淺論事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改革思路

廉 麗

（東寧縣道路運輸管理站 黑龍江 東寧 157200）

檔案管理人員的職責是將本部門所發(fā)生的相關各種事件和所做的各種工作真實的記錄、存儲。以及對本部門所有人員的個人信息進行全面的收錄、存儲。作用是為后來人在工作中有一定的借鑒和指導，同時對人員調(diào)用和任用有很關鍵的參考價值。檔案管理人員在工作過程中要對相關的信息進行必要的整理、收錄和存儲，同時要進行科學的保存，以免發(fā)生損壞和丟失。當期在事業(yè)單位中，大多數(shù)領導對檔案的管理不夠重視，存在一定的偏見，制約了檔案管理工作的發(fā)展，出現(xiàn)效率低下，管理混亂的局面，事業(yè)單位在檔案管理過程中具體存在以下問題：

1.主管領導對檔案工作認識不夠

對有關國家下發(fā)的《檔案法》不夠重視，以至于造成以下相關的問題發(fā)生：

1.1在人員配備方面，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案人員不是專科畢業(yè)，有些分到檔案室的大學生由于不是本專業(yè)，工作時間不長就離開檔案室，使檔案管理人員流動性很大，造成檔案管理不能可持續(xù)性發(fā)展。同時在檔案室工作的非專業(yè)人員，由于領導不重視，不能投入一定的資金去學習相關先進的檔案管理經(jīng)驗和先進的檔案管理技術，很難勝任當前科技高速發(fā)展的現(xiàn)實工作，制約了檔案管理的發(fā)展。

1.2由于領導的不重視，不能投入一定的資金改善現(xiàn)有檔案管理相應的設備和設施，除少數(shù)的單位配備了計算機，大多數(shù)仍然將檔案放置在檔案柜內(nèi)保存，檔案柜的樣式五花八門，造成差一份檔案要花幾小時的時間，有的檔案找到了但已經(jīng)無法辨認具體的內(nèi)容，使工作人員效率低下。使檔案管理難以得到應有的發(fā)展。

1.3.檔案管理混亂，有些事業(yè)單位的檔案管理人員是兼職的，需要的時候去檔案室工作，不需要時做其它與檔案無關的事，使檔案管理人員不能全身心的投入到檔案工作，由于檔案室不是專人來負責，使非檔案室管理人員能夠隨便進出檔案室，失去了檔案室所固有的法律約束，保密條文成了一紙空文。

2.檔案管理過程不規(guī)范

隨著我國搞活開放力度的加大，人事檔案管理出現(xiàn)了許多難以解決的問題，由于檔案管理不規(guī)范，出現(xiàn)人治大于法制的現(xiàn)象，使檔案管理出現(xiàn)許多違法的現(xiàn)象發(fā)生。

（一）隨著我國改革開放力度的加大，人才市場競爭激烈，人員流動性不斷加大，一些事業(yè)單位的人員為了使自己的才能得到應有的發(fā)揮，離開單位去別的企業(yè)應聘，相關的事業(yè)單位為了留住人才把其檔案扣留不放作為要挾的方法，使相關人員難以在新的企業(yè)得到認可，還存在接收單位為了吸收人才在企業(yè)為招聘的人員私自建檔，造成一人多檔的現(xiàn)象，這些都是不符合國家現(xiàn)有的法律規(guī)定。

（二）有些事業(yè)單位的人員為了使自己能夠得到一份更好的工作，利益驅(qū)使，借助檔案管理漏洞偽造檔案，在人才競爭激烈今天，這種現(xiàn)象時有發(fā)生，主要原因是事業(yè)單位的檔案管理存在許多管理漏洞。

（三）人員流動快使當前社會的一個普遍的現(xiàn)象，一些事業(yè)單位的人員到其它城市的企業(yè)工作，而這些事業(yè)單位的檔案管理人員對已經(jīng)離開的人員并不知情，因此出現(xiàn)人檔分離的現(xiàn)象，給檔案管理工作帶來很大的困難。

3.措施

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，科學技術的發(fā)展突飛猛進，檔案管理也與時俱進，在我國部分城市事業(yè)單位的檔案管理以從制度化、規(guī)范化管理跨入現(xiàn)代化管理的行列，通過對這些城市事業(yè)單位檔案管理的先進經(jīng)驗，總結(jié)出事業(yè)單位做好檔案管理以下幾點措施：

3.1 要建設一支專業(yè)性強、責任心強、政治可靠的檔案管理隊伍

首先要吸收本專業(yè)的人員加入到檔案管理人員中，使他們更好發(fā)揮自己的專業(yè)特長，為他們制定檔案管理的發(fā)展計劃和發(fā)展方向，同時對非專業(yè)的檔案管理人員投入一定的資金為他們制定培訓計劃，提高他們的專業(yè)素質(zhì)，同時要為他們創(chuàng)造相應的生活待遇，為他們解決后顧之憂，使他們安心工作，只有建立一支專業(yè)性強、責任心強、政治可靠的檔案管理隊伍，是提高檔案管理的基礎。

3.2 要投入一定的資金改善檔案管理工作的工作環(huán)境和設備設施

當前我國已進入數(shù)字化時代，檔案管理也已進入數(shù)字化管理的行業(yè)，檔案的存檔、保管及查閱都由計算機來完成，不僅降低了成本，同時也提高的工作效率。在檔案的存儲過程中一些錄像、圖片及音響都儲存在計算機內(nèi)，使檔案更加真實和現(xiàn)實，也體現(xiàn)了時代的發(fā)展。

3.3 要加強規(guī)范化、標準化建設

各地事業(yè)單位要將檔案管理納入日常管理范圍，使檔案管理與其它各部門同步，要按照我國制定的相關檔案的法律法規(guī)建立嚴格的存檔、查閱制度，對于存檔的相關材料，檔案管理人員要進行認真的整理，真實的存錄，保證材料的真實性，同時檔案管理人員要按照相應的制度進行把關，以保證檔案的保密性。

3.4 要以國家相關的法律法規(guī)為準繩做好檔案工作

檔案工作不只是單單檔案管理人員的工作，需要其它部門的大力配合，對于有關的人員辭職或者離開，要及時的將其檔案保存好，需要離職人員帶走的要通過程序，按照制度要求進行處理，以免造成人檔分離或者一人多檔的現(xiàn)象發(fā)生。

3.5 要加快檔案管理現(xiàn)代發(fā)展的進程

當前各事業(yè)單位使用的檔案軟件品種繁多，各有不同，要根據(jù)這些軟件的內(nèi)容編制適合本部門的計算機軟件，使檔案管理工作更加快捷和便利，同時利用局域網(wǎng)和因特網(wǎng)將本部門的檔案推向市場，為需要查閱的人們創(chuàng)造便利條件，不僅為單位創(chuàng)造一定的收入，同時對本單位起到宣傳的作用。

結(jié)束語：檔案工作是一個長期積累才能發(fā)揮作用的職業(yè)，檔案不是包袱是財富，作為檔案管理人員必須認真學習檔案管理知識，不斷研究檔案管理各方面的技術，不斷創(chuàng)新，使檔案管理走上科學發(fā)展的軌跡。

參考文件：

[1]朱鋒.新形勢下圖書館辦公室的創(chuàng)新管理[J];科技情報開發(fā)與經(jīng)濟;2010年24 期

[2]徐璞;知識工作中的創(chuàng)新及信息技術的作用[D];東華大學;2012年