中小型企業(yè)采購管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

朱翠娟，黨相文，趙建光，董小剛

(1.北華大學(xué)汽車與建筑工程學(xué)院，吉林吉林132013;2.長春工業(yè)大學(xué)基礎(chǔ)學(xué)院，長春130012)

中小型企業(yè)采購管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

朱翠娟1，黨相文1，趙建光1，董小剛2

(1.北華大學(xué)汽車與建筑工程學(xué)院，吉林吉林132013;2.長春工業(yè)大學(xué)基礎(chǔ)學(xué)院，長春130012)

為優(yōu)化中小型企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程，提高采購管理的效率和效益，節(jié)約企業(yè)的運(yùn)作成本，更好地對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行有效管理，開發(fā)了一套管理信息系統(tǒng)。對(duì)中小企業(yè)的采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，確定了采購信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想和運(yùn)行流程，并運(yùn)用VB語言設(shè)計(jì)了一套采購管理軟件。測試結(jié)果表明，該系統(tǒng)能將公司復(fù)雜的手工業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，從而提高了工作效率。

采購信息系統(tǒng);VB編程;流程分析

0 引 言

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場的競爭也越來越激烈，特別是中小企業(yè)之間的競爭更是激烈。在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中采購關(guān)系到企業(yè)能否降低生產(chǎn)成本，同時(shí)也是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)和消費(fèi)活動(dòng)的源頭。所以，企業(yè)應(yīng)該推行精益化生產(chǎn)模式下的采購管理。目前中小企業(yè)發(fā)展面臨著一系列問題，最重要的是對(duì)采購管理不到位，對(duì)采購重要性認(rèn)識(shí)不足。所以導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)成本居高不下，降低了公司的市場競爭力，在一定程度上制約了中小企業(yè)的迅速發(fā)展。無論何種類型的企業(yè)，采購都是生產(chǎn)的第1步，并直接影響到企業(yè)后續(xù)的生產(chǎn)和產(chǎn)品銷售狀況，最終影響企業(yè)的獲利情況［1］。在采購過程中，生產(chǎn)、銷售的盈利能力和整個(gè)供應(yīng)鏈的質(zhì)量，直接關(guān)系到生產(chǎn)成本的水平，從而影響到企業(yè)的市場競爭力，所以，只有做好采購信息管理工作，企業(yè)才能生存和發(fā)展。大型企業(yè)資金實(shí)力雄厚，可以購買較成熟的軟件，而中小型企業(yè)的資金實(shí)力弱，且購買的軟件不適應(yīng)企業(yè)的業(yè)務(wù)，所以有必要對(duì)中小型企業(yè)的采購管理系統(tǒng)進(jìn)行研究，設(shè)計(jì)一套較為實(shí)用的采購信息系統(tǒng)軟件。

1 采購管理模式

1.1 集中采購

集中采購是企業(yè)最主要的采購方式，相對(duì)于多批次的采購，具有降低采購的工作量以及減少采購成本的優(yōu)勢。這種采購方式是在企業(yè)內(nèi)部對(duì)同一種材料進(jìn)行一次性的集中購買，代表了企業(yè)采購集中化的管理趨勢［2］。

1.2 聯(lián)合采購

實(shí)施采購策略的聯(lián)合采購的商業(yè)聯(lián)盟，充分利用規(guī)模公司和更多公司的經(jīng)濟(jì)體，防止灰色收入的商業(yè)賄賂行為，規(guī)范公司的購買行為。聯(lián)合采購能降低公司的采購成本，如:施樂公司就是采用這種采購方式。

1.3 詢價(jià)采購

這種采購方式類似于人們通常所說的“貨比三家”的形式。先邀請(qǐng)供貨商對(duì)其提供的原材料產(chǎn)品進(jìn)行報(bào)價(jià);然后根據(jù)各家供貨商的價(jià)格進(jìn)行比較，從而選取對(duì)企業(yè)最有利的原材料供應(yīng)商進(jìn)行采購。也是國際上通常用的一種采購方式。

1.4 準(zhǔn)時(shí)采購

這種采購也被稱為JIT(Just In Time)采購方式。這是當(dāng)前較為先進(jìn)的一種采購模式，它將供應(yīng)鏈管理思想納入企業(yè)的采購活動(dòng)中。根據(jù)這一思想，在進(jìn)行某一項(xiàng)活動(dòng)時(shí)企業(yè)之所以會(huì)愿意花費(fèi)資金進(jìn)行投資，是因?yàn)槠髽I(yè)有對(duì)這項(xiàng)活動(dòng)的需要。所以，在這種管理思想下企業(yè)不會(huì)事前采購原材料，而是當(dāng)企業(yè)產(chǎn)生需要時(shí)再進(jìn)行采購。

在上述4種采購模式中集中采購將成為未來企業(yè)采購的主要方式，同時(shí)需要一定的基礎(chǔ)條件，即采購的職能化是集中采購存在的前提。準(zhǔn)時(shí)采購模式是一種最優(yōu)選擇模式，供應(yīng)商有能力“在需要時(shí)，向需要的地點(diǎn)，以可靠的質(zhì)量，向生產(chǎn)企業(yè)提供需要的物料”，有可能采購物流與供應(yīng)物流合為一體。而中小型企業(yè)由于規(guī)模與資金的限制，主要采取的是詢價(jià)采購方式為主。筆者研究的采購管理信息系統(tǒng)是基于詢價(jià)采購模式進(jìn)行開發(fā)的。

2 采購管理信息系統(tǒng)需求分析

圖1 采購信息系統(tǒng)的需求分析Fig.1 Requirement analysis of purchasing information system

采購信息系統(tǒng)主要完成計(jì)劃下達(dá)、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫、采購發(fā)票收集到采購結(jié)算的采購活動(dòng)的全部過程。同時(shí)對(duì)采購過程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督［3］。中小型企業(yè)的采購部門工作及主要完成的業(yè)務(wù)如圖1所示。

2.1 采購計(jì)劃管理

采購員根據(jù)庫存與生產(chǎn)訂單計(jì)劃，制定月采購計(jì)劃。采購計(jì)劃交與主管部門審核，審核通過的錄入系統(tǒng)作為采購計(jì)劃清單，對(duì)沒有通過的，采購員根據(jù)市場的實(shí)際情況再重新制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃可以作為詢價(jià)單。

2.2 采購過程管理

采購員根據(jù)采購清單，在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中將所需產(chǎn)品發(fā)給供應(yīng)商，供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單。采購員根據(jù)報(bào)價(jià)信息以產(chǎn)品的質(zhì)量最優(yōu)和總成本最小選擇最佳的供應(yīng)商生成采購訂單，并將采購員將采購訂單報(bào)給主管部門審核，通過的訂單與供應(yīng)商簽訂合同，未通過的進(jìn)行二次詢價(jià)或選擇供應(yīng)商。

2.3 收貨管理

供應(yīng)商根據(jù)簽訂的采購訂單訂購，進(jìn)行貨物的裝配，選擇運(yùn)輸商發(fā)貨。倉庫管理員在接收貨物后根據(jù)采購訂單核對(duì)數(shù)量及產(chǎn)品品質(zhì)，合格的產(chǎn)品入庫，進(jìn)行產(chǎn)品更新。不合格的產(chǎn)品填寫產(chǎn)品退貨單將退還給供應(yīng)商，重新發(fā)貨。

3 采購管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程

根據(jù)中小企業(yè)的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)采購流程。根據(jù)采購方式及客戶的需求不同，采購管理系統(tǒng)也不同。采購流程是根據(jù)企業(yè)需求，做出詳細(xì)市場調(diào)查，通過詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)選擇供應(yīng)商，不符合要求的供應(yīng)商直接淘汰，符合要求的供應(yīng)商確定價(jià)格發(fā)出采購訂單，供應(yīng)商確定貨物核對(duì)后給予發(fā)貨，運(yùn)到的貨物通過檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)，合格產(chǎn)品送入倉庫，不合格貨物返回供應(yīng)商進(jìn)行退貨處理，采購流程圖如圖2所示。

圖2 采購管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程Fig.2 Business process of purchasingmanagement information system

4 采購管理信息系統(tǒng)各功能模塊設(shè)計(jì)

采購管理信息系統(tǒng)主要是面向中小型企業(yè)采購的各項(xiàng)訂單處理、采購過程管理、采購申請(qǐng)管理、采購的供應(yīng)商管理等，通過對(duì)數(shù)據(jù)的不斷分析，管理好采購流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行集中管理而開發(fā)的［4］。采購信息系統(tǒng)可減少公司物料采購管理的各項(xiàng)成本，信息在企業(yè)間的各個(gè)部門間傳遞，采用信息系統(tǒng)可將這項(xiàng)繁雜的任務(wù)簡單化?？傮w模塊設(shè)計(jì)如圖3所示。

圖3 采購信息系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)Fig.3 Overall design of purchasing information system

4.1 采購需求

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊的功能是對(duì)配送企業(yè)的相關(guān)物流信息進(jìn)行記錄。如，供應(yīng)商信息、采購申請(qǐng)和訂單處理等。這是整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行最為原始的基礎(chǔ)數(shù)據(jù);而該模塊就是對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理維護(hù)，并在必要時(shí)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行修改完善以及更新。商品的基本信息內(nèi)容包括商品條碼、規(guī)格、名稱和單位。通過商品信息窗體，用戶可向商品信息表中添加商品信息。

4.2 供應(yīng)商管理

該模塊是對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)信息管理和維護(hù)的模塊，可實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行修改、增加和減少。還包括物料來源管理中物料的來源關(guān)系表;供應(yīng)商評(píng)估方案中對(duì)供應(yīng)商評(píng)估方案的新增、維護(hù)、審核;供應(yīng)商評(píng)估表是對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估和價(jià)格分析的表。該模塊包括供應(yīng)商的公司、聯(lián)系人、電話、地址等供應(yīng)商的信息。

4.3 采購申請(qǐng)

所有采購必須以采購申請(qǐng)單或市場采購單的項(xiàng)目啟動(dòng)。通過部門經(jīng)理可協(xié)助采購部門檢查采購項(xiàng)目的規(guī)格和質(zhì)量，但不能直接對(duì)應(yīng)供應(yīng)商［5］。所有采購必須通過采購部門進(jìn)行，該采購訂單模塊包括描述訂單產(chǎn)品的數(shù)量、供應(yīng)商、提交日期、接收日期、付款額和付款方式。

4.4 采購訂單管理

采購訂單是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際采購需求而制定的一種采購計(jì)劃。采購訂單生成后傳達(dá)到相關(guān)部門執(zhí)行采購活動(dòng);并對(duì)執(zhí)行的全過程進(jìn)行監(jiān)測;從而確保企業(yè)采購到合適的產(chǎn)品;為企業(yè)的后續(xù)生產(chǎn)和相關(guān)部門的需求提供高質(zhì)量、高性價(jià)比的產(chǎn)品［6-8］。采購訂單管理主要包括采購訂單的維護(hù)、收貨和退回。采購訂單維護(hù)通常有兩大部分組成:訂單管理員查詢和客戶訂單查詢。

4.5 采購?fù)素浌芾?/p>

采購?fù)素浌芾碇饕?在采購環(huán)節(jié)倉儲(chǔ)中心返往供應(yīng)商的貨物。需要對(duì)貨物的以下信息進(jìn)行管理:退貨商品的退貨時(shí)間、退貨門店名稱、商品條碼、商品名稱、供應(yīng)商名稱、商品編號(hào)(即貨位編號(hào))、條形碼、數(shù)量、金額及備注(備注退貨原因等)。

4.6 統(tǒng)一報(bào)表

利用報(bào)表設(shè)計(jì)模塊的合計(jì)功能根據(jù)查詢結(jié)果統(tǒng)計(jì)出一定范圍條件內(nèi)的某商品采購入庫后的數(shù)量及產(chǎn)品的庫存數(shù)量。所以可為管理者提供關(guān)于商品的訂貨趨勢，有利降低庫存積壓、提高訂貨滿足率，從而提高服務(wù)水平，增加企業(yè)收入。

5 采購管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

采購管理信息系統(tǒng)采用VB語言編寫，應(yīng)用菜單式的操作簡單，包括系統(tǒng)管理、客戶管理、供應(yīng)商管理、采購訂單管理、數(shù)據(jù)查詢及報(bào)表功能、幫助菜單(見圖4)。進(jìn)入主菜單后對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，包括添加、修改、刪除和更新等操作，根據(jù)業(yè)務(wù)流程的各功能模塊進(jìn)行操作(見圖5)，筆者以請(qǐng)購模塊為例說明了業(yè)務(wù)的實(shí)際應(yīng)用(見圖6)。根據(jù)生產(chǎn)訂單的需求，庫存管理員定期核查生產(chǎn)訂單與庫存量，當(dāng)產(chǎn)品庫存量降低到訂貨點(diǎn)時(shí)，庫存管理員向采購員發(fā)出請(qǐng)購需求。采購員向主管審核請(qǐng)購訂單，請(qǐng)購訂單合格后，采購員登錄到請(qǐng)購模塊，根據(jù)產(chǎn)品的信息填寫請(qǐng)購單(請(qǐng)購單包括訂購單號(hào)、狀態(tài)、物品名稱、請(qǐng)購部門、請(qǐng)購人、請(qǐng)購日期、期望交貨日子和預(yù)計(jì)總金額)，請(qǐng)購可修改填寫的請(qǐng)購記錄(添加記錄、保存記錄和刪除記錄)，填寫完畢，由企業(yè)的主管部門進(jìn)行審核，不合格的采購單重新核準(zhǔn)產(chǎn)品需求與庫存量，確定請(qǐng)購計(jì)劃。審核通過后的請(qǐng)購單由企業(yè)采購員進(jìn)行采購申請(qǐng)，采購流程結(jié)束。

圖4 采購管理信息系統(tǒng)主頁面Fig.4 Main interface of purchasingmanagement information system

圖5 采購信息系統(tǒng)功能模塊Fig.5 Function module of purchasing information system

圖6 請(qǐng)購模塊Fig.6 Acquisition module

6 結(jié) 語

筆者根據(jù)采購的流程對(duì)采購信息系統(tǒng)進(jìn)行了各功能模塊的分析和設(shè)計(jì)，以VB為實(shí)現(xiàn)工具，進(jìn)行采購信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)很好地實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)功能，實(shí)現(xiàn)了采購管理的能力，并能實(shí)現(xiàn)客戶管理、供應(yīng)商管理、采購訂單管理、退貨管理等功能。在市場競爭日益激烈化和信息化的條件下，中小企業(yè)進(jìn)行采購管理的信息化改革將對(duì)中小企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)作用，是我國中小企業(yè)未來采購發(fā)展的一個(gè)趨勢;中小企業(yè)采購信息系統(tǒng)的研究將在實(shí)踐中促進(jìn)中小企業(yè)的發(fā)展。

［1］鄭志興.論企業(yè)采購管理創(chuàng)新實(shí)踐［J］.物流工程與管理，2009(11):93-94. ZHENG Zhixing.On the Practice of Corporate Purchasing Management Innovation［J］.Legists Engineering and Management，2009(11):93-94.

［2］傅嵐.農(nóng)產(chǎn)品物流信息系統(tǒng)的構(gòu)建芻議［J］.經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2007，125(11):66-67. FU Lan.Discussion on Construction of Logistics Information System in Agricultural Product［J］.Economic Guide，2007，125(11):66-67.

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［4］齊文.采購管理系統(tǒng)的研究和設(shè)計(jì)［D］.成都:電子科技大學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院，2013. QIWen.Research and Design of Purchasing Management System［D］.Chengdu:College of Computer Science，University of Electronic Science and Technology，2013.

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［8］潘曉.信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)［M］.北京:中國鐵道出版社，2011. PAN Xiao.Analysis and Design of Information System［M］.Beijing:China Railway Publishing House，2011.

(責(zé)任編輯:劉俏亮)

Design on Purchasing Management Information System of Middle-Small Enterprise

ZHU Cuijuan1，DANG Xiangwen1，ZHAO Jianguang1，DONG Xiaogang2

(1.School of Automotive and Archtectural Engineering，Beihua University，Jilin 132013，China; 2.Institute of Basic Sciences，Changchun University of Technology，Changchun 130012，China)

In order to optimize procurement business process of small and middle-small enterprise，to improve the efficiency and effectiveness of procurement，save costs and increase profits for enterprises，facilitate the management of the staff of the procurement process，we develop management information system.We analyzed procurement process of middle-small enterprise，determined design idea and running process of the purchase management information system，using the software of VB，we design a set of purchasing management.The company complexmanual businesswill be converted to computer operation，thereby improving work efficiency.

purchasing information system;Visual Basic(VB);process analysis

TP311;U495

A

1671-5896(2015)06-0723-05

2015-08-17

吉林省教育廳“十二五”科學(xué)技術(shù)研究基金資助項(xiàng)目(2014176)

朱翠娟(1981— )，女(蒙古族)，內(nèi)蒙古赤峰人，北華大學(xué)講師，碩士，主要從事交通運(yùn)輸與物流研究，(Tel)86-18604498061(E-mail)zcj19818@163.com;通訊作者:董小剛(1961— )，男，長春人，長春工業(yè)大學(xué)教授，博士生導(dǎo)師，主要從事應(yīng)用數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)研究，(Tel)86-18043215853(E-mail)dongxiaogang@mail.ccut.edu.cn。