高校畢業(yè)生檔案管理過程中的反思

羅 妙

（嶺南師范學(xué)院 廣東 湛江 524048）

高校畢業(yè)生檔案管理過程中的反思

羅 妙

（嶺南師范學(xué)院 廣東 湛江 524048）

大學(xué)生檔案是個(gè)人檔案的基礎(chǔ)，是大學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)、用人單位篩選人才的重要資料信息。然而，在管理我校畢業(yè)生檔案的過程中，畢業(yè)生在調(diào)檔時(shí)出現(xiàn)了各種各樣的問題，根據(jù)這些情況從而提出幾點(diǎn)建議。

檔案；高校畢業(yè)生；問題；建議

高等院校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活以及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)校教育、考察、培養(yǎng)人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)的主要依據(jù)。在管理檔案的過程中，尤其是畢業(yè)生在調(diào)檔的過程中出現(xiàn)了各種各樣的情況，值得我們反思并在思想上給予重視。

一、畢業(yè)生調(diào)檔時(shí)出現(xiàn)的問題：

1、最普遍的一個(gè)情況，高校畢業(yè)生不知道自己的檔案里面“有什么”。許多學(xué)生來調(diào)檔時(shí)，都會(huì)問到檔案袋里有什么資料，或請求給予查看；同時(shí)檔案管理部門為了保證檔案的準(zhǔn)確性，通常也會(huì)要求其在取走檔案前，根據(jù)檔案袋的封面上標(biāo)明該檔案袋中的資料，核對(duì)是否為該生的所有資料。一般地，高校畢業(yè)生檔案內(nèi)容包括：中學(xué)信息、學(xué)生登記表、高考報(bào)名表、體檢表、在校成績表、高校畢業(yè)生登記表、黨(團(tuán))材料、大學(xué)期間鑒定表、教師資格認(rèn)定申請表、實(shí)習(xí)鑒定表、報(bào)到證等等。

2、高校畢業(yè)生不知道檔案究竟“有什么用”，甚至還有學(xué)生問到為什么要檔案。有關(guān)專家介紹，如果一個(gè)人遺棄自己的個(gè)人檔案，會(huì)產(chǎn)生許多消極的影響。第一，影響個(gè)人切身利益。有了檔案，就可以享受到相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)。無論是在原單位供職的人，還是辭職后另求新職者,在辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金時(shí)，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保參保年限等都是主要依據(jù)。第二，影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡計(jì)算。許多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后,沒有及時(shí)辦理參加工作的手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)，也影響到工齡和退休金的計(jì)算。第三，耽誤職稱評(píng)定和工作調(diào)轉(zhuǎn)。有的畢業(yè)生自大學(xué)畢業(yè)后，檔案既沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評(píng)定就會(huì)因手續(xù)不全而受到影響；有人雖在畢業(yè)后把檔案存到了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，但又沒有及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，等到幾年后調(diào)動(dòng)工作時(shí)，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉(zhuǎn)正定級(jí)后才能正式調(diào)動(dòng)。第四，導(dǎo)致留學(xué)人員保險(xiǎn)斷檔。現(xiàn)在自費(fèi)、出國留學(xué)人數(shù)與日俱增，但當(dāng)許多學(xué)子海外深造歸來、榮歸故里、大展宏圖之時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當(dāng)，自己無意間做了幾年“無業(yè)人員”，為今后的工作帶來很多不便。第五，導(dǎo)致干部身份丟失。全日制普通高校畢業(yè)生，在工作滿一年即見習(xí)期滿一年時(shí)，通過辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)之后,可獲得干部身份。然而，很多全日制普通高校畢業(yè)生由于種種原因?qū)n案存進(jìn)街道，導(dǎo)致干部身份丟失，影響自己的職業(yè)生涯的發(fā)展。[1]

3、高校畢業(yè)生不明白調(diào)取檔案時(shí)需要具備的條件。一般情況下不支持個(gè)人調(diào)取或保管檔案，正確的調(diào)取檔案的方式應(yīng)是按照單位對(duì)單位，公對(duì)公的原則，在學(xué)生檔案離校前用人單位出具其單位證明、考察函等到學(xué)生檔案室進(jìn)行學(xué)生檔案審核。但由于有些準(zhǔn)備與學(xué)生簽約的用人單位為了他們個(gè)人的便利，抓住我們希望學(xué)生有就業(yè)機(jī)會(huì)和學(xué)生希望早就業(yè)的心理，就用強(qiáng)硬的態(tài)度要求畢業(yè)生個(gè)人來學(xué)校索取檔案并送到用人單位審核。鑒于以上的原因，一般檔案管理部門都會(huì)退步，要求如果個(gè)人調(diào)取檔案必須有其單位的調(diào)檔函或者接收函，方能來學(xué)校檔案管理處領(lǐng)取檔案。有畢業(yè)生對(duì)此不了解，甚至有很多畢業(yè)生沒拿任何憑據(jù)來調(diào)檔，致使他們空手而歸或滿懷怨言。

二、基于以上問題，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員應(yīng)好好反思，采取一些措施來改善這一局面，建議如下：

1、學(xué)校必須重視就業(yè)指導(dǎo)課。根據(jù)學(xué)生來檔案管理處調(diào)檔的情況，很多學(xué)生對(duì)本應(yīng)該在就業(yè)指導(dǎo)課上說明的問題不清楚。尤其是有些改派的學(xué)生來領(lǐng)取白色聯(lián)報(bào)到證，在就業(yè)中心那里沒有弄清楚，以為是來檔案管理處取走整個(gè)檔案，給檔案管理人員帶來一些不必要的困擾。經(jīng)常是檔案管理人員要詢問許久，才明白是需要從檔案中取出報(bào)到證白色聯(lián)而已。而學(xué)生總是帶著將信將疑的態(tài)度詢問一番，這樣不僅影響了檔案管理處工作人員的工作效率，又浪費(fèi)學(xué)生的時(shí)間。還有一些學(xué)生從就業(yè)指導(dǎo)中心過來，連到檔案管理處的目的都不清楚，只知道是就業(yè)中心的老師叫他過來的。事實(shí)上，這些問題本來在上完就業(yè)指導(dǎo)課后畢業(yè)生就應(yīng)該完全明白。經(jīng)詢問，學(xué)生對(duì)就業(yè)指導(dǎo)課的態(tài)度不夠端正，由于是非專業(yè)課，上課有些隨意，敷衍了之。同時(shí)，學(xué)院對(duì)就業(yè)指導(dǎo)課也不是很重視。學(xué)校應(yīng)該要求各二級(jí)學(xué)院認(rèn)真對(duì)待就業(yè)指導(dǎo)課，明確就業(yè)指導(dǎo)課的重要性，并且要求各個(gè)學(xué)院的輔導(dǎo)員要在這一期間的就業(yè)指導(dǎo)工作非常明朗，給與學(xué)生正確的指導(dǎo)。要善于抓住各種機(jī)會(huì)，廣泛宣傳學(xué)生檔案收集的意義和作用，以引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的重視，增強(qiáng)教職工和學(xué)生的檔案意識(shí)，取得他們的支持與配合。為了檔案材料及時(shí)、安全地傳遞，建議以班級(jí)為單位設(shè)置一名兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，二級(jí)學(xué)院學(xué)生會(huì)設(shè)置一名專職檔案聯(lián)系人，協(xié)助輔導(dǎo)員工作。每當(dāng)學(xué)生檔案增加材料，經(jīng)輔導(dǎo)員驗(yàn)證簽字后，及時(shí)送交檔案室。這樣既有利于檔案材料收集的橫向聯(lián)系，又有利于材料收集過程中的保密與安全，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地把檔案材料收集到位[2]。

2、學(xué)生需認(rèn)真對(duì)待自己入檔的資料。在整理資料的過程中，認(rèn)真看一下學(xué)生所填寫的資料，大多都是千篇一律，沒有反映出學(xué)生的個(gè)人特征，不能為用人單位提供有效地參考和選拔合適人才的作用，也就降低了檔案的利用率，形成了大多數(shù)用人單位不再重視檔案的考察，而更注重于實(shí)際對(duì)人的工作表現(xiàn)的考核。經(jīng)學(xué)生反映，有些資料他們都不知道是做什么的，要填的時(shí)候就到網(wǎng)上搜索照其模板寫，要么就是參考同學(xué)怎么寫就照樣寫，就連學(xué)生登記表上貼照片也是可貼可不貼的態(tài)度，甚至有些亂寫一通。還有學(xué)生即使知道資料要入檔，也不會(huì)認(rèn)真對(duì)待，抱著這樣一種心理就是反正檔案只是形式上的東西，把它塞到檔案袋中沒人去看。填寫檔案的態(tài)度十分隨意，也就造成檔案的一致性，無多大的參考價(jià)值，循環(huán)往復(fù)，以致檔案的作用越來越弱化。要使檔案能有效利用，學(xué)生在填寫入檔資料時(shí)必須慎重填寫，將個(gè)人特有的才能表現(xiàn)于其中；同時(shí)學(xué)校在發(fā)放入檔資料進(jìn)行填寫時(shí)，也應(yīng)該明確告知學(xué)生須認(rèn)真填寫，否則將對(duì)以后的發(fā)展可能產(chǎn)生不良影響。

3、畢業(yè)生需密切關(guān)注自己的檔案，個(gè)人檔案在以后工作中的轉(zhuǎn)正定級(jí)、計(jì)算工齡、職位升遷、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)起著非常重要的作用。[3]畢業(yè)生的檔案的調(diào)遣情況，需要學(xué)生自己主動(dòng)關(guān)注，要留意自己檔案的去向。檔案管理處也應(yīng)及時(shí)更新檔案信息，將畢業(yè)生的檔案去向公布在網(wǎng)上，以方便學(xué)生的查找。目前人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，很多關(guān)鍵的個(gè)人證明等手續(xù)都“繞”不開檔案這一關(guān)。尤其對(duì)于求職心切的大學(xué)畢業(yè)生來說，計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、報(bào)考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及出國、升學(xué)、結(jié)婚、生育等都離不開檔案；特別是在行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，對(duì)人事檔案是相當(dāng)看重的。雖然現(xiàn)在有的單位可以補(bǔ)辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、評(píng)價(jià)、身份等歷史資料將不復(fù)存在。對(duì)求職者來說，一定要“善待”自己的個(gè)人檔案，有些人不注意自己的檔案投遞去向，工作多年后忽然發(fā)現(xiàn)自己的人事關(guān)系仍無著落，有很多畢業(yè)生過了十年甚至是二十年才打電話回學(xué)校查詢檔案去向，明顯對(duì)自己的檔案漠不關(guān)心，到了用時(shí)才開始追蹤；有的雖然與工作單位簽訂了勞動(dòng)合同，但沒有到人才交流機(jī)構(gòu)辦理有關(guān)手續(xù)，這都使得工齡、檔案、保險(xiǎn)等受到影響，造成不必要的損失。

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[1]李杜林.高校畢業(yè)生人事檔案現(xiàn)狀及思考[J].人力資源管理.2010(5)∶59.

[2]陳美瓊.淺論大學(xué)生檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊.2008(19)∶185-186

[3]談當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀和幾點(diǎn)建議http∶//lunwen.5151doc.com/Article/HTML/257029.html

羅妙（1972-），女，廣東徐聞縣，嶺南師范學(xué)院研究實(shí)習(xí)員，本科，研究方向：學(xué)生工作管理。