新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理分析

文／內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院　李亞娜

新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理分析

文／內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院李亞娜

檔案管理是醫(yī)院全面管理的重要組成。提高檔案管理水平，加強(qiáng)利用開發(fā)，有利于檔案管理積極發(fā)揮自我價(jià)值及作用，有利于促進(jìn)全面管理水平快速提高。近年來，在新醫(yī)改不斷推進(jìn)下，檔案管理出現(xiàn)諸多問題，在一定程度上制約管理工作順利開展，必須引起重視。本文簡單分析新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)的主要問題，并提出幾點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理的建議。

新醫(yī)改；檔案管理；建議

檔案管理對(duì)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)、長期發(fā)展具有重要作用，也是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展主要的資源。①在新醫(yī)改下，如何完善醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)長久發(fā)展的關(guān)鍵，因此，檔案管理逐漸引起院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)重視。新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)的主要問題及加強(qiáng)建議是本文重點(diǎn)研究的對(duì)象。

一、醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)的主要問題及分析

檔案管理主要面臨觀念及方式落后、制度不健全、檔案安全性較差、人員素質(zhì)較差等問題。

（一）觀念及方式落后。部分院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理缺乏正確認(rèn)識(shí)，觀念較為落后，缺乏高度重視及肯定，甚至存在錯(cuò)誤觀念，認(rèn)為該工作對(duì)醫(yī)院整體建設(shè)無意義，可有可無，導(dǎo)致對(duì)檔案管理資金及人員投入較少，管理水平較差。各部門負(fù)責(zé)人及人員對(duì)檔案管理重視不足，缺乏參與性，造成檔案管理在醫(yī)院內(nèi)處于低層部門，發(fā)展較差，工作處于低谷。很多醫(yī)院為節(jié)約管理成本，仍依賴手工管理，導(dǎo)致檔案利用及收集工作受到一定制約，無法滿足醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

（二）制度不健全。很多醫(yī)院沒有根據(jù)實(shí)際情況制定系統(tǒng)性、科學(xué)性的管理制度，或現(xiàn)有管理制度較不完善，無法滿足工作開展需要。部分醫(yī)院缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容，導(dǎo)致管理工作較為混亂，缺乏有序性，無章可循。

（三）檔案安全性較差。目前，由于檔案信息較多，醫(yī)院不得不設(shè)立綜合檔案室，用于管理各個(gè)科室的檔案資料，內(nèi)容較繁雜，包括影像檢查圖文檔案、X線膠片、醫(yī)療文書、病理切片等，資料形式較多，如文書檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等，由此形成多格局管理，加上設(shè)施不全、技術(shù)落后、管理缺乏規(guī)范性、設(shè)備陳舊等原因，易造成檔案丟失、損壞、失真等，影響檔案安全性。

（四）人員素質(zhì)較差。很多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，沒有設(shè)置專門人員，僅由其他部門人員兼職管理，導(dǎo)致人員缺乏專業(yè)性及綜合素質(zhì)。部分管理人員知識(shí)面較窄，非專業(yè)出身，學(xué)歷較低，缺乏豐富的管理知識(shí)，造成管理水平低下。大多數(shù)醫(yī)院缺乏對(duì)管理人員的定期培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)及進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，管理能力及綜合素質(zhì)得不到有效提高，整體隊(duì)伍缺乏活力及創(chuàng)新。

二、加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)建議

結(jié)合以上對(duì)檔案管理出現(xiàn)的主要問題及分析，以下從重視檔案管理、完善管理體制、推進(jìn)現(xiàn)代化管理、加強(qiáng)人員培訓(xùn)四方面研究如何加強(qiáng)檔案管理。

（一）重視檔案管理。在醫(yī)院內(nèi)部做好有關(guān)檔案管理的宣傳工作，提高院領(lǐng)導(dǎo)及其他部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度，增強(qiáng)全體員工的檔案意識(shí)及參與性，促使全體員工，尤其是院領(lǐng)導(dǎo)及其他部門領(lǐng)導(dǎo)，正確認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要性及意義，為檔案管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，全力支持檔案管理。將檔案管理列為醫(yī)院全面管理的基礎(chǔ)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)與其他醫(yī)院業(yè)務(wù)的同步發(fā)展與規(guī)劃。

（二）完善管理體制。管理體制的健全性及規(guī)范性是保證檔案管理順利開展的基礎(chǔ)，比較健全的制度能在一定程度上保證工作科學(xué)性，避免隨意性。因此，醫(yī)院必須結(jié)合自身發(fā)展特點(diǎn)，按照管理工作特點(diǎn)及需求，制定系統(tǒng)、合理、完整的管理制度。通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)促進(jìn)管理體制運(yùn)行，建立三級(jí)管理體系，實(shí)現(xiàn)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案科室領(lǐng)導(dǎo)、檔案員三者的統(tǒng)一保管、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)及統(tǒng)一制度，在相互制約、相互配合的環(huán)境下，保證檔案完整，提高管理水平。

（三）推進(jìn)現(xiàn)代化管理。充分認(rèn)識(shí)先進(jìn)技術(shù)及管理設(shè)備對(duì)檔案管理的重要性，加大對(duì)檔案管理的資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化、高科技的基礎(chǔ)設(shè)施，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理提供有力支持；建立檔案儲(chǔ)存室，并根據(jù)實(shí)際工作情況制定檔案儲(chǔ)存室制度，明確責(zé)任人，做好檔案保護(hù)工作，包括定期防潮、防火、防蟲等；②制定考核制度，對(duì)檔案科室領(lǐng)導(dǎo)及檔案員進(jìn)行約束；針對(duì)工作較差的檔案員，予以處罰或批評(píng)，并協(xié)助其制定改進(jìn)方案，提高工作效率及質(zhì)量；針對(duì)工作較好的檔案員，通過口頭表揚(yáng)、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等方式予以鼓勵(lì)，增強(qiáng)檔案員的工作積極性及熱情。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)。定期組織人員培訓(xùn)，提高全體檔案員的綜合素質(zhì)及專業(yè)能力。通過進(jìn)修學(xué)習(xí)、專業(yè)培訓(xùn)及繼續(xù)教育等形式，提高檔案員的管理知識(shí)水平及業(yè)務(wù)能力。將檔案員培養(yǎng)計(jì)劃作為人才培養(yǎng)的重點(diǎn)，定期組織會(huì)議，總結(jié)業(yè)務(wù)發(fā)展及管理工作經(jīng)驗(yàn)，提升管理水平。

三、結(jié)語

新醫(yī)改要求檔案管理必須保證科學(xué)性及高效性。目前，雖檔案管理工作取得一定成果，管理水平有較大提高，但仍有諸多問題制約工作開展，需加強(qiáng)深入研究，采取有效措施解決問題。筆者查閱了相關(guān)資料，對(duì)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性建議，供學(xué)者參考。

注釋：

①張新芳.醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中國科技信息,2012,16(12): 65-66.

②王兆學(xué).關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息, 2013,11(13):68-69.