關(guān)于高校檔案管理信息化建設(shè)的思考

吳 珍

（內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院后勤管理處 內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070）

高校檔案管理是高校管理的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)是高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢；隨著科技的進步，人們希望不受地點、時間的限制，更快捷、方便、準確地獲取檔案信息。因此，檔案信息化管理，符合廣大高校教職工的工作需要，也是高校信息化高速發(fā)展的必然要求。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）檔案信息化建設(shè)是檔案現(xiàn)代化管理的必然要求

高校檔案信息化建設(shè)是高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，擔負著存儲、管理高校教學(xué)科研、黨務(wù)政務(wù)信息及數(shù)字化校園產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能，只有加強檔案信息化管理，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，使檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，更好地完善和發(fā)展檔案工作。

（二）高校自身發(fā)展的需要

教育信息化為檔案工作賦予了新的內(nèi)容，提出了新的要求。首先，在檔案材料的形式上，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之外，還要對各種多媒體文件、文本文件、網(wǎng)頁文檔、數(shù)據(jù)庫文件以及各種軟件系統(tǒng)進行科學(xué)管理。其次，在歸檔范圍上，數(shù)字化的教材、教學(xué)資源、數(shù)據(jù)資源、行政檔案、管理文件等在全部檔案材料中占有比重逐漸增大，即檔案工作的管理對象從形式到內(nèi)容都有了極大擴充。最后，在管理方式上，網(wǎng)絡(luò)化的深入也要求高校檔案工作與之相適應(yīng)，這意味著高校迫切需要推動檔案信息化建設(shè)。

（三）檔案信息資源開放利用的需要

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理，信息資源的社會價值在于開發(fā)和利用。檔案利用者希望能夠到檔案館查詢的同時，更希望能在自己家中和辦公室里隨時查詢所需檔案信息。為跟上時代發(fā)展的需要，檔案工作者必須打破常規(guī)，運用現(xiàn)代化的管理手段推動檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從而提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。另外，決策及時、正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。檔案信息化建設(shè)有助于領(lǐng)導(dǎo)作出及時決策和管理，進一步發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)社會的作用，更能全面地為社會提高優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀

高校在日常的教學(xué)科研和行政管理中，產(chǎn)生了大量的教學(xué)、科研、黨政管理、基建、會計、出版、聲像、實物等類檔案。為了管理好這些檔案，各學(xué)校除了建立檔案館（室）以外，校內(nèi)各單位一般還配備了兼職檔案員，負責本部門材料的立案歸檔，很多學(xué)校都不同程度地采用計算機管理檔案信息，少數(shù)走在檔案信息化前沿的學(xué)校，除了用計算機管理檔案目錄以外，還運用數(shù)字化的手段，對全文和多媒體檔案信息進行管理，并通過建立自己的門戶網(wǎng)站，把這些信息發(fā)布出去。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

（一）檔案管理手段落后

現(xiàn)代光學(xué)、計算機、網(wǎng)絡(luò)、縮微、檔案保護等科學(xué)和技術(shù)的飛速發(fā)展，為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化提供了充足的技術(shù)保障。但這些新興科學(xué)和先進技術(shù)的運用、實施和推廣需要相應(yīng)的硬件、軟件支持，否則一切皆為紙上談兵。當前，高校辦學(xué)條件雖然普遍得到改善，但高校自身對檔案管理的投人仍然有限，甚至大多還是停留在維持檔案日常的簡單管理上，這已成為高校檔案信息化建設(shè)的瓶頸。

（二）電子文件統(tǒng)一歸檔難

目前，電子文件及檔案管理電子化對高校來說還是一個新課題，高校的電子檔案管理工作還處于初級階段，大多未作為檔案進行系統(tǒng)化的處理，而且缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范、標準的管理軟件和完善的管理制度，造成這些寶貴資源的散失。加上電子檔案的管理與以前的紙質(zhì)檔案管理有著質(zhì)的不同，如電子文件的收集和歸檔的范圍非常廣泛，不僅包括文字材料，還包括數(shù)據(jù)、表格、圖像、聲音等等，因此，電子文件要求統(tǒng)一歸檔管理的難度較大，各校在實際操作中隨意性較大，存在問題較多。

（三）隊伍整體素質(zhì)不夠高

高校檔案信息化建設(shè)中，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用?？砷L期以來，檔案工作部門常常是成為安置富余人員的機構(gòu)，因而造成檔案工作人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，真正能勝任新時期檔案工作的人才非常缺乏，整個檔案隊伍素質(zhì)普遍較低，嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

四、推動高校檔案信息化建設(shè)的措施

（一）重視高校檔案信息化建設(shè)

高校各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認識檔案信息化建設(shè)的重要性，切實把這項工作提高到學(xué)校改革和發(fā)展的高度，根據(jù)學(xué)校的規(guī)模、實力、信息化建設(shè)基礎(chǔ)以及本校檔案工作的具體情況，制定切實可行的檔案信息開發(fā)規(guī)劃，與各部門協(xié)調(diào)配合，協(xié)作開發(fā)，實現(xiàn)信息共享，為學(xué)校教學(xué)評估、專業(yè)評價和科研成果的轉(zhuǎn)化提供依據(jù)和創(chuàng)造條件。同時促進校際間的交流，提高教育教學(xué)質(zhì)量，實現(xiàn)信息資源的共享。

（二）校要加大對檔案信息化建設(shè)的投入

只有領(lǐng)導(dǎo)重視而沒有實際的財力援助，高校檔案信息化建設(shè)也只能是紙上談兵，不能付諸實踐。所以，相關(guān)部門的財力投入，可以保證高校檔案機構(gòu)能夠有效的購買和配置檔案信息化所需要的硬件和軟件設(shè)施。

（三）加強高校檔案隊伍建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)的高校檔案人才

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案人員的素質(zhì)。這就要求檔案工作者要有強烈事業(yè)心和責任感。業(yè)務(wù)上要精益求精，不僅要掌握傳統(tǒng)檔案組卷、歸檔、編目錄入工作外，更要學(xué)習(xí)和掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理等現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段，提高檔案工作效率和管理水平。高校檔案部門要有計劃地引進或選調(diào)相關(guān)專業(yè)人才，優(yōu)化檔案干部隊伍的人員結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)，加強檔案人才的梯隊建設(shè)。

[1]郭燕輝.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)探究[J].中州大學(xué)學(xué)報,2008,25(3).