淺談高校干部人事檔案管理的創(chuàng)新

王玉武

（佳木斯大學(xué) 黑龍江 佳木斯 154007）

淺談高校干部人事檔案管理的創(chuàng)新

王玉武

（佳木斯大學(xué) 黑龍江 佳木斯 154007）

目前高校干部人事檔案管理方面存在檔案意識薄弱、管理隊伍專業(yè)化程度低、管理手段落后、規(guī)章制度執(zhí)行不規(guī)范等問題。高校干部人事檔案管理工作應(yīng)從制度建設(shè)、信息化建設(shè)和隊伍制建設(shè)入手，加快建設(shè)步伐，以適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。

干部人事檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

隨著高等教育的快速發(fā)展，規(guī)模的不斷擴大，高校師資隊伍不斷擴大，人才流動較為頻繁，現(xiàn)有的高校干部人事檔案管理模式已不能很好地滿足形勢發(fā)展的需要，加強高校干部人事檔案的管理和不斷創(chuàng)新，已成為當(dāng)前高校必須解決的問題。干部人事檔案管理方式、管理手段的創(chuàng)新是干部人事檔案工作制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是時代發(fā)展社會進(jìn)步的需要。

一、高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀

干部人事檔案工作是組織人事工作的重要內(nèi)容，為使用干部和選拔人才提供了重要依據(jù)。近年來，各高校干部人事檔案工作在管理隊伍、制度建設(shè)、信息化建設(shè)等方面都取得較大的進(jìn)步，但不可否認(rèn)，仍存在較為普遍和不容忽視的問題。

（一）檔案意識薄弱，隊伍專業(yè)化程度低

各高校領(lǐng)導(dǎo)不同程度地存在檔案意識薄弱，對干部人事檔案管理工作重視程度不夠的問題，對干部人事檔案工作所需人、財、物投入不足，缺少對專職檔案人員的配備和培養(yǎng)。管理隊伍年齡偏大，檔案專業(yè)人員相對較少，配備不足，加之高校對檔案管理人員的理論知識和基本技能培訓(xùn)缺乏，難以形成一支素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理專業(yè)隊伍，制約了干部人事檔案管理工作的發(fā)展。

（二）管理手段落后，觀念陳舊，信息化水平低

高校干部人事檔案的管理一直沿用傳統(tǒng)的手工為主的管理模式，檔案的提供、利用以紙質(zhì)的實體檔案為主，工作效率低，查、借閱手續(xù)繁索，服務(wù)手段落后。重管輕用意識普遍存在，致使檔案在組織、人事、檔案管理人員中封閉運行。大部分高校雖然使用了計算機來管理干部人事檔案，但也僅僅是制作了檔案索引工具、檔案目錄數(shù)據(jù)庫，干部人事檔案信息化、數(shù)字化的程度較低。隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，改變干部人事檔案管理模式，提高利用率，是社會發(fā)展的客觀要求。

（三）管理制度缺泛應(yīng)有的貫徹實施

目前，許多高校在干部人事檔案管理制度方面存有欠缺，有些沒有制定相應(yīng)的崗位職責(zé)，缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的規(guī)章制度，管理制度較為落后。干部人事檔案材料收集渠道較窄，檔案管理人員主動收集意識差，至使“人大、政協(xié)等委員簡歷材料，反映個人科研學(xué)術(shù)水平材料”等還沒有很好地收集歸檔。對于歸檔材料往往疏于鑒別審查，導(dǎo)致部分檔案材料失真，損害了檔案的真實性；對于檔案材料明顯缺失卻疏于補全完整，損害了檔案的完整性。以上種種現(xiàn)象的出現(xiàn)，與干部人事檔案管理制度貫徹落實不力、缺乏應(yīng)有的崗位責(zé)任制是有直接原因的。

二、高校干部人事檔案管理創(chuàng)新舉措

（一）加強檔案管理隊伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，對檔案管理工作和檔案管理者提出了更新更高的要求，檔案管理工作質(zhì)量的高低直接取決于檔案工作人員素質(zhì)的高低。因此，作為新時期的干部人事檔案管理人員，必須解放思想、與時俱進(jìn)，努力提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新時期干部人事檔案事業(yè)的發(fā)展和要求。

1、立足現(xiàn)有人員強化崗位培訓(xùn)。從目前高校干部人事檔案的管理實際來看，現(xiàn)有在崗的檔案管理工作人員絕大多數(shù)不具有檔案專業(yè)知識，年齡偏大，甚至有相當(dāng)一部分管理人員文化水平較低，這是不能回避的現(xiàn)實，因而對這一部分檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)迫在眉睫。各級干部人事檔案管理部門，應(yīng)加強對干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)，加強工作指導(dǎo)，組織各種考評活動，使他們掌握干部人事檔案工作的相關(guān)專業(yè)知識、技能技巧。檔案管理人員應(yīng)自覺加強干部人事檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，努力提高業(yè)務(wù)素養(yǎng),以適應(yīng)新形勢下干部人事檔案管理工作的需要。同時應(yīng)加強計算機知識、網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化手段,成為具有檔案專業(yè)知識、計算機、網(wǎng)絡(luò)知識的復(fù)合型人才，不斷提升檔案管理水平。

2、對于新補充的檔案管理人員，應(yīng)選擇不僅政治思想覺悟高，具有檔案專業(yè)知識、計算機、網(wǎng)絡(luò)知識，而且應(yīng)對組織、人事工作有一定的熟習(xí)了解的復(fù)合型人才充實檔案管理人員隊伍，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，從而促進(jìn)干部人事檔案管理水平的提高。

3、引入競爭機制，加強人才流動。對檔案管理人員應(yīng)實行聘任制，實行競爭上崗制度，通過引入競爭機制，淘汰落后，激勵先進(jìn)，強化干部人事檔案管理隊伍建設(shè)。

總之，只有加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)，才能保證檔案管理質(zhì)量，提升檔案管理水平。

（二）創(chuàng)新管理模式，提高信息化水平

加快干部人事檔案管理的信息化,利用現(xiàn)代信息技術(shù)，科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理，提高檔案管理水平和效率。傳統(tǒng)的手工為主的管理方式，工作效率低、工作量大、勞動強度高，而通過信息化技術(shù)能很好地解決這些問題。利用計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫則是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的主要方式。將教職工的主要信息，有選擇地收錄反映教職工自身情況及工作履歷，專業(yè)、研究方向及學(xué)術(shù)水平，學(xué)歷、學(xué)位及職稱，獎懲、干部任免、考察、考核情況等重要信息錄入信息庫，實現(xiàn)個人基本信息的微機檢索和網(wǎng)上查詢,充分利用現(xiàn)代化手段管理和使用檔案,使之為高校的干部人事工作提供快速、高效的服務(wù)，從而提高干部人事檔案的管理水平。

（三）創(chuàng)新檔案管理規(guī)章制度，實現(xiàn)科學(xué)化管理。

建立健全各項檔案管理規(guī)章制度，是干部人事檔案工作管理科學(xué)化和規(guī)范化的重要標(biāo)志。雖然各高校在干部人事檔案制度建設(shè)方面取得了一定實效，但仍然存在制度不夠完善、制度落實不周等問題，影響了高校干部人事檔案管理工作。

1、完善檔案管理責(zé)任制度。把好材料入口關(guān)，建立和完善干部人事檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，建立相關(guān)部門的工作聯(lián)系制度和情況通報制度，確保檔案材料的規(guī)范、真實、準(zhǔn)確。強化重點環(huán)節(jié)的制度執(zhí)行力度，抓住檔案審核、轉(zhuǎn)遞、利用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正問題，保證干部人事檔案材料的真實、準(zhǔn)確。

2、建立競爭上崗制度。選拔年富力強的專業(yè)人才，充實到檔案管理工作崗位。通過競聘上崗，強化檔案管理人員的動態(tài)管理，把思想覺悟高、業(yè)務(wù)能力強的管理人員充實到干部人事檔案管理隊伍中去，培養(yǎng)一支具有符合時代要求的管理人員隊伍。

3、建立干部人事檔案查閱的網(wǎng)上審批制度。取消紙制的審批手續(xù),按干部人事檔案的管理權(quán)限、查詢內(nèi)容，由組織、人事等管理部門，實行對查閱干部人事檔案的網(wǎng)上審批，減少人力、物力的浪費，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，從而提高干部人事檔案利用的工作效率和管理水平，為干部人事檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)創(chuàng)造條件。

4、建立經(jīng)費投入制度，保證經(jīng)費投入。各高校應(yīng)把干部人事檔案管理工作列入議事日程，加大投入，保證干部人事檔案管理工作所需基礎(chǔ)建設(shè)、人員培訓(xùn)的經(jīng)費，建立經(jīng)費投入制度，保證干部人事檔案工作的投入，從而促進(jìn)干部人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。

[1]陳國美淺談高校人事檔案管理[J]浙江檔案.2000.（5）

[2]姜以敏人事檔案工作存在的問題及對策[J]黑龍江檔案.2006.（1）

[3]高東輝整合社區(qū)檔案資源提升社區(qū)檔案管理水平辦公室業(yè)務(wù)2014第15期

∶王玉武（1965-）男,本科學(xué)歷，副高職，主要研究方向：干部人事檔案管理。