關(guān)于加強(qiáng)高校院系教學(xué)檔案管理工作的思考

馮偉文

（廣州大學(xué)華軟軟件學(xué)院思政部 廣東 廣州 510990）

關(guān)于加強(qiáng)高校院系教學(xué)檔案管理工作的思考

馮偉文

（廣州大學(xué)華軟軟件學(xué)院思政部 廣東 廣州 510990）

大部分高校二級教學(xué)單位教學(xué)檔案收集與管理工作都是由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)，由于領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案的建設(shè)工作重視程度不夠，人員流動性強(qiáng)，缺乏相關(guān)培訓(xùn)，綜合素質(zhì)偏低，教師提交教學(xué)檔案的不配合，都會導(dǎo)致教學(xué)檔案的缺失。對于此類情況，可以考慮從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，提供相關(guān)培訓(xùn)、進(jìn)修，強(qiáng)化各項工作技能，建立物質(zhì)激勵機(jī)制，合理更新隊伍等方面建設(shè)，確實將教學(xué)檔案作為高等教育的一個重要組成部分開展教育教學(xué)工作。

教學(xué)檔案；檔案管理；存在問題；對策

高校院系教學(xué)檔案管理過程存在于教學(xué)工作之中，是教學(xué)工作的真實記錄。但是在教學(xué)檔案管理過程或多或少都會受到各方面的影響，如何解決這些問題，是當(dāng)前教學(xué)檔案管理與建設(shè)的重要工作。

一、高校院系教學(xué)檔案管理存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高，人員變動過于頻繁

由于部分高校對教學(xué)檔案的作用和意義認(rèn)識不足，重視程度不夠，資金投入和物質(zhì)保障跟不上，大多數(shù)高校的教學(xué)檔案還停留在紙質(zhì)檔案和檔案柜保存的狀態(tài)[1]，更談不上如何去建設(shè)該項工作。大多數(shù)教學(xué)、教研人員對教學(xué)管理工作認(rèn)識不足,甚至對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度[2]。只有學(xué)校在迎接各項評估，領(lǐng)導(dǎo)們才會想起需要各類教學(xué)檔案作為支撐材料。一方面教學(xué)檔案的收集、整理、管理是一個繁瑣、復(fù)雜的過程，并不是每個人都能堅持下來。另一方面獨立學(xué)院高等教育的發(fā)展，專業(yè)方向不斷地增加，招生人數(shù)也在不斷攀升，隨之而來教師數(shù)量也在不斷增加，這意味著教學(xué)檔案管理的工作量不斷增大。由于上述兩種原因，就會導(dǎo)致管理者流動性比較強(qiáng)。

（二）缺乏教學(xué)檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)

根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，高校的檔案機(jī)構(gòu)一般是綜合檔案室或檔案館，由專職檔案人員負(fù)責(zé)這項檔案工作，各部、處、院、系、所等部門，必須有一名負(fù)責(zé)人分工主管該部門的檔案工作，并視情況配備一至二名專（兼）職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作[3]。大部分高校各院系兼職檔案員的角色通常由教學(xué)秘書來擔(dān)任，或者專任教師輔助。而大多數(shù)這些兼職檔案員并不是檔案學(xué)畢業(yè)的，或者說沒有接受過教學(xué)檔案收集與管理方面的培訓(xùn)。他們很少，甚至沒有深入教學(xué)一線，導(dǎo)致各方面的教學(xué)檔案歸檔不合理，資料不齊全。

（三）教學(xué)檔案管理者綜合素質(zhì)偏低

在高校普遍存在這樣的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)為教學(xué)檔案管理者只是簡單地收集教學(xué)檔案材料，沒有什么理論可言，誰都能勝任。在招聘人員時并沒有按照崗位特點提出很合理的應(yīng)聘條件，導(dǎo)致部分教學(xué)檔案管理者學(xué)歷偏低，動手能力偏差，綜合素質(zhì)偏低，主要體現(xiàn)為：

1.溝通能力不強(qiáng)。教學(xué)檔案主要來源于教學(xué)一線的教師與學(xué)生。這就需要管理者向教師索要相關(guān)教學(xué)資料，例如教學(xué)大綱、考核大綱、發(fā)表論文、獲獎證書等。有些教學(xué)管理者自我，認(rèn)為高人一等，在與教師溝通關(guān)于上交教學(xué)檔案時就會有語氣過重，用詞偏激等行為，導(dǎo)致有些不是教師崗位職責(zé)要求上交的資料，像發(fā)表的論文、獲獎證書、課題證明等文件則可能沒有能夠收集得到，以致檔案的不完整。但是，也有教師因個人原因而不配合提交教學(xué)檔案的情況。

2.寫作能力不高。在院系編寫的教學(xué)質(zhì)量報告、教學(xué)狀態(tài)報告等與教學(xué)檔案相關(guān)的報告寫作中，存在著由教學(xué)檔案管理者完成的報告質(zhì)量偏低的問題。

3.計算機(jī)應(yīng)用的相關(guān)技能不強(qiáng)。大部分教學(xué)檔案管理者對計算機(jī)的各方面應(yīng)用水平不高，有的則不會使用打印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，有的則不會安裝打印機(jī)、掃描儀的驅(qū)動程序，有的甚至不會使用常用的辦公軟件。這樣會嚴(yán)重導(dǎo)致辦公效率的低下，使教學(xué)檔案管理者無法適應(yīng)現(xiàn)代高等教育飛快發(fā)展的節(jié)奏。

4.缺少教育學(xué)、心理學(xué)及教育管理方面的基礎(chǔ)理論知識。有的教學(xué)檔案管理者沒有參加省教育廳統(tǒng)一組織的高校教育學(xué)、心理學(xué)培訓(xùn)，也沒有重視學(xué)校安排的新入職員工培訓(xùn)，導(dǎo)致沒有摸清教學(xué)規(guī)律，不熟悉教學(xué)改革、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)管理，在收集、整理教學(xué)檔案時出現(xiàn)粗枝大葉，囫圇吞棗的現(xiàn)象。

5.身心健康程度不夠好。大多數(shù)教學(xué)檔案管理者都是學(xué)校與家庭兩點一線，早上上班到學(xué)校，下午下班回家，很少人有參加健身鍛煉的良好習(xí)慣。有些人則心理承受能力差。在各項教學(xué)評估期間，或者工作量稍微增大時，他們比較容易得病，甚至出現(xiàn)脾氣浮躁、心理壓力過大等不良心理行為。

二、加強(qiáng)高校院系教學(xué)檔案管理的對策

（一）學(xué)校及院系領(lǐng)導(dǎo)重視，規(guī)范管理

學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視教學(xué)檔案人員以管理者身份的存在于教學(xué)管理之中，不再有誰都能干好的思想，充分認(rèn)識他們在教學(xué)管理與檔案建設(shè)中的重要性，肯定他們在教學(xué)管理中不可或缺的地位和作用，認(rèn)可他們在整個教學(xué)管理中所作的貢獻(xiàn)。學(xué)校應(yīng)該聯(lián)合所有教學(xué)檔案管理者研討制訂一系列關(guān)于教學(xué)檔案的指導(dǎo)性文件。對各類教學(xué)檔案規(guī)定保存內(nèi)容與保存期限、整理與管理工作流程、使用管理制度，以學(xué)校正式發(fā)文的程序通告全校教職工。

（二）提供相關(guān)培訓(xùn)、進(jìn)修機(jī)會

嚴(yán)格執(zhí)行崗前培訓(xùn)的原則，參加高校教師崗前培訓(xùn)，學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)等相關(guān)知識，參加學(xué)校組織的教職工培訓(xùn)，學(xué)習(xí)學(xué)校教學(xué)管理規(guī)章制度，熟悉學(xué)校教學(xué)工作開展流程，熟練使用學(xué)校教學(xué)管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)。只有通過高校教師崗前培訓(xùn)與校內(nèi)教職工培訓(xùn)的，才可以勝任崗位工作，否則不以錄用。以上“兩訓(xùn)”可以增強(qiáng)他們的進(jìn)取意識和思維能力，使他們關(guān)注人才培養(yǎng)的改革方向，提高工作效率和檔案管理水平，勇于改革創(chuàng)新。另外，學(xué)校組織隊伍外出參觀考察，參加教學(xué)管理與檔案管理相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修、研討會，到兄弟院校參觀、學(xué)習(xí)寶貴經(jīng)驗。最后，學(xué)校給予經(jīng)濟(jì)上的扶持，鼓勵與支持優(yōu)秀的人員讀碩士研究生、博士研究生等進(jìn)修，形成一支梯隊結(jié)構(gòu)合理的教學(xué)檔案管理隊伍。

（三）加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)，強(qiáng)化各項工作技能

由于教學(xué)檔案收集涉及范圍廣的特點，工作中必然遇到問題和矛盾。不斷學(xué)習(xí)相關(guān)理論，更新教育思想觀念，提高職業(yè)道德素養(yǎng)和自身心理修養(yǎng)，及時調(diào)整心態(tài)，才能以輕松愉快的心境面對復(fù)雜繁瑣的工作。教學(xué)檔案管理者要有強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感，做到務(wù)實崇真，樂于奉獻(xiàn)。隨著高等教育的改革與發(fā)展，教學(xué)檔案管理者也要求自己不斷提高各項工作技能。由于涉及的工作技能較多，邀請心理專家學(xué)者開設(shè)講座，培養(yǎng)及強(qiáng)化溝通能力；邀請教育學(xué)者開設(shè)專題，加強(qiáng)寫作能力；邀請計算機(jī)應(yīng)用技師培訓(xùn)各項計算機(jī)軟硬件應(yīng)用，提高計算機(jī)信息處理的能力。各項工作技能培訓(xùn)成績納入年度考核。

（四）規(guī)范考核制度，建立物質(zhì)激勵機(jī)制

教學(xué)檔案管理者的考核，主要由領(lǐng)導(dǎo)的主觀臆斷評分，根本談不上科學(xué)、合理。教學(xué)檔案管理者作為高校教職工的一部分，學(xué)校應(yīng)制定出相應(yīng)的考核辦法及工作量計算方法，進(jìn)行年度考核評定。對責(zé)任心強(qiáng)、精通業(yè)務(wù)、管理工作出類拔萃的人員，按照合理比例分配，給予與優(yōu)秀教師同等的物質(zhì)獎勵，以及授予榮譽(yù)稱號的精神獎勵，借此充分調(diào)動他們的工作積極性和主動性。對于教師提交教學(xué)檔案也應(yīng)該納入個人年度考核，如沒按時按質(zhì)量提交教學(xué)檔案者，不能參與優(yōu)秀教師評選，不能是考核優(yōu)秀，并通報批評。

不管在哪一行業(yè)哪一崗位，當(dāng)事人都會憂慮個人職業(yè)發(fā)展前景的問題。高校應(yīng)該深刻體會到他們職業(yè)發(fā)展問題，從人材利用方面考慮，制訂出一系列關(guān)于職稱評聘、晉升、轉(zhuǎn)崗等政策。首先，讓他們參與職稱評審，能夠擁有管理人員的一套評聘制度。其次，提供崗位晉升機(jī)會。例如優(yōu)秀的教學(xué)檔案管理者可以晉升為主任助理或辦公室主任。因為教學(xué)檔案管理者肯定非常熟悉教學(xué)管理各項事宜，使教學(xué)工作與教學(xué)管理工作更上一層樓。最后，對獲得碩士學(xué)位及中級職稱的，并有一定資質(zhì)的，可以考慮安排他們講授一些課程，逐步轉(zhuǎn)向教師崗位。

（五）合理更新教學(xué)檔案管理隊伍

為確保學(xué)校教學(xué)管理與檔案建設(shè)工作有序開展，保持教學(xué)檔案管理隊伍的合理發(fā)展，高校適時合理更新隊伍。一方面引進(jìn)教育學(xué)、檔案學(xué)等相關(guān)專業(yè)的碩士研究生高層次人才，帶領(lǐng)原有隊伍進(jìn)行工作創(chuàng)新和管理改革的工作，另一方面做好“以老帶新”的培養(yǎng)工作，縮短新成員進(jìn)入角色的時間。這樣對學(xué)校的教學(xué)管理起到承上啟下，穩(wěn)定發(fā)展的作用。

綜上所述，一方面院系檔案管理者應(yīng)該首先從大局出發(fā)，充分利用校園資源，積極做好檔案管理工作，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，提升自身綜合素質(zhì)，促進(jìn)教學(xué)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。另一方面，學(xué)校及各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大教學(xué)檔案的建設(shè)工作重視程度，重視教學(xué)檔案管理者的培訓(xùn)，建立物質(zhì)激勵機(jī)制，例如加工資、晉升、轉(zhuǎn)崗等。雙管齊下，才能使高等學(xué)校教學(xué)檔案工作高效的開展，才能促進(jìn)現(xiàn)代高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

[1]洪紅．淺談高校教學(xué)檔案工作[J]．中山大學(xué)學(xué)報，2004(3)

[2]彭靜．高校院系教學(xué)檔案管理工作的思考[J].達(dá)縣師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報（社會科學(xué)版），2005(01)

[3]中華人民共和國教育部.普通高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].2008.

廣州大學(xué)華軟軟件學(xué)院教學(xué)研究、科學(xué)研究立項項目（ky201311）

馮偉文（1985-），男，廣東廣州人，本科，工程師，主要研究方向高等教育與教學(xué)管理。