蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探究

石其海

（內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗音德?tīng)栨?zhèn)政府 內(nèi)蒙古興安盟 137600）

蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探究

石其海

（內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗音德?tīng)栨?zhèn)政府 內(nèi)蒙古興安盟 137600）

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府作為黨在農(nóng)村的基層組織和基層政權(quán),是農(nóng)村各項(xiàng)工作的直接組織者、領(lǐng)導(dǎo)者和推動(dòng)者,也是黨和政府聯(lián)系廣大農(nóng)民群眾的橋梁和紐帶,處于承上啟下的特殊地位,在全面建設(shè)小康社會(huì)的今天發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，真實(shí)地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展、歷程，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)各方面建設(shè)的歷史見(jiàn)證，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的歷史進(jìn)程中的地位和作用異常重要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是基層檔案工作的一個(gè)縮影，是開(kāi)展新農(nóng)村建設(shè)的一個(gè)必不可少的基礎(chǔ)性工作。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作；檔案管理制度；檔案資料

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府作為黨在農(nóng)村的基層組織和基層政權(quán),是農(nóng)村各項(xiàng)工作的直接組織者、領(lǐng)導(dǎo)者和推動(dòng)者,也是黨和政府聯(lián)系廣大農(nóng)民群眾的橋梁和紐帶,處于承上啟下的特殊地位,在全面建設(shè)小康社會(huì)的今天發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用,而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，真實(shí)地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)各方面建設(shè)的歷史見(jiàn)證，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的歷史進(jìn)程中的地位和作用異常重要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是基層檔案工作的一個(gè)縮影，是開(kāi)展新農(nóng)村建設(shè)的一個(gè)必不可少的基礎(chǔ)性工作。然而經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn),在檔案管理工作上鄉(xiāng)鎮(zhèn)還存在著一定的問(wèn)題。本文從客觀，科學(xué)的角度剖析當(dāng)前蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的主要問(wèn)題，并提出科學(xué)合理的解決辦法。

一、檔案管理的各項(xiàng)制度不夠健全。

1、立卷歸檔制度不夠健全，不科學(xué)，立卷歸檔范圍不夠全面。在文件資料收集時(shí)不夠齊全，組卷不合理，排放混亂無(wú)序，不夠系統(tǒng)。案卷的標(biāo)題不夠明確，檔案編號(hào)混亂，檔案目錄編寫(xiě)不夠科學(xué)；在黨政，人大，工團(tuán)，基建等形成的具有考察利用的文件材料收集不夠及時(shí)，特別是一些影像錄音資料不能及時(shí)存檔，或者是根本就把這一部分內(nèi)容的檔案資料放棄了，雖然在活動(dòng)過(guò)程中有錄音，有影像，可是沒(méi)有把這些作為珍貴的檔案保存，造成了立卷歸檔的遺漏。

2、解決措施：一個(gè)政府部門(mén)的檔案是非常多的，這些檔案如果都讓檔案員一個(gè)人來(lái)完成整理，是不現(xiàn)實(shí)的，因?yàn)闄n案員不可能對(duì)每個(gè)部門(mén)，每個(gè)崗位的工作都了如指掌。檔案的歸檔原則是文書(shū)處理部門(mén)立卷歸檔，也就是說(shuō)這些文件資料的生產(chǎn)部門(mén)自己立卷整理，然后統(tǒng)一交到檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理。這樣做的好處是專(zhuān)業(yè)部門(mén)整理自己的文件資料比較系統(tǒng)，有條理，也比較熟悉文件生產(chǎn)的來(lái)龍去脈。

檔案的分類(lèi)編號(hào)一般可以根據(jù)文教資料的類(lèi)型，如文書(shū)，科技，實(shí)物等類(lèi)別來(lái)分。也可以根據(jù)產(chǎn)生的部門(mén)機(jī)構(gòu)來(lái)分，各個(gè)部門(mén)的檔案資料就可以按照文書(shū)——科技——實(shí)物等大類(lèi)別下分類(lèi)，每個(gè)站辦所等部門(mén)產(chǎn)生的文件是一個(gè)整體，交到檔案管理員手中，管理員就容易分類(lèi)保管了。

各部門(mén)在開(kāi)展在工作中保存下來(lái)的影像，錄音，實(shí)物等資料，要經(jīng)過(guò)縝密篩選，出自己部門(mén)保留一份之外，一定要交到檔案報(bào)關(guān)員手中一份，由他進(jìn)行統(tǒng)一的保存管理。

檔案的編號(hào)可以根據(jù)每個(gè)部門(mén)的活動(dòng)，統(tǒng)一設(shè)計(jì)編號(hào)，可以按照年度—保管期限—序號(hào)來(lái)編寫(xiě)。比如2014—永久—1，就是2014年永久性資料檔案第一卷（第一件）。序號(hào)可以是每個(gè)站辦所重新編號(hào)，也可以是統(tǒng)一一個(gè)大的流水編號(hào)。在編寫(xiě)檔案目錄時(shí)，可以先設(shè)計(jì)案卷目錄表，全引目錄表，歸檔文件目錄表。這三種表要統(tǒng)一格式，目錄和每卷檔案的標(biāo)題，日期，責(zé)任者等要一一對(duì)應(yīng)，以便于日后的檢索查找。

需要?dú)w檔的本級(jí)文件：

（1）各種會(huì)議記錄，會(huì)議紀(jì)要。

（2）工作計(jì)劃，規(guī)定，方案，安排，總結(jié)，小結(jié)，匯報(bào)，簡(jiǎn)報(bào)，通報(bào)，通知。

（3）各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查，檢查，考察報(bào)告等。

（4）向上級(jí)請(qǐng)示，與其他單位往來(lái)的文書(shū)，對(duì)下級(jí)的指示，批復(fù)，通知。

（5）各種決議，決定，規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范，條例，辦法，制度，守則，要求。

（6）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告，講話，發(fā)言稿或提綱、記錄。

（7）各種報(bào)表，名冊(cè)，登記表，簿冊(cè)，數(shù)據(jù)，憑證。

（8）反映本地區(qū)重要活動(dòng)的照片，錄音帶，錄像帶。

（9）年鑒，大事記，基礎(chǔ)數(shù)字匯編，基本情況綜合。

（10）本鎮(zhèn)制發(fā)的獎(jiǎng)狀，獎(jiǎng)證，獎(jiǎng)?wù)?，?jiǎng)旗，獎(jiǎng)品等。

（11）有關(guān)房產(chǎn)，財(cái)產(chǎn)，物資，檔案，債權(quán)，捐贈(zèng)等的憑證，發(fā)放各種證明，證件的存根。

（12）重要的人民來(lái)信及處理材料。

（13）本鎮(zhèn)干部任免，呈批表，調(diào)配培訓(xùn)，干部名冊(cè)，年終統(tǒng)計(jì)，報(bào)表及干部獎(jiǎng)懲等文件。

需要?dú)w檔的上級(jí)文件：

（1）上級(jí)有關(guān)本鎮(zhèn)工作或問(wèn)題的決定、決議、指示、批復(fù)以及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗(yàn)材料等。

（2）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志，人民代表，政協(xié)委員視察本鎮(zhèn)時(shí)的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像等。

（3）上級(jí)發(fā)給本鎮(zhèn)的獎(jiǎng)狀，獎(jiǎng)冊(cè)，獎(jiǎng)?wù)拢?jiǎng)旗，獎(jiǎng)品。

（4）上級(jí)報(bào)刊刊載的有關(guān)本鎮(zhèn)的文章。

二、檔案利用與保密還存在很大的疏漏

1、檔案的留存，就是為以后提供查閱，為以后的工作提供可借鑒的地方。然而，在檔案利用上，卻存在著非常大的疏漏。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：?jiǎn)挝蝗藛T因工作需要調(diào)閱檔案后，不能及時(shí)歸還。主要原因就是還有很多人沒(méi)有把檔案的重要性認(rèn)識(shí)清楚，還有就是因?yàn)闄n案的借閱制度不夠健全。借閱的手續(xù)過(guò)于簡(jiǎn)單化，以至于造成了很多珍貴的檔案雖然保留了，可是卻因后續(xù)的借閱造成丟失，責(zé)任人查找不清。在哦借閱單干后，造成檔案序號(hào)錯(cuò)亂，折卷。在所有的檔案里面，很多是涉及黨和國(guó)家機(jī)密的文件，然而一些工作人員因?yàn)楣ぷ鞯氖杪?，黨性不強(qiáng)，將借閱后的涉密文件，檔案內(nèi)容外泄，造成了很壞的影響。

2、解決措施：建立健全檔案利用制度和檔案保密制度，在制度中明確要求，凡是本單位人員因工作需要查檔案，一般要在檔案室查閱，如需借出，需辦理妥善的借閱手續(xù)方可拿走，并在2——3天必須歸還，如因工作需要不能歸還，要及時(shí)補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)。

查閱機(jī)密檔案或摘錄檔案內(nèi)容，需要有領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱。不得翻閱其他檔案文件。檔案管理人員要嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密，制定檔案保密守則，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密規(guī)定和保密守則，不是檔案管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意出入倉(cāng)案管理室。

借閱檔案人員還要遵守規(guī)定，要愛(ài)惜檔案，不能將檔案私自折卷，抽頁(yè)，隨意涂改座記號(hào)，不得擅自復(fù)制，轉(zhuǎn)借他人。

三、檔案的保存管理存在問(wèn)題

1、檔案的保存管理方面，還有較大的問(wèn)題。目前，大多數(shù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)蘇木政府還沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，這就給檔案的留存造成了很大的障礙。還有就是即使有檔案室，但是檔案管理制度不健全，有很大的安全隱患。

2、解決措施：蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府必須設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，有專(zhuān)用的檔案室，配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，專(zhuān)人負(fù)責(zé)。非檔案工作人員不得隨意入內(nèi)。檔案室要通風(fēng)防潮，保持清潔干燥，定期防蟲(chóng)防鼠，檔案室管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班檢查溫度濕度。每月清理兩次檔案柜的衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有自己褪色和紙張破損的案卷，要及時(shí)的補(bǔ)救。檔案室要保持溫度在攝氏14—24度之間，相對(duì)濕度在45%—60%之間。配有消防用具，檔案管理人員不能再工作期間吸煙，離開(kāi)檔案室必須切斷電源。有專(zhuān)用的檔案箱，檔案柜，并科學(xué)合理的排放。

除以上三大點(diǎn)問(wèn)題以外，還存在著許多小的問(wèn)題，諸如檔案的統(tǒng)計(jì)，檔案的鑒定，檔案的移交等問(wèn)題，還有檔案的銷(xiāo)毀，在具體的工作中都會(huì)遇到，這些問(wèn)題，就需要檔案管理人員根據(jù)具體的工作情況，制定合理科學(xué)的解決方法。

加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理是蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做好檔案工作對(duì)新農(nóng)村建設(shè)事業(yè)有著承前啟后的推動(dòng)作用，更具有總結(jié)過(guò)去、指導(dǎo)現(xiàn)在、規(guī)劃未來(lái)的參考價(jià)值，檔案管理工作的好壞，直接反應(yīng)新農(nóng)村項(xiàng)目建設(shè)成果。蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作項(xiàng)目涉及面廣，牽涉部門(mén)多，檔案資料的類(lèi)型和形成時(shí)期不同等特點(diǎn)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)蘇木檔案工作應(yīng)該不斷夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，系統(tǒng)完善檔案管理辦法，持續(xù)加大檔案管理力度和優(yōu)化提高檔案管理人員素質(zhì)上狠下功夫，努力做到檔案資料及時(shí)收集、及時(shí)封存，以及不漏項(xiàng)、不缺失、不龐雜，真正有效地發(fā)揮檔案的功能和價(jià)值。