淺談合并高校干部人事檔案管理存在的問題和對策

文／福建江夏學(xué)院　楊靜

淺談合并高校干部人事檔案管理存在的問題和對策

文／福建江夏學(xué)院楊靜

干部人事檔案作為學(xué)校檔案管理的主要組成部分，是一個干部的真實寫照和德、能、勤、績、廉的綜合反映，是組織人事部門全面地考察了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)。因此，加強干部人事檔案管理不僅僅是服務(wù)日常干部人事工作的需要，更是培養(yǎng)、選拔和聘用人才的需要。本文從合并高校的視角，分析了高校合并后檔案管理的現(xiàn)狀，指出了其普遍存在的問題，并對如何加強干部人事檔案管理提出了相應(yīng)對策。

干部人事檔案；管理；問題

一、引言

隨著國家高等教育體制改革的深入，為優(yōu)化整合教育資源，提高辦學(xué)水平和辦學(xué)效益，全國高校掀起了一股合并、重組的浪潮。在院校合并的同時，各項管理工作經(jīng)歷了相應(yīng)的改革和發(fā)展，高校人事檔案管理也毫不例外。改革的過程中充滿了問題和矛盾，過去工作中積累的一些問題逐漸浮出水面，而伴隨著教育機制改革發(fā)展所出現(xiàn)的種種新問題也接踵而至。干部人事檔案是一個干部的真實寫照和德、能、勤、績、廉的綜合反映，是組織人事部門全面地考察了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)。如何從管理制度、工作方法、人員配備等方面考慮，解決合并后高校人事檔案管理中存在的問題并使其發(fā)揮重要作用，是合并高校人事檔案工作者需要思考的問題。

二、高校合并后干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置有差異。干部人事檔案在很多高校中被劃歸到不同的部門管理，有的高校設(shè)有檔案館，干部人事檔案與其他綜合檔案一并屬于檔案館管理；有的高校則把干部人事檔案的職能劃歸組織人事部門。如何設(shè)置機構(gòu)是高校合并后干部人事檔案工作所要面臨的首要問題。由于干部人事檔案的特殊性，把其劃歸綜合檔案室或檔案館存在種種弊端，既不利于組織人事部門的頻繁使用，也不利于檔案材料的及時整理收集，更無法保證干部人事檔案的保密性，因此，由組織人事部門負(fù)責(zé)干部人事檔案的管理是更為科學(xué)合理的選擇。

（二）檔案管理基礎(chǔ)有差距。高校合并前，各高校的人事檔案工作基礎(chǔ)不一樣，有的學(xué)校已經(jīng)通過了上級部門的檢查驗收，達到了干部檔案管理目標(biāo)一級、二級或三級標(biāo)準(zhǔn)，有的還沒有驗收，有的規(guī)模較小的學(xué)校甚至都沒有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過。目前干部檔案管理工作要求越來越嚴(yán)格，如何把幾所高校的檔案規(guī)范化的整合在一起，并達到一個等級或是更高水平是檔案管理人員面臨的一個新的考驗。

（三）檔案管理任務(wù)相當(dāng)繁重。高校合并一般要經(jīng)歷幾年的過渡期，在這段時間，干部人事檔案管理職能機構(gòu)并不健全，更談不上配備專職，檔案工作一直處于“只存不管”狀態(tài)中，過渡期內(nèi)每人每年度產(chǎn)生的新材料未能及時歸檔。各校合并后，其校區(qū)也進行整合，干部人事檔案庫房隨之搬遷，在庫房搬遷過程中，存在檔案材料散亂甚至部分遺失的現(xiàn)象，檔案重新整理入庫工作量非常大。隨著高校合并后辦學(xué)規(guī)模的擴大，教職工人數(shù)增多，其檔案卷數(shù)也相應(yīng)增多，老教職工檔案還未能整理規(guī)范，而新教職工檔案又不斷增多，檔案管理任務(wù)勢必越來越繁重。

三、高校合并后干部人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理體制不統(tǒng)一。高校合并之前，各校都有本校的檔案管理體系，合并之后，高校就面臨著建立統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的問題。由于各校管理干部人事檔案的機構(gòu)設(shè)置不一樣，其辦事風(fēng)格各有不同，這必然加大了建立統(tǒng)一的科學(xué)合理的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的難度。

（二）材料收集歸檔把關(guān)不嚴(yán)格。人事檔案記錄的是教職工各方面的資料，在檔案材料收集的過程中，涉及面寬，有些部門管理職責(zé)不到位，相關(guān)材料表格辦理完畢后遲遲無法交到人事檔案部門，有的即使交來也是手續(xù)不完備，該簽字的沒簽字，該蓋章的沒蓋章。檔案管理人員對于收集來的歸檔材料也沒有認(rèn)真審核把關(guān)，對關(guān)鍵的簽字蓋章、落款時間把控不嚴(yán)，這些都會影響到人事檔案的完整性和利用價值。

（三）檔案整理方法老舊。高校合并前，各學(xué)校的人事檔案管理基礎(chǔ)存在差距，這個問題在檔案整理方法上體現(xiàn)得尤為明顯。有些學(xué)校檔案仍使用牛皮紙板的舊版檔案盒，檔案裝訂也是采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害；在卷內(nèi)材料整理過程中，不少學(xué)校檔案材料還處于手工抄寫階段，如檔案目錄、頁碼等材料花費了大量人力和時間進行手工抄寫。這些過時的整理方法不僅影響了檔案的外觀，更重要的是達不到檔案的保管和利用的要求。

（四）檔案材料不完整。一方面，檔案內(nèi)容不全面，檔案中大量的是履歷表、學(xué)籍材料、職務(wù)變動和工資變動方面的材料，缺少對個人“德”“能”“勤”“績”的記載，其中關(guān)于教職工教學(xué)水平、業(yè)務(wù)能力、科研能力、工作表現(xiàn)方面的材料寥寥無幾，不能為高校選拔、考核干部提供足夠的依據(jù)。另一方面，檔案材料丟失現(xiàn)象和無頭檔案現(xiàn)象并存。檔案管理人員經(jīng)常性變動，造成檔案管理工作移交頻繁，由于檔案的形成有其歷史性，頻繁移交不利于檔案責(zé)任落實，發(fā)生檔案遺失也難以追究責(zé)任。隨著教育體制改革和高校間競爭的日益激烈，人員分流和人員調(diào)動越來越頻繁，個人檔案要求及時跟隨人員流動轉(zhuǎn)遞，由于檔案轉(zhuǎn)遞和檔案材料補充不及時，或轉(zhuǎn)出不徹底，加之檔案工作人員頻繁易人，交接手續(xù)不嚴(yán)格，制度不完善，必然造成無頭檔案的增加。

（五）檔案管理人員不得力。高校合并后均實行定崗定編，對黨政管理人員編制進行了精簡和壓縮，這種情況下，配備專職幾乎不可能，檔案管理員多為兼職人員，一般同時要兼顧人事、工資、職稱等，往往無暇顧及繁瑣的人事檔案工作。此外，檔案管理員無論兼職還是專職，往往都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，走上崗位后又沒有接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，而干部人事檔案工作政策性、業(yè)務(wù)性非常強，檔案管理人員的知識和能力都無法達到要求。檔案工作屬專業(yè)技術(shù)崗位，工資待遇直接與職稱晉升掛鉤，職稱晉升與發(fā)表論文文章有關(guān)，與崗位業(yè)績是否突出沒有直接聯(lián)系，檔案管理工作又比較單一枯燥，以上原因使得管理人員工作缺乏主動性。

四、解決高校合并后干部人事檔案管理中存在問題的對策

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，建立實行檔案工作責(zé)任制。干部人事檔案工作是一項艱苦細(xì)致、默默無聞的事業(yè)，不僅需要檔案工作人員自身努力，更需要各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和教職工的積極配合。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案管理的重視程度，把檔案管理提上日程，在機構(gòu)設(shè)置和人員編制上給予充分保障。人事檔案工作關(guān)系到教職工的切身利益，要建立并落實檔案工作責(zé)任制，保證責(zé)任層層分解到各相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人，對于檔案遺失、檔案弄虛作假等行為要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

（二）建章立制，確保檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化。高校合并后，針對各學(xué)校檔案管理制度不統(tǒng)一的情況，要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中組部《干部檔案工作條例》等法律法規(guī)和上級的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合目前檔案管理工作現(xiàn)狀，全面分析檔案工作存在的問題，查找管理漏洞，并吸取以前的經(jīng)驗和教訓(xùn)，繼承和發(fā)揚原來規(guī)章制度中的科學(xué)合理的部分，建立一整套全新的統(tǒng)一的人事檔案工作制度，其中包括干部人事檔案管理部門的部門職能和檔案管理人員的崗位職責(zé)，檔案收集、整理、查閱、轉(zhuǎn)遞和利用等一些列規(guī)章制度，使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。同時，要在宣貫和落實制度上下工夫，通過網(wǎng)上辦公系統(tǒng)公告、組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、制度規(guī)范上墻等方式，使廣大教職工了解自己在干部人事檔案工作中承擔(dān)的義務(wù)和責(zé)任，為做好干部人事檔案工作打好群眾基礎(chǔ)。

（三）抓好收集工作，保證檔案材料完整性和規(guī)范性。收集工作是健全干部人事檔案的重要手段，是檔案管理工作的起點和基礎(chǔ)。干部人事檔案的形成，涉及多個部門，要保證檔案的齊全和質(zhì)量，單靠檔案管理部門單方面的能力是很難辦到的，因此要從以下三個方面入手改進檔案收集歸檔工作：一是檔案管理部門要履行職責(zé)，對報送歸檔的材料進行嚴(yán)格把關(guān)，對新接收的檔案內(nèi)容，逐頁逐項核對，保證材料完整、齊全，對填寫不規(guī)范、手續(xù)不完整的材料，要責(zé)令形成材料的有關(guān)部門重新填寫、補辦手續(xù)；二是相關(guān)部門要主動配合，及時規(guī)范的將歸檔材料報送檔案管理部門歸檔，不發(fā)生報送材料無簽字蓋章、無時間落款或未辦結(jié)就歸檔等現(xiàn)象；三是建立干部人事檔案材料收集聯(lián)絡(luò)網(wǎng)，學(xué)校各部門挑選一名作風(fēng)正派、思想素質(zhì)好、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的干部作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集工作。人事部門應(yīng)對兼職檔案員進業(yè)務(wù)培訓(xùn)，了解干部人事檔案的收集范圍、收集辦法及應(yīng)注意的事項。

（四）加強檔案員隊伍建設(shè)，提高管理水平。一是按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，選配政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的人員從事干部檔案工作。注重檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有計劃地對在崗人員進行崗位培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和工作水平，培養(yǎng)和造就一批掌握多元知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型檔案工作人才。二是把從嚴(yán)管理和關(guān)心愛護結(jié)合起來，從思想、學(xué)習(xí)、工作、生活等方面關(guān)心干部檔案工作人員，及時幫助解決實際困難，充分調(diào)動他們工作的積極性，努力建設(shè)一支愛崗敬業(yè)、默默奉獻的干部檔案隊伍，不斷提高檔案管理水平，推動學(xué)校干部人事檔案工作上新臺階。

（五）加大經(jīng)費投入，確保硬件設(shè)施達標(biāo)。俗話說“巧婦難為無米之炊”，無經(jīng)費保障，硬件設(shè)施要達標(biāo)就只是空談。學(xué)校應(yīng)重視檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面干部檔案管理工作所需必要的設(shè)備和業(yè)務(wù)經(jīng)費應(yīng)單獨立項，列入部門預(yù)算統(tǒng)籌解決，學(xué)校黨委應(yīng)給予足夠的支持，劃撥充足的經(jīng)費，為檔案工作提供物質(zhì)保證；另一方面安排合適的場地建設(shè)庫房，為檔案工作提供必要的空間。根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求，配置檔案庫房、閱檔室和辦公室并實現(xiàn)三室分開，建立專用檔案庫房，配置鐵皮的檔案柜，庫房內(nèi)安裝空調(diào)、除濕機、滅火器等防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的“六防”設(shè)施，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

（六）以干部檔案目標(biāo)管理達標(biāo)為契機，促進檔案工作上臺階。1996年，中組部出臺了《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評標(biāo)準(zhǔn)》，在全國范圍組織開展干部檔案工作目標(biāo)管理活動，管理干部檔案在500卷以上的機關(guān)、事業(yè)單位都要參與考評，高校動輒上千份的人事檔案卷數(shù)必然在考評范圍內(nèi)。高校應(yīng)參照中組部《干部人事檔案工作目標(biāo)管理檢查驗收標(biāo)準(zhǔn)》，以干部檔案目標(biāo)管理達標(biāo)為契機，查找問題，采取措施，促使干部檔案管理逐級達標(biāo)。

五、結(jié)束語

高校合并使各項資源不斷進行優(yōu)化整合，在整合、重組的同時會產(chǎn)生一些列的問題和矛盾，這對人事檔案管理而言，既是一種機遇，又是一種挑戰(zhàn)。高校要抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，借合并的東風(fēng)，結(jié)合高校人事管理的特點，不斷加強干部人事檔案建設(shè)，使干部人事檔案管理符合時代的要求，適應(yīng)高校改革和發(fā)展的需要。

[1]湯靜霞,李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設(shè), 2003(7).

[2]郭曉玉,鞏善鑫.人事檔案管理工作在高校合并時期的問題及對策[J].中州大學(xué)學(xué)報,2006(7).

[3]彭芬輝.高校合并后人事檔案管理工作所面臨的問題和對策[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報,2007(12).

[4]謝蘆青,李洪琳.高校合并后人事檔案管理的幾點思考[J].蘭臺世界, 2007(2).