淺談船舶檔案數(shù)字化工作的幾點思考

陳萬懷

（中國船級社上海分社 上海 200135）

淺談船舶檔案數(shù)字化工作的幾點思考

陳萬懷

（中國船級社上海分社 上海 200135）

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開始逐漸成熟，在這樣的環(huán)境背景下檔案數(shù)字化工作得到了廣泛的應(yīng)用，其中船舶檔案工作也不例外，積極地引入數(shù)字化技術(shù)。但是在船舶數(shù)字化工作的實踐過程中卻也存在著相應(yīng)的問題值得思考，本文就將主要以船舶檔案數(shù)字化工作為切入點，對其進行簡要的介紹和分析。

船舶檔案；數(shù)字化；工作；思考

引言

船舶檔案主要是指有關(guān)于船舶方面的文字、圖像以及聲音和其他類型為載體的原始記錄和資料，在過去的很長一段時間內(nèi)船舶檔案的保存一直以紙質(zhì)形式存在，并且這種檔案保存形式也應(yīng)用于社會個行業(yè)中，為我國科學(xué)文化事業(yè)提供了重要的幫助。紙質(zhì)檔案作為事件記錄的原始載體不僅具有唯一性的特點，不能隨意復(fù)制和更改，更由于其自身的真實性和直觀性，在鑒定上較為簡單而受到了人們的喜愛。但是隨著社會的不斷進步，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及檔案量的逐漸增加使得原有的檔案保存形式已經(jīng)不適用于當(dāng)今社會，船舶檔案數(shù)字化已經(jīng)成為了不可阻擋的歷史潮流。

一、船舶檔案數(shù)字化工作的發(fā)展現(xiàn)狀

鑒于紙質(zhì)存儲檔案對于外部環(huán)境的要求較高以及檔案工作量的不斷加大，各方面對于船舶檔案管理工作都提出了更高的要求，在這樣的環(huán)境背景下進行船舶檔案的數(shù)字化建設(shè)顯得勢在必行。檔案數(shù)字化工作主要就是指通過對智能信息處理技術(shù)的利用，將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶以及錄像帶等為儲存介質(zhì)的原始檔案材料借助于現(xiàn)代化的掃描、壓縮手段將其轉(zhuǎn)化為圖片文件以及聲音文件和錄像文件的格式，并且在運用儲存管理技術(shù)將其儲存到各類介質(zhì)上，便于在需要的時候能夠通過快速檢索手段將其查找出來予以利用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，逐步建立小范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)平臺，逐漸向全國范圍擴展，以便為需要者提供查詢、搜索之需。船舶檔案數(shù)字化的最大優(yōu)勢和特點在于資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及使用方便化。

從發(fā)展的趨勢上來看，船舶檔案數(shù)字化發(fā)展是檔案管理工作整體發(fā)展趨勢的方向，檔案自起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，將會有利于檔案的修改和復(fù)制，在數(shù)字化狀態(tài)下的的檔案能夠提供更加高效的利用效率和質(zhì)量，能夠更好地滿足船舶行業(yè)乃至全社會的需要。但是就我國目前的發(fā)展情況上來看，限于種種客觀原因的限制使得計算機技術(shù)在船舶檔案的管理工作中始終沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用和價值，檔案的保密性和社會公眾的需求兩者之間的矛盾成為了影響船舶檔案數(shù)字化工作的最大掣肘之一，造成了檔案數(shù)字化的發(fā)展速度相對于社會數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展來說存在著很大的滯后性，不能有效地滿足各方需要。

二、船舶檔案數(shù)字化的利與弊

（一）船舶檔案數(shù)字化的積極影響

從發(fā)展的角度上來說，檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，資源建設(shè)主要包含兩部分，一是對現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化，二是對電子文件進行歸檔和電子檔案管理。借助于這種數(shù)字化形式可以對檔案原件起到很好地保護作用，使電子文件形式的檔案替代原件的使用，進而避免原件檔案的過度使用而損壞，并且在數(shù)字化副本異地保存的條件下，輸出縮微膠片還能夠做到永久保存和使用，通過這種手段即使檔案資料出現(xiàn)了重大災(zāi)難和意外情況也不至于使檔案資料產(chǎn)生毀滅性的破壞。船舶檔案數(shù)字化還能夠有效地改善檔案利用方式，一方面數(shù)字化后的檔案能夠做到共享使用，這樣就能夠提供檔案的利用效率，擺脫孤本的限制；并且當(dāng)需要對檔案進行利用時，利用者將會打破時間的限制，能夠隨時使用需要的文件。最為重要的是船舶檔案數(shù)字化是當(dāng)今社會發(fā)展的主流趨勢，社會的發(fā)展要求船舶檔案必須進行改變和創(chuàng)新，以適應(yīng)當(dāng)今社會需要。

（二）船舶檔案數(shù)字化所帶來的隱患

船舶檔案數(shù)字化在為檔案管理工作帶來便利的同時也帶來的相應(yīng)問題，其中最為突出的就是檔案信息的安全問題。鑒于船舶檔案數(shù)字化工作后，其接觸的范圍和廣度也將會變得，因此面臨安全風(fēng)險的幾率也隨之增大。檔案數(shù)字化主要的安全問題來自于四方面，分別是網(wǎng)絡(luò)安全問題、系統(tǒng)安全問題、應(yīng)用安全和病毒防范問題以及檔案數(shù)據(jù)安全問題。網(wǎng)絡(luò)安全問題是指基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施不可能保證一直正常運行，在其運行過程中很有可能出現(xiàn)各類故障，進而影響到檔案管理；二系統(tǒng)安全則是指檔案數(shù)字化的相關(guān)計算機系統(tǒng)可能存在系統(tǒng)漏洞，在這樣的環(huán)境下檔案信息很有可能被竊取和利用；應(yīng)用安全及病毒的防范則是由于網(wǎng)絡(luò)病毒是伴隨著網(wǎng)絡(luò)的存在而存在的，如果不能進行有效地處理很有可能使檔案信息面臨病毒的威脅；而檔案信息數(shù)據(jù)的安全則是指應(yīng)當(dāng)對船舶檔案信息進行一定的加密處理，否則很有可能加大檔案信息數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險，一般情況下用戶在訪問檔案信息和數(shù)據(jù)時，檔案信息都是真實和完整的，如果不對用戶的權(quán)限進行設(shè)置變更，而任由他人進入系統(tǒng)，將會使檔案信息處于無保護狀態(tài)，隨時都存在被更改和利用的風(fēng)險，這也是檔案數(shù)字化所帶來的主要問題。為此，在船舶檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展過程中還應(yīng)當(dāng)對安全管理技術(shù)進行不斷地研究，為檔案信息的安全提供更加可靠地保障。

三、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案工作的思考

從形式上的變化來看，船舶檔案數(shù)字化工作的最大變化在于儲存介質(zhì)發(fā)生了變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)儲存轉(zhuǎn)變成了電子文件形式的儲存。從某種程度上來講，數(shù)字檔案的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通需要一系列的標準和規(guī)范來使其得以實現(xiàn)，例如各類檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞以及檔案資源的共享和網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等等。無論是對于儲存的老檔案來說，還是對現(xiàn)在的電子文件形式的新檔案來說都應(yīng)當(dāng)嚴格按照標準化的原則去進行，確保紙質(zhì)檔案能夠被完整的轉(zhuǎn)換為數(shù)字化，電子文件能夠歸檔，數(shù)字化檔案能夠被有序的保管、傳遞和利用，盡量避免各自為政、互不兼容現(xiàn)象的發(fā)生。對于船舶檔案數(shù)字化工作來講，建立一套標準和規(guī)范是必不可少的工作，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的過程中一定要發(fā)揮出標準和規(guī)范的引導(dǎo)性作用，保證技術(shù)上能夠?qū)崿F(xiàn)協(xié)調(diào)性和整體性的統(tǒng)一。而在現(xiàn)實的工作中，還應(yīng)當(dāng)嚴格執(zhí)行國家檔案局所頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對電子文件的歸檔和管理要進行嚴格規(guī)范，對于文字型電子文件、掃描型電子文件、視頻和多媒體電子文件以及音頻電子文件等各類檔案都應(yīng)當(dāng)采取通用的格式予以儲存和管理。

與此同時，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案的過程中我們還應(yīng)當(dāng)注重為數(shù)字化檔案提供一種良好的運行環(huán)境。船舶檔案數(shù)字化主要就是指借助于信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸來實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效利用。對于檔案的數(shù)字化管理來說，最為重要的就是技術(shù)性支撐，檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的管理平臺和技術(shù)手段作保證，這也是當(dāng)今社會進行檔案管理所必須具備的條件。但是從難度系數(shù)上來講，檔案數(shù)字化屬于一項全方位的系統(tǒng)工程，其中包含了文件格式標準制定以及系統(tǒng)運行環(huán)境中其他標準制定等諸多內(nèi)容，這使得船舶檔案的數(shù)字化在未來的發(fā)展過程中還有很長一段路要走。針對于紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案仍然有很多基礎(chǔ)性工作要做，為此在轉(zhuǎn)換過程中主要應(yīng)當(dāng)做好如下幾方面。其一是要制定網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標準，為數(shù)字檔案信息提供一個標準化的網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境；其二則是要制定相關(guān)的應(yīng)用標準，為數(shù)字化形式的船舶檔案應(yīng)用提供便利條件和有效規(guī)范，在數(shù)據(jù)源、代碼以及電子公文格式上要遵循自身的標準；其三就是要制定好應(yīng)用支撐標準，為數(shù)字化檔案信息提供應(yīng)有支撐和服務(wù)；最后則是要制定出合理有效地信息安全標準，為信息管理和應(yīng)用創(chuàng)造一個安全的環(huán)境。船舶檔案數(shù)字化工作要堅持從自身的立足點出發(fā)，在紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換過程中要注重對門類和多元化檔案資源的有效整合，最大限度上做到檔案資源的合理配置，強化船舶檔案的管理水平。

四、關(guān)于船舶檔案電子文件的保護

鑒于船舶檔案數(shù)字化之后，檔案的主要載體形式由紙質(zhì)變成了電子文件，因此在對電子文件的保管上還應(yīng)當(dāng)下足心思。通常情況下，歸檔電子文件都是以脫機的方式來保存的，在現(xiàn)實生活中大多是利用軟磁盤來加以保存。作為新型的儲存載體，光盤相對于磁盤來說在抗感染能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性上更具優(yōu)勢，為此船舶檔案數(shù)字化工作之后應(yīng)適當(dāng)加強對光盤的應(yīng)用，借助于光盤的應(yīng)用能夠為歸檔電子文件提供良好的保護，這也是當(dāng)前所主要采用的方法和手段。但是對于光盤的保存來說也應(yīng)當(dāng)講究一定的方法和手段，不僅要將光盤進行規(guī)范的擺放和使用更要使其保持在良好的溫度和濕度環(huán)境中，其存放的溫度環(huán)境應(yīng)當(dāng)盡量保持在十四到二十四度之間，相對濕度應(yīng)當(dāng)為百分之四十到百分之六十五。船舶檔案數(shù)字化雖然體現(xiàn)著社會和時代的進步，但是我們也應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的輔助性工作，強化船舶檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

[1]陳明,李莉.對實施檔案數(shù)字化工作的幾點思考[J].蘭臺內(nèi)外,2014,01∶39.

[2]程韜.檔案數(shù)字化工作的幾點思考[J].黑龍江檔案,2014,02∶46-47.

[3]宋瑩.做好檔案數(shù)字化工作的幾點建議 [J].機電兵船檔案,2008,05∶55-57.