論高校檔案信息化建設(shè)中的利與弊

陳麗伊

（瓊臺師范高等?？茖W(xué)校 海南 ?？?571100）

論高校檔案信息化建設(shè)中的利與弊

陳麗伊

（瓊臺師范高等?？茖W(xué)校 海南 海口 571100）

隨著計(jì)算機(jī)在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用及無紙化辦公的普及，對傳統(tǒng)檔案工作模式提出了新的要求，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展更新，高校檔案信息化建設(shè)成為檔案工作改革和發(fā)展的必然趨勢。高校檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)就是為了迎合時(shí)代發(fā)展的需求，屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性的建設(shè)工程。然而在高校檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)了不少問題，從而導(dǎo)致高校檔案信息化進(jìn)程緩慢。文章圍繞高校檔案信息化建設(shè)中的重要性及意義、存在問題等幾方面來討論，其目的就是為了在檔案信息化工作中如何趨其利，避其弊。

高校；檔案信息化；利弊

近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們的生活領(lǐng)域和工作領(lǐng)域。高校作為人才、信息等資源共享聚集地。隨著高校信息化水平的迅速提高，對高校檔案工作也提出了新的挑戰(zhàn)，高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案部門面臨的新課題。

自2001年12月教育部門辦公廳發(fā)出《關(guān)于加快推進(jìn)教育系統(tǒng)政務(wù)信息化建設(shè)的通知》以來，全國各高校政務(wù)信息化建設(shè)迅速發(fā)展。高校檔案部門緊跟高校檔案信息化發(fā)展的步伐，在發(fā)展與建設(shè)的將近10年里，取得了明顯的成效。但是，隨之高校檔案信息化進(jìn)程中也出現(xiàn)諸多不足之處。下面，就其檔案信息化建設(shè)過程中的利與弊談點(diǎn)個(gè)人見解。

一、高校檔案信息化建設(shè)的重要意義

傳統(tǒng)的高校檔案，是一種完全封閉式的內(nèi)部資源，管理模式也只是原始簡單地保管。隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，高校檔案數(shù)量急劇增加、內(nèi)容頁日漸豐富，各種檔案載體也隨之增加，迫切需要科學(xué)高效檔案管理辦法和工具。而高校檔案信息化建設(shè)正是充分運(yùn)用了現(xiàn)在化設(shè)備和自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式取代原有的手工管理，完成了檔案采集、儲存、保管、檢索、開發(fā)利用等工作。

1、檔案信息化建設(shè)有利于提高檔案工作效率。

隨著檔案信息化建設(shè)的實(shí)施，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用以及檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件的運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收集、移交、儲存、查閱等，這就使得檔案工作變得更為簡便，為檔案部門工作人員節(jié)省了部分時(shí)間和精力，能把更多的時(shí)間和精力用于檔案資料的整理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案編研等工作，提高了工作效率，也避免了檔案材料破壞裝訂和因?qū)嶓w借閱造成的磨損。

2、檔案信息化便于查閱利用。

檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)給利用閱讀檔案創(chuàng)造了新的模式。全新的超文本，超媒體閱讀和自動(dòng)化檢索方式。高校通過檔案信息化，能全天候?yàn)槔脵n案的師生服務(wù)，利用者可通過互聯(lián)網(wǎng)24小時(shí)可進(jìn)入網(wǎng)站閱讀檔案信息。利用者從被動(dòng)的利用檔案變?yōu)橹鲃?dòng)的探索。

3、檔案信息化建設(shè)有利于高校資源整合優(yōu)化。

檔案中記載著學(xué)校過去各項(xiàng)工作執(zhí)行情況和效果，對于學(xué)校確定新的方針政策具有重要的參考作用，高校檔案中的教學(xué)類、基建類、設(shè)備類、科研類、財(cái)會類等五大類檔案為學(xué)校的教學(xué)科研和發(fā)展建設(shè)起著關(guān)鍵作用。信息資源共享已經(jīng)是發(fā)展趨勢，檔案是信息資源中的一種特殊形式。檔案信息化建設(shè)可以讓各種散亂的信息資源實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化配置并，與高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接軌，使得檔案部門的信息與學(xué)校教務(wù)、科研、設(shè)備、財(cái)會等重要部門實(shí)現(xiàn)資源整合優(yōu)化。檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)要求就是建立一個(gè)豐富、完整的檔案信息資源庫，并做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫維護(hù)工作，通過跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨部門的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，檔案信息資源與其他信息資源一起構(gòu)成綜合的網(wǎng)絡(luò)信息資源，從而實(shí)現(xiàn)高校信息資源庫的整合優(yōu)化達(dá)到共享的目的。

二、高校檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的弊端及對策

全國大部分高校都已經(jīng)啟動(dòng)了檔案信息化建設(shè)工作，然而在各高校進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的工作中也逐漸顯露出了檔案信息化的一些弊端，如何避其弊正是現(xiàn)在要討論的問題。

1、檔案信息數(shù)字化后的安全保存問題

大量紙質(zhì)檔案通過掃描上傳到檔案管理軟件，傳統(tǒng)檔案保護(hù)與管理手段已無法確保這些檔案信息的完整與安全。個(gè)別檔案利用者可直接通過復(fù)制與原始檔案一致的內(nèi)容，進(jìn)行篡改，也可在電子文件上的簽名、印章修改。由于紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為電子文件后是保存在磁盤、硬盤、光盤等介質(zhì)上，而這些介質(zhì)一旦出現(xiàn)損壞，就意味著所有的電子檔案信息都會遺失。而磁盤硬盤的保存條件和環(huán)境要求是很高的。因此對于軟盤、磁盤、硬盤等的保護(hù)要做到：購買統(tǒng)一規(guī)格磁盤硬盤，確保質(zhì)量；保證它們的存放環(huán)境，注意存放的空間和溫濕度的控制，溫濕度分別為14-20攝氏度，40%-50%內(nèi)；定期每2年把原有的磁盤、硬盤、光盤上的材料轉(zhuǎn)儲一次，作為檔案信息的備份。

除了檔案信息資源的保存問題，還存在檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全問題。檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全受到載體損害、設(shè)備故障或破壞、操作失誤、程序缺陷、病毒、網(wǎng)上竊聽與篡改、黑客攻擊、技術(shù)淘汰等眾多因素的威脅。一旦出現(xiàn)以上情況，檔案信息數(shù)據(jù)庫會出現(xiàn)遺失，錯(cuò)亂，甚至?xí)?dǎo)致檔案信息外泄等情況發(fā)生。高校應(yīng)該采取有效措施對數(shù)字化檔案資源進(jìn)行安全管理和維護(hù)，要做到：有效地應(yīng)用身份認(rèn)證、文件加密、權(quán)限控制、安全審計(jì)、病毒防護(hù)、防火墻、安全備份等安全技術(shù)，確保檔案信息資源的安全、有效和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行。

2、檔案信息化的投入成本大于利用價(jià)值

高校檔案信息化建設(shè)的前期需要投入大量資金購買設(shè)備，如高校檔案管理軟件系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、大量磁盤硬盤、交換機(jī)、服務(wù)器。在信息化建設(shè)前期需要投入大量的人力來進(jìn)行檔案信息數(shù)字化，而在信息化建設(shè)后期也會遇到檔案管理設(shè)備老化及更換的問題，這些都需要高校對檔案部門的投入大量的人力和物理。而在近幾年里，由于全國各大高校都紛紛檔案信息化建設(shè)，在過程中發(fā)現(xiàn)了問題：為了實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，高校進(jìn)行盲目的投入和建設(shè)，使得檔案信息化建設(shè)的投入和檔案利用價(jià)值出現(xiàn)反比例現(xiàn)象，即檔案信息化建設(shè)投入成本大于檔案利用率，檔案資源被浪費(fèi)。所以各高校在檔案信息化建設(shè)過程中，不能盲目的投入和建設(shè)，要認(rèn)真結(jié)合本校實(shí)際情況以及檔案服務(wù)對象的特點(diǎn)，按輕重緩急、先易后難的方式開展檔案信息化建設(shè)的工作，避免造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

3、檔案信息化缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

高校在檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)了缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范和支撐的問題：許多高校出現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)中各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一的局面，只能自我摸索、自我完善、自我發(fā)展，處于獨(dú)立開發(fā)與封閉自我建設(shè)的模式。而檔案信息化作為一項(xiàng)復(fù)雜的社會工程，涉及項(xiàng)目管理，技術(shù)應(yīng)用和業(yè)務(wù)運(yùn)行等方面，如缺少標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范，整個(gè)工作如散沙一盤。在建設(shè)高校檔案信息化的過程中，應(yīng)當(dāng)借助于各種規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)的制定和落實(shí)，分工協(xié)作和技術(shù)工作提供依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)。在建設(shè)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的溝通信息的共享更加需要統(tǒng)一的規(guī)范和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，高校的檔案部門立足于檔案信息化建設(shè)并根據(jù)國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

4、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平偏低

檔案管理工作一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，高校檔案信息化建設(shè)更要求管理人員具有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平。然而目前多數(shù)高校來看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍，檔案人員的數(shù)量和質(zhì)量還不符合檔案信息化的要求。很多高校的檔案部門工作人員年齡結(jié)構(gòu)偏高、學(xué)歷結(jié)構(gòu)和職稱結(jié)構(gòu)偏低是普遍存在的現(xiàn)象，缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人才，特別是具備檔案管理和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的人才。所以很多檔案管理人員在高校檔案信息化建設(shè)的工作中感到力不從心，影響了檔案信息化的進(jìn)程。高校檔案信息化要建設(shè)檔案人才管理體系是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的保證。因此要做到：重視高校檔案隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)；必須積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才；加強(qiáng)檔案信息化知識的培訓(xùn)工作，在檔案管理人員中大力推廣和普及檔案信息化知識，通過專題講座、實(shí)際操作、參觀學(xué)習(xí)等形式使檔案管理人員掌握檔案信息化知識。

加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會發(fā)展的必然選擇，檔案信息化建設(shè)也是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，各高校一定要從本單位實(shí)際情況出發(fā)，認(rèn)清檔案信息化建設(shè)的利與弊，并要積極做到趨其利，避其弊，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化工作的跨越。

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