淺析醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的多元化舉措

文／秦皇島市工人醫(yī)院　邢文

淺析醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的多元化舉措

文／秦皇島市工人醫(yī)院邢文

檔案管理是醫(yī)院一項(xiàng)重要的管理活動(dòng)，醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，對(duì)吸引高素質(zhì)人才，提升醫(yī)院服務(wù)能力意義重大。為此，本文闡述了檔案管理方法、服務(wù)手段的創(chuàng)新，為醫(yī)院檔案管理水平的提升做有益嘗試。

醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新

創(chuàng)新就是走出常規(guī)、突破傳統(tǒng)，并在原有的基礎(chǔ)上有所發(fā)有所創(chuàng)造、有所前進(jìn)。它既是對(duì)以往舊事物的一種否定和更新，也代表了事物的某種發(fā)展方向和生命力。在這個(gè)全行業(yè)全社會(huì)都在創(chuàng)新的時(shí)代，醫(yī)院檔案要保持與時(shí)代同步發(fā)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，以創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐。在全社會(huì)都在大力實(shí)施信息化建設(shè)的背景下，檔案管理迎來(lái)了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和空間。在管理實(shí)踐活動(dòng)中，探索新的管理領(lǐng)域和方法，提煉新的管理理念，從而創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理之路。社會(huì)形勢(shì)的快速發(fā)展變化要求檔案工作者須進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，更好地為醫(yī)院發(fā)展出力，為民生大計(jì)服務(wù)。

創(chuàng)新是對(duì)陳舊觀念的突破，是對(duì)不合時(shí)宜的一種揚(yáng)棄。創(chuàng)新不是主觀臆斷出來(lái)的，而是建立在一定的基礎(chǔ)上。我國(guó)檔案事業(yè)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的發(fā)展，產(chǎn)生了系統(tǒng)的理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，這為日后進(jìn)一步做好檔案工作奠定了基礎(chǔ)。檔案管理工作的創(chuàng)新必須以這些方法和理論為基礎(chǔ)，在總結(jié)過(guò)往經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)清現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)上預(yù)測(cè)未來(lái)，使得檔案事業(yè)的發(fā)展變得更加規(guī)范化與合理化，并為檔案事業(yè)的發(fā)展提供理論與實(shí)踐支持。

現(xiàn)具體談?wù)剻n案管理所需要?jiǎng)?chuàng)新的方面和具體措施。

一、檔案整理方法的創(chuàng)新

檔案經(jīng)過(guò)初步簡(jiǎn)單粗略的整理后，仍然處于條理不清的狀態(tài)。只有經(jīng)過(guò)科學(xué)地整理、系統(tǒng)地排列、有序地存放，才能便于今后的管理和查閱。常規(guī)的整理過(guò)程是先按大類劃分并登記目錄，然后對(duì)每個(gè)類型進(jìn)行整理匯總并登記目錄，最后制訂具體醫(yī)療設(shè)備的檔案卷冊(cè)。1.對(duì)每份檔案文件進(jìn)行編號(hào)；2.按規(guī)范對(duì)文件進(jìn)行順序排列；3.編寫卷內(nèi)目錄：序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任人、文件標(biāo)題、日期、頁(yè)碼和備注。

做完以上工作后，查閱檔案只需按類型瀏覽目錄，比如查詢某臺(tái)醫(yī)療設(shè)備的卷內(nèi)目錄，就可了解該設(shè)備的檔案具體明細(xì)表，為查閱者提供極大方便。當(dāng)然，隨著計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，醫(yī)院檔案整理的方法需要管理人員去不斷創(chuàng)新，平穩(wěn)從容地度過(guò)由紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子資料的這一特殊時(shí)期。

二、檔案管理科學(xué)化創(chuàng)新

（一）設(shè)備科學(xué)化。先進(jìn)的設(shè)備是檔案管理必不可少的輔助工具?，F(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展要求檔案管理須改變以往的模式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案模式向電子檔案模式的轉(zhuǎn)變，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源的自身優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定等工作，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、精確化和高效化。另外，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案服務(wù)平臺(tái)，并組建醫(yī)院檔案查詢系統(tǒng)，促進(jìn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，為醫(yī)學(xué)研究者提供更可靠、真實(shí)的資料，從而促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

（二）人員分配科學(xué)化。檔案管理人員的分配是一個(gè)系統(tǒng)的工作，需要考慮不同崗位各個(gè)環(huán)節(jié)的情況?？茖W(xué)的檔案管理需要合適的人員，只有崗位要求和素質(zhì)特征有效匹配，才能保障檔案工作的有序順利開展，從而為醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展提供人才支撐。

專業(yè)知識(shí)和技能是檔案管理人員完成任務(wù)必須具備的任職資格。此外，要掌握檔案收集、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索等工作必須的方法與技巧，為檔案管理的有效高效實(shí)施提供工作方法上的支持。還有，做好檔案管理工作得具備自然學(xué)科和社會(huì)科學(xué)的知識(shí)，并了解各種物理化學(xué)因素及環(huán)境變化對(duì)檔案管理工作的影響，以最大程度地降低因非人為因素而給檔案管理帶來(lái)的損失。

現(xiàn)代檔案管理一個(gè)最顯著的特征是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛使用。因此，對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，掌握好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，對(duì)做好檔案管理工作意義重大。只有熟識(shí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)技巧的專業(yè)人員才能防止檔案的丟失、破壞和篡改。

高素質(zhì)的員工隊(duì)伍是做好檔案管理的一個(gè)必須的條件。因此組織專門針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，旨在提高檔案管理人員的素質(zhì)與技能，讓其掌握科學(xué)管理檔案的相關(guān)知識(shí)與方法，從根本上保障科學(xué)的檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

三、服務(wù)手段創(chuàng)新

首先，建立醫(yī)院檔案網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。檔案管理要充分利用醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)聯(lián)接的益處，將醫(yī)院的內(nèi)網(wǎng)和醫(yī)院的對(duì)外網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行有效的對(duì)接，并積極組織上傳有關(guān)的數(shù)據(jù)和醫(yī)院動(dòng)態(tài)，將醫(yī)院對(duì)外服務(wù)的網(wǎng)站聯(lián)接到檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)病患檔案信息的網(wǎng)上檢索和查詢服務(wù)。另外，醫(yī)院檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集，并在檔案部門的服務(wù)器上歸檔。

其次，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。檔案管理部門與醫(yī)院其他各部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。該中心由檔案部門管理，作為醫(yī)院信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理醫(yī)院內(nèi)各部門歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣、內(nèi)容豐富、利用率高。

最后，開展在線服務(wù)。摒棄傳統(tǒng)的檔案利用方式，尤其是到檔案部門利用檔案原件的方式，這在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，更多的通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。建立醫(yī)院的對(duì)外的網(wǎng)絡(luò)檔案查詢?nèi)肟?，使普通病患也能快捷迅速的查詢病例或者醫(yī)生出診情況。