高校人事檔案服務(wù)人力資源管理功能研究

周海燕 崔立影

（吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 吉林 長(zhǎng)春 130118）

高校是人才匯聚的地方，肩負(fù)著培養(yǎng)人才、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)的重任。高校人才培養(yǎng)的質(zhì)量由高校人才資源的素質(zhì)決定，人力資源管理過(guò)程離不開(kāi)人事檔案的利用。人事檔案由確鑿的原始材料構(gòu)成，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)、專長(zhǎng)愛(ài)好等情況，完善有效的人事檔案對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)具有很大的促進(jìn)作用，是歷史全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)，是人力資源開(kāi)發(fā)的信息和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。只有充分研究人事檔案工作現(xiàn)狀，改革創(chuàng)新服務(wù)模式，樹立為人力資源建設(shè)服務(wù)的理念，才能有效發(fā)揮其服務(wù)功能。

一、高校人事檔案管理工作在人力資源管理中的作用

（一）高校人事檔案是人才信息的基礎(chǔ)，可以為人力資源管理及建設(shè)提供有效的科學(xué)依據(jù)

高校人事檔案蘊(yùn)含著豐富的信息資源，全面記載了教職工的自然狀況、政治思想、業(yè)績(jī)成果、職務(wù)職稱、專業(yè)特長(zhǎng)等基本信息，具有較強(qiáng)的利用和參考價(jià)值。通過(guò)檔案可以了解員工的學(xué)業(yè)及業(yè)務(wù)發(fā)展程度等，依據(jù)這些信息，統(tǒng)計(jì)分析當(dāng)前師資隊(duì)伍的學(xué)緣結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)等，對(duì)優(yōu)化人才隊(duì)伍建設(shè)起到借鑒作用，以利于人盡其才，才盡其用，最大限度地發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)。是合理選拔人才、使用人才的重要依據(jù)，科學(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的有效開(kāi)發(fā)和使用，為高校人才培養(yǎng)奠定基礎(chǔ)。

（二）通過(guò)對(duì)檔案信息的有效開(kāi)發(fā)利用，有助于人力資源的合理配置。

高校人事檔案管理是人才資源管理的基礎(chǔ)性工作，能夠?yàn)閷W(xué)校教育教學(xué)提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息支持，在促進(jìn)人才的合理流動(dòng)和優(yōu)化配置方面發(fā)揮著重要功能。利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解教職工的相關(guān)信息，譬如學(xué)歷程度，是否有出國(guó)學(xué)習(xí)經(jīng)歷，是否有從事相關(guān)教學(xué)和研究的經(jīng)驗(yàn)等等，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)專業(yè)之間、學(xué)科之間、校內(nèi)部門之間人才合理有序地流動(dòng)。

二、高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)人力資源建設(shè)的對(duì)策

高校人事檔案是高校人才信息的縮影，科學(xué)有效及時(shí)地收集部門產(chǎn)生的人事檔案材料，保障檔案內(nèi)容的真實(shí)性和有效性，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理和有效利用，為全面參與高校人力資源工作提供可借鑒的信息，是人才招聘、師資隊(duì)伍建設(shè)等的重要參考。這就對(duì)高校人事檔案管理工作提出了更高的要求，針對(duì)當(dāng)前高校人事檔案管理工作中的不足,可以從以下幾方面來(lái)改善人事檔案管理工作。

（一）加強(qiáng)高校人事檔案管理工作的制度化建設(shè)，創(chuàng)新管理模式

高校人事檔案管理要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式，改進(jìn)管理方式方法，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理有法可依、有章可循、有條有理、有序發(fā)展。要把促進(jìn)人力資源建設(shè)作為檔案信息開(kāi)發(fā)的主要任務(wù)，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使人事檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)制度化、規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)人事檔案的信息收集工作，充實(shí)檔案內(nèi)容，豐富館藏資源建設(shè)

人事檔案的系統(tǒng)完整關(guān)系到其是否能夠有效利用，收集工作則是檔案工作中的基礎(chǔ)，只有全面收集個(gè)人的不同階段的信息，人事檔案才有可能得到充分的開(kāi)發(fā)和利用，才能夠更好地為人力資源開(kāi)發(fā)提供有利的依據(jù)。人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握人事工作動(dòng)態(tài)，建立聯(lián)系制度，拓寬收集渠道，及時(shí)收集、主動(dòng)收集。人事檔案收集的內(nèi)容要根據(jù)教育改革和人事制度改革的需要，從人才發(fā)展的角度對(duì)不同崗位人員的材料收集各有側(cè)重。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整、真實(shí)、有效，在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性。從而提高人事檔案在人才開(kāi)發(fā)工作中的信息價(jià)值和數(shù)據(jù)支持作用。

（三）提高檔案人員的素質(zhì)，是做好人事檔案管理工作必要因素

隨著高校人事制度改革的不斷深入，舊有的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。因此，人事檔案管理工作也應(yīng)重新定位檔案管理人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)，全方位考慮管理人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等諸多因素，有計(jì)劃引進(jìn)思想素質(zhì)過(guò)硬、專業(yè)知識(shí)全面的專門人才充實(shí)到檔案管理崗位。同時(shí)定期對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，使他們?cè)诠ぷ髦卸苏枷?，自覺(jué)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)方式方法，進(jìn)而優(yōu)化歷史原因造成的檔案人員結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)狀，更好地為人力資源管理服務(wù)。

（四）找準(zhǔn)檔案服務(wù)人力資源管理的切入點(diǎn)，積極提供檔案利用服務(wù)

當(dāng)今高等教育已逐漸步進(jìn)入內(nèi)涵式發(fā)展階段，人才培養(yǎng)質(zhì)量已成為高等教育的核心部分和參與社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的主要因素。人力資源建設(shè)是人才培養(yǎng)質(zhì)量的先決條件，要找準(zhǔn)檔案服務(wù)人力資源的切入點(diǎn)，積極提供利用服務(wù)。改變傳統(tǒng)的管理方式，積極采用現(xiàn)代化辦公手段，制定行之有效的檢索工具，建立系統(tǒng)全面的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，加快人事檔案信息化建設(shè)。通過(guò)對(duì)人事檔案的有效管理，從而提煉出大量數(shù)據(jù)依據(jù)和統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，為深化人事制度改革、科學(xué)預(yù)測(cè)人才需求、有效配置人才資源、促進(jìn)人才合理流動(dòng)提供翔實(shí)的依據(jù)，使人力資源得到最佳的配置，使檔案工作真正參與到人力資源管理工作中來(lái)。進(jìn)而提升高校的教學(xué)、科研、管理水平。

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