人事檔案整理的重要性

代慧敏

摘 要：檔案整理作為檔案管理工作中的關(guān)鍵一環(huán)，在社會經(jīng)濟(jì)與科技快速發(fā)展的今天，如何跟上時(shí)代的腳步，是需要認(rèn)真思考的問題。本文分析了當(dāng)前檔案整理工作中的不足，并對改進(jìn)方法提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；整理；重要性

檔案整理是企事業(yè)單位不可缺少的部分，它對保存歷史信息，用于工作參考，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)等都有重要的作用。在社會科技與文化不斷發(fā)展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應(yīng)新技術(shù)、新文化帶來的影響。

人事檔案是組織人事等有關(guān)部門按照國家的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。人事檔案的整理，在整個(gè)檔案中占非常重要的地位，如果整理的不規(guī)范，會給高校教育發(fā)展以及檔案的開發(fā)和利用帶來諸多方面的影響。因此，整理好人事檔案應(yīng)做到：科學(xué)、真實(shí)、完整、規(guī)范。

人事檔案整理的具體步驟：一是檢查核對材料，對己歸檔的材料進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)。二是歸類排序，按照檔案工作條例，干部人事檔案正本由十類材料構(gòu)成。三是技術(shù)加工，為了便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺等不合歸檔要求的材料，在不損害文字內(nèi)容，保持檔案歷史原貌的前提下，區(qū)別情況，對其外在形式進(jìn)行技術(shù)處理。四是粘貼類角、編號，便于查找，給每類材料貼一個(gè)類角，不再使用隔頁紙。五是目錄登記，在干部人事檔案材料經(jīng)過排列和加工之后，按照固定的欄目和要求逐份記載在目錄表上的工作。六是裝訂成冊，經(jīng)過鑒別、分類、排列、登記目錄和技術(shù)加工之后的檔案材料裝訂成卷。七是復(fù)查驗(yàn)收，檔案專業(yè)知識比較全面的人員，對整理好的檔案進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的技術(shù)驗(yàn)收。實(shí)踐證明，人事檔案的整理應(yīng)采用活頁式裝訂方法好。

一、便于保管、保護(hù)

人事檔案整理完成后，還要采用專門的保管、保護(hù)措施，是一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，維護(hù)人事檔案的完整與安全，使人事檔案能夠長久地為社會提供服務(wù)。一味地追求方便利用，而忽視對檔案資料的保管和保護(hù)，造成檔案原始資料的損害。就會給國家、教育和教育工作者帶來不利，如何保管和保護(hù)好人事檔案，應(yīng)將檔案資料集中庫房保管，不能分散和隨便存放，同時(shí)將檔案進(jìn)行編號登記，有序排列，科學(xué)存放；對收進(jìn)、轉(zhuǎn)出、查閱、借用都要進(jìn)行登記，并檢查核對，然后入檔、入柜，避免積壓，對于保持庫房的整潔衛(wèi)生，合理布局，擺放整齊也非常重要。灰塵是檔案保管的大敵，它不僅腐蝕污染檔案，還是有害昆蟲和微生物的傳播體，經(jīng)常打掃庫房，就可以避免灰塵對檔案的危害。溫濕度過高或忽高忽低，會使檔案紙張膨脹或收縮，使檔案紙張中有害雜和非纖維成分加速變質(zhì)和腐蝕，使檔案材料的字跡逐漸模糊和褪色。因此，我們管檔人員要有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好這項(xiàng)工作。

二、便于保密、查閱

保管人事檔案工作總的目的，就是開發(fā)檔案信息源，提供人事檔案，為組織人事工作及教學(xué)工作服務(wù)，所進(jìn)行的收集、鑒別、整理、保管等環(huán)節(jié)的一系列基礎(chǔ)性工作，都是以提供利用為目標(biāo)的，如果不提供利用，基礎(chǔ)工作就失去了意義。沒有人事檔案的利用，高校對高層次人才的培養(yǎng)也就不可能實(shí)現(xiàn)。從某種意義上說，人事檔案整理就是為了更好的開發(fā)和利用。因此，人事檔案整理后既便于工作，又要確保安全保密。對于已整理好的檔案按照制度，涉及到當(dāng)事人入黨、任免、調(diào)動、政治審查、組織處理、復(fù)查或甄別歷史案件可查閱本人檔案，了解人事檔案有關(guān)情況時(shí)，確因工作需要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，可提供有關(guān)部分，無關(guān)的部分可以不予提供，以利于保密。人事檔案是組織、人事部門集中統(tǒng)一保管的個(gè)人材料。是組織上對個(gè)人考核、考察的材料，也有知情人為組織提供的情況。這些材料的內(nèi)容具有高度的機(jī)密性，只能由組織上掌握和使用，不能擴(kuò)散出去，否則不利于教育工作的開展，不利于安定團(tuán)結(jié)，不利于對教育工作者個(gè)人的培養(yǎng)和使用，將會帶來極其嚴(yán)重的后果。

在一卷檔案內(nèi)，按照檔案的類別分類后，采用活頁式的方式進(jìn)行裝訂，以提高人事檔案的利用率。但對于需要查閱、借閱的檔案，應(yīng)按照查、借閱檔案的有關(guān)規(guī)定，檔案管理人員將檔案一卷中的某一份取出，進(jìn)行復(fù)制，辦理有關(guān)手續(xù)，進(jìn)行登記。這樣，就保證了人事檔案的安全性、保密性、方便性、快捷性。

三、便于提高整檔人員的素質(zhì)

檔案的整理工作是一項(xiàng)技術(shù)性、技巧性很強(qiáng)的工作，每一項(xiàng)都有具體的標(biāo)準(zhǔn)和具體的操作規(guī)范。如何將雜亂無章的干部人事檔案進(jìn)行科學(xué)地分門別類，整理成高質(zhì)量的卷宗，就要有很強(qiáng)的綜合分析問題的能力，只有分析了解人事檔案的形成，找出主線，才能有效地保持檔案卷宗之間的歷史聯(lián)系，組卷才能清楚合理。在檔案整理的過程中，有很多的環(huán)節(jié)都要用文字表達(dá)，如擬寫標(biāo)題、檔案的目錄等等，這些都要求有很高的文字表達(dá)能力，用詞要準(zhǔn)確，表達(dá)要清楚，否則檔案目錄不能準(zhǔn)確地反映內(nèi)容，擬寫的檔案標(biāo)題不準(zhǔn)確，將會影響檔案提供利用。因此，整檔人員既要有一定的專業(yè)知識，又應(yīng)具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感。整理過程中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏漏和差錯，都會給今后的教學(xué)工作帶來諸多的隱患，所以，人事檔案的整理工作是一項(xiàng)看似簡單卻很復(fù)雜的工作。我們在新形勢下，面對高新技術(shù)的飛速發(fā)展，整檔人員必須轉(zhuǎn)變觀念，研究新形式下人事檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，才能適應(yīng)信息社會對人事檔案工作的需要。

四、便于開發(fā)和利用

整理檔案的目的是便于開發(fā)和利用。如果整理得不合適，就會給檔案的開發(fā)和利用帶來許多困難。整理好的檔案裝訂成卷，經(jīng)組織審批后辦理手續(xù)，無論借閱一份還是借閱某一類別的檔案，若整卷借出，利用就會受到很大程度上的影響，需等到前者借閱歸還后，后者才能利用，更重要的是不利于保密。實(shí)踐證明，采用活頁式的裝訂方法，可以根據(jù)查、借閱檔案人員的需要，提供所需的內(nèi)容，與查、借閱無關(guān)的內(nèi)容可以不提供。活頁式的裝訂法，還便于綜合或?qū)ｎ}利用。

五、便于檔案統(tǒng)計(jì)

人事檔案的整理，給檔案統(tǒng)計(jì)帶來了極大的方便。人事檔案統(tǒng)計(jì)工作的目的是為了讓人們了解檔案和檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，并為決策提供事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)依據(jù)，統(tǒng)計(jì)數(shù)字的準(zhǔn)確性和真實(shí)性是統(tǒng)計(jì)資料的生命。為此，在人事檔案統(tǒng)計(jì)中，必須建立、健全原始記錄，以保證最終匯總數(shù)字的準(zhǔn)確、真實(shí)。原始記錄是第一手材料，包括檔案資料的收進(jìn)、轉(zhuǎn)出、整理、鑒別、保管、利用，也包括檔案教育培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、科研成果、達(dá)標(biāo)升級等活動，記錄的事項(xiàng)具有具體性，它是進(jìn)行大量觀察，取得統(tǒng)計(jì)資料和編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表的基礎(chǔ)，統(tǒng)計(jì)工作才有完整可靠的依據(jù)，并在此基礎(chǔ)上，還可以建立統(tǒng)計(jì)臺帳，將原始記錄依據(jù)時(shí)間順序定期進(jìn)行登記、整理、匯總。如檔案資料的收進(jìn)、轉(zhuǎn)出、提供利用的人次、卷次、利用者身份、利用的目的，為開展分析研究打下基礎(chǔ)，也是保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)的一個(gè)好方法。堅(jiān)持做好檔案統(tǒng)計(jì)分析研究工作，就可以提高人事檔案管理人員的理論水平，推動人事檔案統(tǒng)計(jì)工作向更高的層次邁進(jìn)。

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