淺談高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題及應(yīng)對(duì)策略

于鳳仙

（河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué) 河南 鄭州 45000）

淺談高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題及應(yīng)對(duì)策略

于鳳仙

（河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué) 河南 鄭州 45000）

高校檔案信息化建設(shè)對(duì)高校管理工作的開展有著十分重要的意義，文章首先提出了高校檔案信息的重要性，然后探討高校檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，最后提出相應(yīng)的解決策略。

高校檔案；信息化建設(shè)；問題；對(duì)策

高校檔案建設(shè)工作是學(xué)校工作的基礎(chǔ)，而推進(jìn)檔案建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)信息化是必然途徑。檔案信息化建設(shè)主要是指利用一系列的現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、傳遞、儲(chǔ)存的一體化，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息數(shù)字化和信息化，提高資源利用率、降低資源收集、保存、傳遞帶來的成本。

一、高校檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性

高校檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理實(shí)踐活動(dòng)中形成的重要材料，通過文字、圖像、音像等不同的形勢(shì)保存下來，對(duì)于推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展，維持學(xué)校的穩(wěn)定、維護(hù)學(xué)校的權(quán)益等方面具有重要意義。就當(dāng)前形勢(shì)而言，高校信息化建設(shè)不僅僅是高校檔案管理中不可缺少的部分，更是反映高校管理水平高或低的標(biāo)尺。

高校檔案信息化可以帶來明顯的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。目前，我國高校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，增加招生人數(shù)，專業(yè)學(xué)科也在逐漸豐富當(dāng)中，不斷增長(zhǎng)的師生人數(shù)、教學(xué)內(nèi)容導(dǎo)致信息的增長(zhǎng)，從而使檔案的內(nèi)容變得充實(shí)、材料來源廣，使用落后的人工方式來收集、整理檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高校教育的發(fā)展。檔案信息化成為高校適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，滿足自身需求的必然選擇。

二、高校檔案信息化建設(shè)中中出現(xiàn)的問題

（一）對(duì)高校信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)存在問題

隨著時(shí)代的變化和信息技術(shù)的發(fā)展，高校的檔案信息化建設(shè)事業(yè)已經(jīng)逐步進(jìn)入正軌，部分管理人員意識(shí)到其重要性。但是，還是存在高校管理對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度不深，推動(dòng)積極性低的問題，由于信息化建設(shè)需要投入相應(yīng)的人力、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)，部分高校資金和人員本就吃緊，致使高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)片面，認(rèn)為大量的投入?yún)s沒有為學(xué)校帶來明顯的效益。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的不完善

專業(yè)的設(shè)備和完善的設(shè)施是推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)水平的基本條件，硬件部分包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、打印設(shè)備等，軟件包括收集、處理、傳遞、保存信息的相關(guān)軟件。從高校的實(shí)際配置情況來看，出現(xiàn)了三中常見的設(shè)備問題：一是硬件設(shè)施組合配置不合理，認(rèn)為計(jì)算機(jī)就是一切，有了計(jì)算機(jī)就可以很好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化；二是軟件配置不合要求，軟件相對(duì)于硬件來說花費(fèi)的成本較低，高校在配置時(shí)不按照自身需求，均進(jìn)行配置，不僅浪費(fèi)資源，也浪費(fèi)檔案管理人員的時(shí)間。

（三）檔案信息建設(shè)過程有問題

高校檔案種類紛繁復(fù)雜，關(guān)系到黨政、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)等方面的信息，具有一定的綜合性。雖然初衷是保證為師生領(lǐng)導(dǎo)提供的信息及時(shí)、準(zhǔn)確、有效，但是往往結(jié)果不盡人意，主要有幾個(gè)方面的問題：

1、檔案收集、處理、歸檔不及時(shí)，某些部門形成的文件沒有及時(shí)上交，無法得到及時(shí)的處理，不能形成可存儲(chǔ)的檔案信息，最終導(dǎo)致檔案無法歸檔，形成的文件不能得到有效的保存，或者失效或者消失，其中還存在檔案收集不全、檔案出現(xiàn)重復(fù)、檔案補(bǔ)充不及時(shí)等問題。

2、檔案安全出現(xiàn)隱患，高校檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)相連，由于工作人員的疏忽和社會(huì)中存在惡意的人群，導(dǎo)致高校檔案信息庫出現(xiàn)中毒、信息被盜、信息被更改甚至是存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)被損毀等問題，為高校檔案信息化建設(shè)帶來阻力。

3、沒有統(tǒng)一的管理制度，這是指高校與高校之間沒有統(tǒng)一管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)，影響高校之間對(duì)檔案信息化建設(shè)的交流，不利于高校對(duì)信息的開發(fā)。

（四）檔案管理人員管理技巧水平較低

目前，高校檔案管理人員管理檔案的技巧整體水平不高，專業(yè)技能和綜合素質(zhì)較低。管理者對(duì)于檔案管理科學(xué)知識(shí)的掌握度低，部分高校的管理人員年齡偏大，遇事無法做出正確、靈活的決斷。部分人員計(jì)算機(jī)水平不達(dá)標(biāo)，無法完全掌握計(jì)算機(jī)的基本技能，阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

三、推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的策略

（一）提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知水平和深度

高校檔案信息化建設(shè)的成功需要學(xué)校管理者對(duì)其有正確、客觀的認(rèn)識(shí)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到對(duì)檔案信息化建設(shè)投入的專業(yè)人才、建設(shè)經(jīng)費(fèi)等與高校的發(fā)展是呈正比的，這項(xiàng)任務(wù)才能順利開展。

（二）加強(qiáng)硬件軟件設(shè)施的建設(shè)

領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校當(dāng)前的狀況，增加或完善現(xiàn)有的設(shè)施設(shè)備。基礎(chǔ)設(shè)施齊全才能推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案建設(shè)的管理工作

檔案信息化建設(shè)的過程中，首先把分散的材料和文件進(jìn)行統(tǒng)一的收集、歸類，然后利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理，最后由管理人員進(jìn)行提交、分類、存檔。根據(jù)流程走，使每一個(gè)過程中的信息都是完整的、正確的、及時(shí)的，保證信息工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)中要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的安全性能監(jiān)管，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫的安全功能，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)損毀等問題。

（四）提高管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的提高對(duì)高校信息化建設(shè)的進(jìn)程具有重要意義，是規(guī)范信息管理的關(guān)鍵部分。只有提高管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，才能使管理的水平得到提升。首先提高管理人員的政治認(rèn)識(shí)高度和對(duì)信息建設(shè)工作的熱情以及責(zé)任感，樹立正確的社會(huì)主義人生觀和價(jià)值觀。其次，要對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)教育，增強(qiáng)他們的專業(yè)技能。三要加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流，相互交流管理心得、分享理論知識(shí)，借鑒別人的經(jīng)驗(yàn)以此提高個(gè)人的管理水平，從而促進(jìn)檔案信息化將建設(shè)的發(fā)展。

四、結(jié)束語

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的主流，是高校檔案建設(shè)的必然選擇。在建設(shè)過程中，不斷的探索、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，保持檔案信息化建設(shè)這項(xiàng)工作的長(zhǎng)久性和穩(wěn)定性，使高校檔案信息化的工作不斷發(fā)展，為廣大師生以及社會(huì)帶來方便。

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[3]涂曉英.高校檔案信息化建設(shè)問題策略研究[J].黑龍江史志,2014,(7).