民企檔案管理之我見

文／河北省廣平縣檔案局 高敏

一、民營企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）部分民企領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)差，重視程度不夠。我國多數(shù)民營企業(yè)的管理思想是用最少的錢辦最多的事，對于企業(yè)的任何行為都應(yīng)是創(chuàng)造效益的必須，尤其是在企業(yè)創(chuàng)辦初期，從不干一點(diǎn)與效益沒有直接關(guān)系的事，不花一分與效益沒有直接關(guān)系的錢，在企業(yè)管理上也是一樣。檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，但相對來講，它的直接效益不明顯，而且需要投入，所以常常成為決策者忽略的工作。在企業(yè)檔案管理上，存在只顧眼前能用，不管以后結(jié)果的短期行為，表現(xiàn)出足夠的不重視。

（二）缺乏檔案保存的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備硬件。企業(yè)檔案管理工作需要一定的投入，建設(shè)專門檔案室（檔案間），配備設(shè)備硬件，如：檔案柜、消防設(shè)備、計(jì)算機(jī)等最基本設(shè)備。但由于民企領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到位，特別是創(chuàng)建初期，檔案管理投入幾乎不在計(jì)劃之列，即使是比較重要的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、技術(shù)檔案的使用和管理上，也只是由從事該項(xiàng)工作的人員用辦公室柜子、抽屜臨時(shí)簡易保管。其完整性、規(guī)范性、保密性可想而知。

（三）缺乏專業(yè)檔案管理人員。真正的檔案管理是一門學(xué)科，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，民企發(fā)展到一定規(guī)模，特別是要保持持續(xù)不斷發(fā)展，追求高科技，產(chǎn)品創(chuàng)新升級，檔案的作用就越顯重要，就會(huì)對檔案管理和應(yīng)用有更高的要求，需要具有專業(yè)知識(shí)的專業(yè)人才去從事檔案管理工作，否則將不能適應(yīng)企業(yè)的需求。而在實(shí)踐過程中，往往是民企的科技水平、產(chǎn)品創(chuàng)新的發(fā)展明顯快于檔案工作的發(fā)展，科技人才的引入多于、快于檔案人才的引進(jìn)，因此出現(xiàn)檔案專業(yè)人員的配備落后于企業(yè)的發(fā)展和檔案工作的需要，由于沒有專業(yè)化，談不上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，影響民企檔案管理工作發(fā)展。

（四）缺乏必要的檔案規(guī)章制度。規(guī)章制度是企業(yè)管理的根本，是企業(yè)內(nèi)部大法，檔案管理也是一樣，有一套完整的制度，從組卷、保管、借閱、利用、開發(fā)等各個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的制度規(guī)定。但實(shí)際中多數(shù)民營企業(yè)普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的狀況，少數(shù)企業(yè)甚至都沒有檔案工作制度。檔案工作也就可能隨著檔案人員的辭職或工作變動(dòng)而處于癱瘓狀態(tài)。即使是已經(jīng)發(fā)展到一定規(guī)模的民企，檔案管理規(guī)章制度的建立也明顯落后于其他管理領(lǐng)域。

二、做好民企檔案管理工作的措施

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，加大檔案開發(fā)利用。做好檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。民企領(lǐng)導(dǎo)要有戰(zhàn)略眼光，拋棄急功近利思想，著眼企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，做好企業(yè)各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，包括檔案工作。對于檔案工作者來說，引起領(lǐng)導(dǎo)重視的關(guān)鍵是檔案的利用價(jià)值和創(chuàng)效功能，空談重要是無力的。所以民企檔案管理人員要在檔案開發(fā)利用上下功夫，充分發(fā)揮檔案記載企業(yè)歷史、承載經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、反應(yīng)企業(yè)現(xiàn)狀的功能，為企業(yè)制定發(fā)展規(guī)劃、市場營銷策略、技術(shù)改造、財(cái)務(wù)分析、人力資源開發(fā)利用等，提供一手資料和參考數(shù)據(jù)，變文件庫為信息庫，變死檔案為活信息，使決策者真正看到檔案的價(jià)值和作用，增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高重視程度。

（二）增加投入，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施和科技硬件建設(shè)。檔案的價(jià)值是潛在的、長遠(yuǎn)的，主要表現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展、提高、創(chuàng)新和持續(xù)發(fā)展上，凡有志于企業(yè)長遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展、創(chuàng)造一流企業(yè)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人都要增加對檔案管理工作的投入，按照國家檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施要求，建立規(guī)范、功能齊全的檔案室，配備先進(jìn)的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)標(biāo)和管理手段現(xiàn)代化。

（三）建章建制，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，用制度規(guī)范單位各部門、各系統(tǒng)的行動(dòng)，使檔案管理工作形成一個(gè)完整的快速運(yùn)轉(zhuǎn)的系統(tǒng)。它包括：文書制作、送交、歸檔一體化制度；歸檔判定制度；安全保管制度；檔案保密制度；檔案借閱制度；檔案管理人員工作責(zé)任制；檔案管理檢查評比制度等。并配以相應(yīng)的考核、獎(jiǎng)懲辦法。真正起到促進(jìn)工作的作用。

按照按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》要求制定文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從文件制作、收集、歸檔判斷、裝訂、分類、編號(hào)、邊牧、裝盒、編制檢索工具等各環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)。電子版、數(shù)字音像檔案要按科學(xué)要求，制定相應(yīng)的保管辦法和標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，以此促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)。

（四）運(yùn)用科學(xué)手段，配備專業(yè)人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化就是利用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。一是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)容量大、檢索速度快、傳送便當(dāng)、查詢快捷的特性，將紙質(zhì)檔案的目錄、編號(hào)輸入計(jì)算機(jī)；將電子檔案、數(shù)字音像檔案內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫。二是利用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各種檔案的快速準(zhǔn)確查找、調(diào)閱。三是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案室與各部門的文件傳輸，做到快速收集、快速借閱。四是利用電子安全、室溫、火險(xiǎn)監(jiān)控設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案室安防自動(dòng)管理。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，必須配備現(xiàn)代化的專業(yè)人員，招聘檔案專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生和電子計(jì)算機(jī)專業(yè)人員從事檔案管理工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，民企是我國國民經(jīng)濟(jì)中的重要組成部分，民企的管理關(guān)乎著民企的生存與發(fā)展，檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，提倡大家共同努力、共同促進(jìn)民企檔案工作的發(fā)展，使民營經(jīng)濟(jì)這朵社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)奇葩開的更加絢麗。