探索檔案工作的意義及優(yōu)化途徑

文／吉林省鎮(zhèn)賚縣民政局婚姻登記處　夏艷宏

探索檔案工作的意義及優(yōu)化途徑

文／吉林省鎮(zhèn)賚縣民政局婚姻登記處夏艷宏

隨著社會信息化大潮流的涌進，新時期檔案管理工作在社會化建設中的地位越發(fā)突出。黨和政府已經(jīng)將檔案管理工作作為服務經(jīng)濟建設大局的關鍵性工作。在受到廣泛關注的同時，檔案工作仍存在一些列突出問題，如何對當前檔案工作進行完善與優(yōu)化成為相關人士關注的重點。所以，如何實現(xiàn)檔案工作的合理優(yōu)化是一項值得深入探討的重要課題。本文分析了當前檔案管理工作的重要性，同時對現(xiàn)存的一些檔案管理問題進行描述，并提出一些優(yōu)化建議。

信息化；檔案管理；信息整理

檔案是保存、收藏具有重要參考價值資料的重要工具之一，它將歷史、現(xiàn)在以及將來進行了緊密的聯(lián)系，為社會主義事業(yè)的各項工作提供了服務。國家社會團體在組織各種活動中用文字、圖像等形式留下檔案，成為重要的歷史資料，為此，從事檔案工作的人員需要利用科學的方案對檔案進行管理，使其為未來的發(fā)展提供清晰的借鑒。在社會信息化的背景下，檔案工作完成的優(yōu)劣將直接影響到教學、科研等各項管理工作的完成，所以，檔案管理科學化、現(xiàn)代化發(fā)展，成為檔案管理人員的主要奮斗目標。

一、檔案工作的重要性

一方面，各地經(jīng)濟、政治、社會文化事業(yè)的發(fā)展都離不開檔案的輔助，作為社會主義和諧社會建設的基礎性工作，做好檔案工作至關重要。此外，檔案還具有資政和記錄歷史的功能，它延續(xù)了人類的記憶，傳承了國家文化，是連接歷史、現(xiàn)在和未來的重要紐帶，是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分。尤其從近些年來看，黨和政府為了表示對于檔案管理事業(yè)的關注，頒布了《檔案法》等文件，使檔案管理工作走上了新的軌道。

另一方面，檔案工作為更好的實現(xiàn)“服務人民”的宗旨奠定了良好的基礎，受到了廣大人民的密切關注。因為本著一切為著服務民眾切身利益出發(fā)的原則，也在一定程度上能夠通過提高檔案服務水平，使各單位吸取歷史經(jīng)驗，不斷提升自身服務態(tài)度。所以，建立結構合理、內(nèi)容豐富、涵蓋內(nèi)容廣泛的檔案資源體系是社會大發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)。

二、當前檔案管理工作中存在的問題

（一）相關人員素質(zhì)不高。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當前管理檔案人員多數(shù)是非專業(yè)人士，兼職檔案員現(xiàn)象頻繁發(fā)生，導致交接管理不及時、不到位。由于缺乏專業(yè)知識儲備，部分資料無故丟失、檔案業(yè)務水平普遍偏低，對檔案管理工作的展開產(chǎn)生了巨大阻礙。同時，不完整的資料以及混亂處置的檔案很難達到高效的服務社會主義事業(yè)建設的目標。

（二）缺乏優(yōu)良的條件支持。由于多數(shù)單位領導對于檔案工作重視的程度不夠，只有小部分單位專門設立了檔案室，且只有極小比例單位的檔案室環(huán)境符合專業(yè)要求。大部分單位選擇將檔案與其他辦公室合并以縮減開支，有些單位甚至將檔案與雜物存放到一起，檔案破損現(xiàn)象時有發(fā)生。這些行為都將導致部分重要資料丟失或泄露，將對以后的工作造成嚴重影響。

（三）檔案利用率過低。就當前形勢來看，多數(shù)黨政機關對于檔案的使用都是片面的檔案數(shù)據(jù)的上傳，有的甚至還處于對于歷史數(shù)據(jù)的手工抄襲階段，而非進行了詳細的整理歸類和更新后的再使用，檔案數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡化水平過低。這些現(xiàn)象會嚴重影響檔案工作人員的工作效率，同時由于受工作量過大等因素的影響，檔案人員在記錄或者借閱登記等過程都會出現(xiàn)漏洞。

三、優(yōu)化檔案管理工作的措施

（一）增加培訓力度。檔案人員的業(yè)務培訓是提升檔案管理工作效率的重要途徑之一。單位需要定期組織培訓，讓檔案員能夠及時掌握最新的檔案管理技術與科學管理方法，只有在不斷學習、不斷討論和摸索新形勢下的檔案工作的變化特點才能在不同時期、不同環(huán)境應對各種突發(fā)情況。培訓過程需要結合實際讓檔案員掌握專業(yè)理論，使其在獨立進行檔案規(guī)整等工作時能夠做到及時、高效。

（二）提高檔案管理條件。良好的檔案管理工作的展開離不開優(yōu)越條件的支持，為此，專業(yè)的檔案室必不可少。在日常工作中，工作人員應該有良好的安全防范意識，單位應該搞好檔案防火防盜工作，定期進行防濕防漬、防霉防蟲等工作。專業(yè)的檔案管理人員應該做到人走斷電，切斷庫內(nèi)電源，并定期對庫內(nèi)警報系統(tǒng)進行檢查維修。采用氣體滅火體系，避免用水或者干粉滅火造成的檔案損壞等重大損失。此外，檔案的管理實現(xiàn)自動化，也是安全使用檔案的一項重要工作。

（三）實現(xiàn)檔案管理信息化、自動化。檔案管理工作關系到其他工作的順利展開，為此高效的檔案管理工作至關重要。在檔案管理中引入計算機的使用，開發(fā)專門的工作軟件，讓檔案員能夠及時有效的更新或者查找所需資料，而互聯(lián)網(wǎng)的介入能夠?qū)崿F(xiàn)多地區(qū)檔案的共享功能，讓檔案傳遞交流工作暢通無阻，節(jié)省時間的同時也降低了人員使用量，真正實現(xiàn)省時高效。

四、總結

綜上所述，檔案工作在日常生活中占據(jù)著至關重要的地位，各個行業(yè)的發(fā)展都需要高效、高質(zhì)的檔案工作的支持。所以，深入了解檔案工作的重要性以及對當前檔案管理工作存在的弊端進行合理優(yōu)化將對其他工作的順利展開發(fā)揮極其關鍵的作用。檔案信息化應用系統(tǒng)的開發(fā)和基礎設施建設將是一項艱巨而重要的任務。實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化是檔案管理人員一直奮斗的方向。

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