談基層檔案的管理與監(jiān)督

李華軍

（吉林省四平市物業(yè)管理中心 吉林 四平 136001）

目前，由于人為因素及體制等方面原因，基層檔案管理還存在許多問題，檔案工作得不到有效保障，致使各種檔案違法行為頻繁發(fā)生。這就要求檔案行政執(zhí)法部門必須充分發(fā)揮自己的作用，按照法定的權(quán)限、程序和方式，對(duì)基層管理檔案事務(wù)的合法性、有效性進(jìn)行監(jiān)督，這對(duì)貫徹實(shí)施檔案法規(guī)、保障檔案事業(yè)順利健康發(fā)展具有重要意義。

從目前狀況看，檔案行政執(zhí)法部門在對(duì)基層的監(jiān)督檢查過程中仍存在許多問題，不同程度地影響了檢查的質(zhì)量和效果。

一、基層檔案違法現(xiàn)象有其隱蔽性。個(gè)別單位檔案保管條件差，危及檔案安全；或管理制度不健全、執(zhí)行制度不嚴(yán)格造成檔案毀損、丟失或泄密；或歸檔文件不全等等。這些行為產(chǎn)生的原因有兩個(gè)：一是檔案管理混亂、制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員疏于歸檔監(jiān)督管理；二是行為人只圖個(gè)人利用方便，長(zhǎng)期把應(yīng)歸檔的文件材料保留在自己手中，不遵守單位檔案管理制度。更有甚者化公為私占為己有，謀取私利。雖然這嚴(yán)重妨礙了檔案的有效利用；違反了檔案管理制度，但單靠檔案行政部門的執(zhí)法檢查不易發(fā)現(xiàn)。

二、檔案行政管理部門對(duì)基層檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作中仍然存在只抓業(yè)務(wù)、只注重微觀指導(dǎo)的工作方法。個(gè)別檔案行政管理部門只指導(dǎo)基層檔案室進(jìn)行立卷，在執(zhí)法檢查中一包到底，安排基礎(chǔ)好的單位參加上級(jí)檔案執(zhí)法部門的抽查，致使基層單位檔案員產(chǎn)生信賴心理，素質(zhì)難以提高，甚至造成基層檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，工作調(diào)動(dòng)頻繁。這些，都嚴(yán)重地影響了檔案基礎(chǔ)工作的開展。

三、《檔案法》為適應(yīng)新形勢(shì)下檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要，加大了檔案行政管理部門的執(zhí)法力度，賦予其行政處罰職能和權(quán)力。雖然使《檔案法》更具操作性，從而保證其有效施行，但仍存在少數(shù)檔案行政執(zhí)法主體，在未吃透檔案行政執(zhí)法的適用范圍、條件、方式、要素以及實(shí)施的時(shí)間、次序等情況下，盲目實(shí)施行政行為?；虮苤鼐洼p、虎頭蛇尾；或隨意處罰、輕重不當(dāng)；或以罰代法、以錢代罰；這些現(xiàn)象的存在，不同程度上損害了黨群、干部關(guān)系。

四、檔案行政執(zhí)法部門對(duì)基層的檢查形式單一、宣傳不到位，少數(shù)執(zhí)法檢查工作只是由行政管理部門自行組織抽查，參與單位少，缺乏聲勢(shì)、力度不大，影響面小，透明度差，勢(shì)必使檢查工作流于形式，難以達(dá)到預(yù)期目的。

以上問題的存在，使檔案工作好的典型得不到獎(jiǎng)勵(lì)與宣揚(yáng)，而違反《檔案法》的行為卻無人問津或輕描淡寫，得不到應(yīng)有處罰，致使檔案行政執(zhí)法工作無法取得應(yīng)有的效果，影響檢查單位威信。

那么，如何才能通過檔案行政執(zhí)法監(jiān)督與檢查提高基層檔案管理質(zhì)量呢，筆者認(rèn)為在對(duì)基層的執(zhí)法檢查過程中應(yīng)側(cè)重以下幾個(gè)方面。

第一、結(jié)合其他業(yè)務(wù)工作，積極開展檔案法制宣傳教育，增強(qiáng)基層單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員的檔案意識(shí)，提高遵法自覺性和責(zé)任感。檔案行政管理部門在開展對(duì)基層行政法檢查中，要積極宣傳《檔案法》、《吉林省檔案條例》等法規(guī)，提高基層單位對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案工作是基層行政工作的重要組成部分，是開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作不可缺少的必要條件，使其在認(rèn)真學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，堅(jiān)決貫徹執(zhí)行《檔案法》，認(rèn)真落實(shí)有關(guān)法律法規(guī)，維護(hù)法律的嚴(yán)肅性，加強(qiáng)法制建設(shè)，依法治檔，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，使檔案工作的發(fā)展更真正步入法制化軌道。

第二、抓好檔案行政監(jiān)督檢查隊(duì)伍和基層檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)。

1、檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查人員，必須遵守國(guó)家法律、法規(guī)和政策，廉潔正派，秉公執(zhí)法。除了繼續(xù)學(xué)習(xí)檔案工作的法律法規(guī)外，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)行政處罰法》、《吉林省執(zhí)法條例》、《吉林省行政處罰監(jiān)督辦法》等。并要具備下列條件：高等院校法律專業(yè)畢業(yè)，在本單位工作一年以上；或者具有館員以上專業(yè)職稱，熟悉檔案法律、法規(guī)的；或者熟悉檔案工作業(yè)務(wù)，經(jīng)過法律知識(shí)培訓(xùn)，確已掌握與檔案有關(guān)的法律知識(shí)的。專職或兼職執(zhí)法監(jiān)督檢查員均發(fā)給國(guó)家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市檔案局制定并填發(fā)的《執(zhí)法監(jiān)督檢查證》。

2、加強(qiáng)基層檔案工作人員素質(zhì)建設(shè)。基層檔案工作人員是檔案事業(yè)中最重要、最活躍的因素，在社會(huì)蓬勃發(fā)展的今天，一方面，檔案工作現(xiàn)代化已成了當(dāng)務(wù)之急，另一方面為增強(qiáng)社會(huì)意識(shí)，增強(qiáng)發(fā)展檔案事業(yè)的社會(huì)基礎(chǔ)，對(duì)檔案干部素質(zhì)提出了更高的要求。

《檔案法》規(guī)定了檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)包括政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。

政治素質(zhì)的要求是忠于職守、遵守紀(jì)律。包括政治品德素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)兩方面。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)定不移的堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，在政治上同黨中央高度保持一致；要熱愛檔案事業(yè)，全心全意為人民服務(wù)；思想作風(fēng)上要堅(jiān)持辯證唯物主義與歷史唯物主義的思想路線和實(shí)事求是的精神。檔案工作人員要勤懇工作，具有奉獻(xiàn)精神；要尊重歷史，維護(hù)檔案的真實(shí)性，要嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，遵紀(jì)守法。

專業(yè)素質(zhì)的要求，主要表現(xiàn)為履行專業(yè)職能的能力、智力、成績(jī)、學(xué)歷和資歷等方面。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的決策能力、表達(dá)能力、組織實(shí)施能力；要掌握專業(yè)知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)，具備基礎(chǔ)知識(shí)和一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；要講究工作效率、工作質(zhì)量，取得工作成績(jī)。檔案工作人員要不斷接受教育，努力提高科學(xué)文化與專業(yè)技術(shù)水平并在實(shí)踐中逐步積累經(jīng)驗(yàn)。

第三、明確責(zé)任，跟蹤監(jiān)督。

大部分檔案管理違法行為都屬單位內(nèi)部檔案管理中的工作行為。對(duì)于基層單位，要落實(shí)檔案工作責(zé)任制，包括建立檔案法律自我監(jiān)督保證體系，檔案管理業(yè)務(wù)運(yùn)行機(jī)制和檔案工作獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于重點(diǎn)單位要落實(shí)直接負(fù)責(zé)的主管人員，使出現(xiàn)的違法行為能得到及時(shí)糾正。對(duì)明知本單位存在違法行為而不采取措施，對(duì)檔案工作不健全負(fù)有責(zé)任，致使行政處罰案件發(fā)生的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和具體負(fù)責(zé)人，應(yīng)按有關(guān)法律條款究其責(zé)任，做到標(biāo)本兼治、專群結(jié)合、以標(biāo)督群、形成機(jī)制；否則，相互推諉、互相庇護(hù)、敷衍塞責(zé)、不負(fù)責(zé)任，發(fā)現(xiàn)調(diào)查和處罰違法案件就有阻力。由此可見，對(duì)基層的檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查必須做細(xì)做實(shí)，超前檢查，具體考核，做到經(jīng)?；?、全面化、日?；⒅贫然?，并使監(jiān)督指導(dǎo)形式多樣化，使業(yè)務(wù)指導(dǎo)與行政執(zhí)法即分工又協(xié)作，在業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，把違法現(xiàn)象消滅在萌芽狀態(tài)。

筆者認(rèn)為，應(yīng)完善執(zhí)法監(jiān)督檢查的現(xiàn)行模式，通過定期或不定期抽查相結(jié)合的方式，除按正常步驟對(duì)基層單位進(jìn)行定期抽查外，還應(yīng)不定期對(duì)基層單位進(jìn)行突擊檢查，因?yàn)殡S機(jī)的檢查最接近基層檔案的實(shí)際管理水平，更容易發(fā)現(xiàn)問題。對(duì)檢查中的先進(jìn)單位預(yù)以宣傳和表彰，對(duì)后進(jìn)單位跟蹤監(jiān)督，建立動(dòng)態(tài)檢查檔案，在檢查中督促整改，治本達(dá)標(biāo)，提高檔案行政執(zhí)法質(zhì)量。吉林市昌邑區(qū)檔案局這項(xiàng)工作做得比較扎實(shí)，他們一方面穿深入宣傳檔案法律法規(guī)，采取多種形式深入到基層，依法處理違法案件，對(duì)不合格單位下發(fā)《執(zhí)法檢查限期改正通知書》，并在大面積范圍內(nèi)予以通報(bào)批評(píng)，督促基層單位依法整治；別一方面加強(qiáng)基層單位的橫向溝通，采取“檔案知識(shí)比賽”“最佳案卷評(píng)比”“建檔經(jīng)驗(yàn)交流”等多種形式表彰先進(jìn)，激勵(lì)全區(qū)基層單位以先進(jìn)為榜樣，振奮精神、堅(jiān)苦創(chuàng)業(yè)，在全區(qū)范圍內(nèi)形成了“團(tuán)結(jié)、務(wù)實(shí)、創(chuàng)新、奉獻(xiàn)”的良好氛圍，為全區(qū)檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

第四、對(duì)基層檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的違法現(xiàn)象要嚴(yán)肅處理，一追到底。執(zhí)法要充分征求業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作意見，對(duì)指導(dǎo)中發(fā)現(xiàn)的不堅(jiān)持檔案工作法制化、規(guī)范化、科學(xué)化或管理混亂的單位，應(yīng)作為近期監(jiān)督檢查重點(diǎn)，追究處罰、處分等法律責(zé)任。行政執(zhí)法應(yīng)有針對(duì)性，客觀公正，做到罰責(zé)分明。如對(duì)違犯《檔案法》的罰款數(shù)額，根據(jù)的關(guān)檔案的價(jià)值和數(shù)量，因其跨度大，在執(zhí)法中要從實(shí)際出發(fā)，以雙方都接受和對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展有利為原則，把握處罰的“度”，要涇渭分明，對(duì)號(hào)入座，不可亂來。

總之，檔案執(zhí)法部門要切實(shí)履行行政執(zhí)法職能，對(duì)基層檔案工作進(jìn)行執(zhí)法監(jiān)督檢查，抓好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，使檔案管理水平不斷提高。對(duì)基層的檔案行政執(zhí)法檢查不斷改進(jìn)、不斷完善、不斷創(chuàng)新才能使檔案事業(yè)健康的發(fā)展，更好地為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。