淺談高等學(xué)校檔案管理的作用和意義

徐 偉

（黑龍江信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150000）

淺談高等學(xué)校檔案管理的作用和意義

徐 偉

（黑龍江信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，它深刻地反映并影響高等學(xué)校的管理建設(shè)水平。正確認(rèn)識(shí)檔案工作與高校管理建設(shè)的依存關(guān)系，有利于提高全體高等學(xué)校教職工的檔案意識(shí)，順利地開(kāi)展檔案工作，提升檔案服務(wù)水平，從而促進(jìn)高等學(xué)校管理建設(shè)工作的規(guī)范發(fā)展。

高等學(xué)校；檔案管理；作用；意義

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、教育改革的不斷深入，教育事業(yè)引來(lái)了大發(fā)展大繁榮，同時(shí)對(duì)教育軟硬件的要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。一方面促使高等學(xué)校重視師資力量、教育硬件條件、生源的綜合素質(zhì)等外部客觀(guān)因素；另一方面，則更加重視對(duì)教育教學(xué)工作的管理，著眼于塑造和建設(shè)高等學(xué)校的人文精神、教育精神、學(xué)術(shù)精神、科學(xué)精神等內(nèi)容為中心的校園文化。高等學(xué)校的歷史檔案是高校自身發(fā)展的鏡子，記錄著高等學(xué)校的過(guò)去和現(xiàn)在，承載著高校未來(lái)的發(fā)展方向。高校檔案是高等學(xué)校建設(shè)的依據(jù)，是高等學(xué)校在教育教學(xué)工作實(shí)踐中所形成的一種基本精神和行為準(zhǔn)則。通過(guò)高校檔案就能反映高校的教育教學(xué)管理風(fēng)格、組織結(jié)構(gòu)、校園文化等方方面面的內(nèi)容。

檔案管理在高等學(xué)校教育教學(xué)中的作用和意義有哪些呢？

一、高等學(xué)校檔案對(duì)教育教學(xué)管理具有歷史借鑒和參考作用

高校檔案產(chǎn)生于高校形成、發(fā)展、改革的全過(guò)程，同時(shí)又貫穿于高校教育教學(xué)工作及其組織管理的各個(gè)方面。檔案真實(shí)地記述和反映了高校教學(xué)管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡，是高等學(xué)校重要的信息資源。高校教育教學(xué)管理的形成離不開(kāi)作為載體的高校檔案，是積累和豐富高校教學(xué)管理的有效手段。研究和整理高等學(xué)校檔案，可以深刻理解本學(xué)校的特點(diǎn)以及自身發(fā)展的規(guī)律。

二、高等學(xué)校檔案是教育教學(xué)管理的直接依據(jù)和載體

高等學(xué)校檔案是隨著高校教育教學(xué)活動(dòng)而形成的，是第一手材料。高校發(fā)展的有關(guān)材料、教學(xué)中先進(jìn)的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)秀教師事跡報(bào)告、優(yōu)秀學(xué)生先進(jìn)事跡報(bào)告、好人好事、年底單位工作總結(jié)等等，都是高校教育教學(xué)管理的歷史依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)。高等學(xué)校檔案綜合說(shuō)明了高校的基本面貌和發(fā)展過(guò)程，是高校教育教學(xué)活動(dòng)的縮影?？梢哉J(rèn)為，高等學(xué)校的自身形象、價(jià)值觀(guān)念、人文精神、優(yōu)秀人物的榜樣力量之所以能夠持續(xù)不斷地得以傳承，校風(fēng)、學(xué)紀(jì)得以形成，高等學(xué)校檔案起到了重要的載體作用，意義非常重大。

三、高等學(xué)校檔案管理本身就是高等學(xué)校文化的重要組成

高校檔案是高校寶貴的財(cái)富，具有科學(xué)文化的歷史屬性，因此，高校檔案建設(shè)就是教育教學(xué)管理的組成部分，對(duì)檔案信息發(fā)源的依賴(lài)性日益增強(qiáng)，在維護(hù)高校的合法利益、改進(jìn)管理方式、探索新的教育教學(xué)方法方面發(fā)揮著積極作用。高校檔案中有很大一部分是記錄和保存高校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果的，反映了學(xué)?？傮w的教學(xué)管理水平，是高校全體師生智慧的結(jié)晶。高校檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，也是高等學(xué)校檔案管理工作中最重要的一項(xiàng)任務(wù)。

四、高等學(xué)校檔案在高等學(xué)校教育教學(xué)管理中具有提供服務(wù)和借鑒的作用

高等學(xué)校檔案工作圍繞高等學(xué)校教育教學(xué)管理建設(shè)開(kāi)展，促進(jìn)了高等學(xué)校管理模式的形成：

（一）導(dǎo)向作用，檔案管理中折射出高校的人文精神對(duì)高校整體和高校每個(gè)師生的道德價(jià)值取向及行為準(zhǔn)則起導(dǎo)向作用。檔案中記錄了學(xué)校優(yōu)秀的傳統(tǒng)、先進(jìn)教師和學(xué)生的事跡、多年教育教學(xué)工作的總結(jié)等等，學(xué)習(xí)這些內(nèi)容，可以起到承上啟下的作用，把學(xué)校管理經(jīng)驗(yàn)的成果傳承下去。

（二）凝聚作用，當(dāng)高校文化在校園中不斷傳承，發(fā)揚(yáng)，就會(huì)在全體師生的心中生根、發(fā)芽、不斷成長(zhǎng)，這共同的堅(jiān)持和追求將師生們凝聚成一個(gè)堅(jiān)不可摧的整體。

（三）激勵(lì)作用，高等學(xué)校文化建設(shè)的目的就是營(yíng)造一個(gè)良好的學(xué)習(xí)工作氛圍和環(huán)境，使全體師生能夠產(chǎn)生一種高昂的情緒，相互尊重、奮發(fā)進(jìn)取、互幫互學(xué)。

（四）約束作用，高校多年傳承下來(lái)的精神對(duì)每個(gè)師生的思想和行為具有約束和規(guī)范作用。高校檔案中記載了多年來(lái)學(xué)校形成的一整套規(guī)章制度、記錄了學(xué)校教育教學(xué)目標(biāo)、教師的職業(yè)道德和對(duì)學(xué)生的無(wú)私奉獻(xiàn)、無(wú)數(shù)優(yōu)秀學(xué)生為理想奮力拼搏的真實(shí)故事，這些對(duì)后來(lái)人的思想和行為都會(huì)產(chǎn)生無(wú)形的約束力和規(guī)范的作用，從而推動(dòng)著高校文化的發(fā)展。

（五）輻射作用，高校文化建設(shè)的成果，是高校物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的總和，高校文化具有對(duì)外輻射的育人作用。

五、高校檔案工作是保護(hù)和傳承學(xué)校歷史面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)，應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面工作

（一）強(qiáng)化高校文化建設(shè)的意識(shí)，把高校檔案工作納入高校文化建設(shè)的軌道中，具有概括性、抽象性的特征。要擺脫檔案工作者習(xí)慣只為高校教育教學(xué)、日常管理等各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案工作，應(yīng)該更注重為高校文化建設(shè)提供檔案工作的支持。強(qiáng)化高校文化建設(shè)意識(shí)，要求高校檔案工作者必須對(duì)高等學(xué)校文化建設(shè)進(jìn)行認(rèn)真思考和研究。作為合格的檔案工作者，不能局限于就檔案工作而做檔案工作，應(yīng)當(dāng)關(guān)注高等學(xué)校的整體發(fā)展。高校檔案工作者應(yīng)當(dāng)研究高校文化建設(shè)對(duì)高等學(xué)校檔案工作的影響、檔案與文化建設(shè)之間的關(guān)系，充分發(fā)揮檔案工作的作用。

（二）要加強(qiáng)高校檔案的基礎(chǔ)工作，拓展高校檔案工作的內(nèi)容。為適應(yīng)高等學(xué)校文化建設(shè)的需要，高校檔案工作必須不斷更新發(fā)展，加強(qiáng)高校檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)，為高等學(xué)校文化建設(shè)服務(wù)。

（三）要深層次挖掘高校檔案的信息資源，為高校自身形象和價(jià)值觀(guān)建設(shè)服務(wù)，促使一些分散保存的檔案材料集中起來(lái)，把淹沒(méi)在一般檔案中的有用信息發(fā)掘出來(lái)，利用現(xiàn)代化手段建立健全主題詞就能檢索到所需要的檔案材料等。

高校檔案工作的重要性早已在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中得到體現(xiàn)，在現(xiàn)實(shí)中，也逐漸被各高校所認(rèn)識(shí)和重視，很多高校檔案館的辦館條件得到改善，加大經(jīng)費(fèi)投入，更新設(shè)備，注重檔案人才培養(yǎng)；檔案館應(yīng)充分利用收集指導(dǎo)、培訓(xùn)和展覽等各種途徑宣傳檔案意識(shí)，充分利用較好的辦館條件，扎實(shí)做好檔案基礎(chǔ)工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為高等學(xué)校的管理建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。如此則高校的管理建設(shè)與檔案工作構(gòu)成良性循環(huán)，二者之間的關(guān)系越來(lái)越密切，相互促進(jìn)，最終達(dá)到提升高等學(xué)校辦學(xué)水平的目標(biāo)。