檔案工作與電子政務(wù)發(fā)展的關(guān)系

潘 影

（伊春市農(nóng)業(yè)技術(shù)研究推廣中心 黑龍江 伊春 153000）

檔案工作與電子政務(wù)發(fā)展的關(guān)系

潘 影

（伊春市農(nóng)業(yè)技術(shù)研究推廣中心 黑龍江 伊春 153000）

電子政務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)檔案工作中的信息儲(chǔ)存、檢索、利用、開發(fā)等方面都有可利用的價(jià)值，可以說電子政務(wù)的發(fā)展是對(duì)檔案工作發(fā)展的一種基礎(chǔ)建設(shè)。

檔案工作；電子政務(wù)；關(guān)系

一、明確方向

(一)電子政務(wù)的新發(fā)展期

新時(shí)期，各級(jí)政府繼續(xù)深化行管理體制改革。規(guī)范行政行為、協(xié)調(diào)行政運(yùn)轉(zhuǎn)、公正廉潔高效是行政管理體制改革的目標(biāo)，而電子政務(wù)是促進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變，推進(jìn)政府管理創(chuàng)新的重要一環(huán)。政府從來沒有今天這樣明確地將實(shí)施電子政務(wù)作為推進(jìn)建設(shè)效能型、服務(wù)型政府，作為政府職能轉(zhuǎn)變的必需措施。在“經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會(huì)管理、公共服務(wù)”的政府職能中，服務(wù)是最終體現(xiàn)，電子政務(wù)正是為了更好地體現(xiàn)政府服務(wù)職能的高效化和最優(yōu)化，體現(xiàn)政府的服務(wù)效能。當(dāng)前，電子政務(wù)在前階段注重夯實(shí)基礎(chǔ)建設(shè)的基礎(chǔ)上，己逐步進(jìn)入到一個(gè)注重應(yīng)用、發(fā)展提高的優(yōu)質(zhì)加速階段。

(二)電子政務(wù)的新轉(zhuǎn)折

在電子政務(wù)日益推廣應(yīng)用的當(dāng)今，政務(wù)的電子化水平已有一定的水準(zhǔn)。但電子政務(wù)應(yīng)用中，重“電子”輕“政務(wù)”的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，如何用“電子化”手段深入體現(xiàn)“政務(wù)”的有。

二、目前急需解決的問題

(一)文件檔案一體化管理

文件檔案一體化管理是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，這一點(diǎn)檔案部門早有共識(shí)，呼聲很高，在理論上的認(rèn)識(shí)也很全面。但為什么這個(gè)呼聲現(xiàn)在暫時(shí)平息下來了呢?并不是這個(gè)提法有什么不科學(xué)．只是真正做到這點(diǎn)還有難度。首先，在職能定位上，國家并沒有將文件管理的職責(zé)劃歸給檔案部門；其次，多數(shù)檔案部門及檔案人員還沒有自覺意識(shí)到應(yīng)將自己的工作范圍延伸到文件管理，而是一以貫之地將重點(diǎn)放在檔案管理上。

檔案工作要拓展到文件檔案一體化管理，首先應(yīng)該將原檔案領(lǐng)域自身的信息化工作做好、做強(qiáng)。“檔案目錄中心系統(tǒng)”、“電子文件歸檔及管理系統(tǒng)”、“檔案數(shù)字化建設(shè)”這些工作產(chǎn)生了積極效果，才能向大家顯示，在電子政務(wù)的發(fā)展中，檔案工作職責(zé)有必要，也有能力延伸到文件管理工作中，并且成為主角。

(二)檔案人員觀念的改變

欲改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，必先“刷新”檔案工作者的觀念。長期從事檔案工作的檔案人員，似乎更容易抱陳守拙。他們往往津津樂道于對(duì)檔案組卷、檔案分類、關(guān)鍵詞等各種傳統(tǒng)的檔案工作步驟，甚至顯示卷內(nèi)目錄時(shí)，“責(zé)任者”應(yīng)在第二列還是第三列也要嚴(yán)格限定，以此來顯示他們的專業(yè)，如稍微碰到挑戰(zhàn)這些問題的質(zhì)疑，便會(huì)拿出這是“國標(biāo)”做擋箭牌。我們不否認(rèn)這些“標(biāo)準(zhǔn)”，這些“要求”在檔案管理中發(fā)揮作用。但它們不應(yīng)阻礙檔案信息系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，而信息系統(tǒng)建設(shè)的最終目的就在于通過應(yīng)用產(chǎn)生成效。

首先應(yīng)更新檔案部門領(lǐng)導(dǎo)的觀念，只有當(dāng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)信息化管理的意識(shí)增強(qiáng)了，深刻了，檔案人員的傳統(tǒng)觀念才能跟進(jìn)改變，檔案信息化建設(shè)中人才不足、獎(jiǎng)金短缺、基礎(chǔ)工作差等問題才能有效解決?？v觀一些檔案部門的工作，我們可以看到，凡檔案領(lǐng)導(dǎo)在工作中把信息化建設(shè)放在一定位置的，其檔案工作就容易出彩。信息化工作應(yīng)該是“一把手工程”，檔案信息化工作更應(yīng)是“一把手”們常關(guān)注的要點(diǎn)、重點(diǎn)。

(三)優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)工作

傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)以“收、管、用”為核心，其中似乎“收、管”更重要些，而“用”是改革開放后才逐漸為檔案專業(yè)人員和社會(huì)所認(rèn)識(shí)的。面對(duì)電子政務(wù)的發(fā)展，檔案的“收、管、用”仍然是檔案工作的主要內(nèi)容，但側(cè)重點(diǎn)將有所改變，就是將“收、管”向“利用”轉(zhuǎn)移。由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，局域網(wǎng)、辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)、公務(wù)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建成，OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使得檔案數(shù)據(jù)的共享、檔案信息系統(tǒng)的整合成為可能。因此，在電子政務(wù)環(huán)境下，檔案的收集和管理要比傳統(tǒng)檔案工作的收集和管理簡單便捷許多。通過網(wǎng)絡(luò)，我們極容易收集不同部門及地域的檔案數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)高效的檢索管理技術(shù)，使我們不再需要編制大量的手工檢索工具．如；全引目錄、專題目錄、文導(dǎo)檔號(hào)對(duì)照表等，可用以件歸檔代替組卷的管理方式，大大簡化了檔案整理編目中的工作量。

與此同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)庫作為其它各部門信息資源的匯集地，檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出，格式的轉(zhuǎn)換，錄入、掃描，數(shù)據(jù)安全及數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)及備份，理所當(dāng)然地成為我們工作的重要內(nèi)容。檔案利用中的編研再也不像過去那樣，僅僅在整個(gè)檔案工作中占有不大的比例，相反，將成為檔案工作的另一個(gè)核心，檔案人員將投入他們的浩大精力，成為名副其實(shí)的信息研究員。

(四)檔案工作的重心將逐步轉(zhuǎn)到信息化建設(shè)上

檔案是信息，以檔案為管理對(duì)象的檔案工作，實(shí)際就是對(duì)信息的管理。因此，檔案部門的信息化更應(yīng)走在其它部門的前面，這就需要檔案部門投入更多的精力在信息化建設(shè)上，將工作的重心轉(zhuǎn)移到檔案信息化建設(shè)上來，同時(shí)讓檔案信息建設(shè)帶動(dòng)檔案工作的發(fā)展。而一些傳統(tǒng)意義上的檔案工作，如檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、收(征)集、保管、利用、編研等則完全能夠在檔案信息系統(tǒng)搭建的平臺(tái)上，通過信息系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)調(diào)、監(jiān)督，信息共享等互動(dòng)，卓有成效地開展。

(五)解決好檔案信息利用及信息安全之間的矛盾

面對(duì)以局域網(wǎng)、辦公業(yè)務(wù)網(wǎng)、公務(wù)網(wǎng)等各種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)發(fā)展的電子政務(wù)，信息的有效利用與信息安全之間的矛盾一直較難平衡。檔案信息由于具有檔案的特殊性，它的安全性常為人們所關(guān)切，確實(shí)，也不容忽視。但如果為了安全，只將各種檔案信息系統(tǒng)放在加密的公務(wù)網(wǎng)上，就根本無法做到檔案信息的共享、整合和廣泛利用，因?yàn)楣珓?wù)網(wǎng)是政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，其設(shè)置和使用都有嚴(yán)格的控制。而檔案信息的最大化利用并產(chǎn)生效益是檔案信息化建設(shè)的終極目的，也是信息化建設(shè)中人力和財(cái)力高投入的有效回報(bào)。

三、結(jié)論

綜上，認(rèn)真應(yīng)對(duì)電子政務(wù)發(fā)展的檔案工作，將使檔案工作的意義更為深厚，檔案的存在價(jià)值得以最充分的體現(xiàn)。改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)向以電子化管理、由局部性近程應(yīng)用轉(zhuǎn)向多用戶遠(yuǎn)程應(yīng)用、由分散管理模式轉(zhuǎn)向綜合性全方位集中式管理，是我們專業(yè)工作者的努力方向。

[1]王琴芳.檔案工作如何應(yīng)對(duì)電子政務(wù)建設(shè)帶來的影響[J].福建黨史月刊，2007（07）.

[2]馮娜.以電子政務(wù)網(wǎng)為依托推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)[J].保險(xiǎn)職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008(05).