔案文件，尊重歷史，堅(jiān)持真實(shí)的文件；必須要有嚴(yán)格的保密觀念，確保檔案安全。

（三）應(yīng)具備較高的專業(yè)素質(zhì)。必須有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，在熟練的掌握檔案工作的基礎(chǔ)上，熟悉、豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，將檔案從傳統(tǒng)的手工轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化電子管理工作上。

（四）要有創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是工作推進(jìn)的直接動(dòng)力，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，必須學(xué)和創(chuàng)新一起，需要?jiǎng)?chuàng)造性學(xué)習(xí)，善于發(fā)現(xiàn)新事物，要研究新問(wèn)題和新方法。要抓住機(jī)遇，解放思想，開(kāi)拓性的工作，以新思路和新的策略來(lái)解決問(wèn)題，力爭(zhēng)檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。

六、結(jié)語(yǔ)

因此，企業(yè)要注重檔案管理人才培養(yǎng)，制定企業(yè)檔案管理的發(fā)展規(guī)劃，將培訓(xùn)加入到考核相關(guān)人員工作中，促進(jìn)檔案管理人員接受培訓(xùn)的積極性；加大對(duì)檔案管理人員的考核力度，提高獎(jiǎng)勵(lì)力度，對(duì)于檔案管理人員在工作中的突出表現(xiàn)予以獎(jiǎng)勵(lì)。