建設(shè)工程招投標(biāo)檔案相關(guān)問題的探析

王 穎

（齊齊哈爾市建設(shè)工程招投標(biāo)管理辦公室 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，近年來建設(shè)工程項(xiàng)目不斷增加，在建筑工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，對(duì)招投標(biāo)活動(dòng)過程中所形成的重要資料信息進(jìn)行收集和整理，從而形成招投標(biāo)檔案，由于其對(duì)招投標(biāo)活動(dòng)具有較為重要的價(jià)值，所以加強(qiáng)建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的管理至關(guān)重要，這不僅有利于建筑企業(yè)自身的發(fā)展，而且對(duì)推動(dòng)建筑市場(chǎng)的發(fā)展和完善都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 建設(shè)工程招投標(biāo)檔案概述

1.1 建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的含義

建設(shè)工程實(shí)施過程中，需要由發(fā)包人向社會(huì)公眾發(fā)布招標(biāo)信息，從而選擇滿意的投標(biāo)人進(jìn)行簽訂建筑工程合同，在這個(gè)過程中，發(fā)包人可以選擇到信譽(yù)度高及實(shí)力強(qiáng)的承包人，而且投標(biāo)人也可以公平進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，這對(duì)于建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的有序性具有極為重要的意義。而建設(shè)工程招投標(biāo)檔案即是對(duì)整個(gè)招投標(biāo)活動(dòng)過程進(jìn)行記錄，收集整個(gè)過程中的所形成的原始資料，并對(duì)這些具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行保管。建設(shè)工程招投標(biāo)檔案作為城市建設(shè)工程檔案的重要組成，真實(shí)的記錄了建筑經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，作為重要的資料和證據(jù)，可以更準(zhǔn)確和更完整的對(duì)建設(shè)工程招投標(biāo)活動(dòng)進(jìn)行反映。

1.2 建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)檔案的內(nèi)容

建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)檔案的內(nèi)容包括依據(jù)性文件材料、工程招投標(biāo)材料、工程中標(biāo)后的跟蹤管理材料。另外，對(duì)于重新組織招標(biāo)或重新組織評(píng)標(biāo)的建設(shè)項(xiàng)目．在提供上述資料的基礎(chǔ)上。另增加如下資料，包括重新組織招標(biāo)或重新組織評(píng)標(biāo)的原因及情況說明、管理機(jī)關(guān)做出重新組織招標(biāo)或重新組織評(píng)標(biāo)的決定書、重新組織招標(biāo)或重新組織評(píng)標(biāo)所采取的相應(yīng)措施。

2.建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)

2.1 系統(tǒng)性

建設(shè)工程招投標(biāo)檔案是由具有保存價(jià)值的文件材料所構(gòu)成的，而這些文件資料又是在整個(gè)招招標(biāo)活動(dòng)中所形成的，所以可以說是對(duì)招投標(biāo)活動(dòng)從準(zhǔn)備階段、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)及中標(biāo)等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)的完整記錄。在整個(gè)建設(shè)工程招投標(biāo)活動(dòng)中，其在開展過程中通常都是以每個(gè)項(xiàng)目為一個(gè)單元而展開的，這就使在不同階段所形成的各種文件資料會(huì)有所不同，但這些文件資料都是在一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目中形成的，具有內(nèi)在不可分割性，而且相互聯(lián)系，各個(gè)階段所形成的資料可以有效的形成一個(gè)整體，具有非常好的系統(tǒng)性。

2.2 原始性

建設(shè)工程招投標(biāo)檔案中的原始資料都是在招投標(biāo)活動(dòng)中所形成的，是對(duì)招投標(biāo)活動(dòng)的真實(shí)記當(dāng)，是招投標(biāo)業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的第一手資料，所以具有較好的原始性特點(diǎn)。

2.3 多樣性

無論是從建筑項(xiàng)目還是從載體的不同都決定了建設(shè)工程招投標(biāo)資料的多樣性特征，因?yàn)榻ㄖ?xiàng)目種類較多，而其所產(chǎn)生的各類資料也具有種類多樣化的特點(diǎn)，同時(shí)作為招投標(biāo)活動(dòng)的記當(dāng)，其可以是紙質(zhì)文件資料，同時(shí)還有錄像、光盤、磁性介質(zhì)等多種形式的文件資料，內(nèi)容也具有多樣性，這都決定了建設(shè)工程招投標(biāo)檔案多樣性的特點(diǎn)。

3.加強(qiáng)建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的管理

一是建立檔案崗位責(zé)任制。明確檔案相關(guān)人員或管理員工作職責(zé)。包括檔案管理、裝訂歸檔、移交接收、保密、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，如有違法泄露應(yīng)當(dāng)保密的與招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的情況和資料的?；蛘吲c招標(biāo)人、投標(biāo)人串通損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益或者他人合法權(quán)益的，由上級(jí)監(jiān)管部門進(jìn)行一定的處罰。明確歸檔范圍、種類，對(duì)上級(jí)部門下發(fā)的文件資料。重點(diǎn)是中心建設(shè)工程交易項(xiàng)目業(yè)務(wù)涉及的所有資料，以及專家抽取、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)監(jiān)控錄像光盤等。嚴(yán)格歸檔要求，對(duì)進(jìn)入中心交易的各類項(xiàng)目，均應(yīng)按照歸檔要求單獨(dú)分項(xiàng)有序地整理歸檔。建立起一整套行之有效的檔案存放、查借閱制度，不斷完善檔案管理體系。

二是管理規(guī)范化。嚴(yán)格按照檔案管理操作規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和要求，全面實(shí)施規(guī)范化管理，所有檔案分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、查閱快速方便。

三是保管科學(xué)化。除了合理的確定文件歸檔范圍，還要注重檔案材料的積累、收集，根據(jù)招投標(biāo)文件形成的不同性質(zhì)、內(nèi)容、數(shù)量的多少編制科學(xué)的分類方案及整理標(biāo)準(zhǔn)、劃定保管期限、編制檢索工具等。只有確保招投標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確，才能為工程建設(shè)提供翔實(shí)、可靠、成套、有用的檔案信息。招投標(biāo)檔案歸檔文件一式三套，建設(shè)單位保存一套。招投標(biāo)監(jiān)管部門和招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)各存檔一套。招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)在簽訂書面合同后五日內(nèi)，將招標(biāo)檔案資料報(bào)送招標(biāo)監(jiān)管部門。招投標(biāo)檔案管理人員接收招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)移交的檔案資料后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、歸檔和集中保管工作。

四是加強(qiáng)歸檔檔案借閱管理，建立檔案借閱制度。借閱須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)同意憑單位介紹信辦理登記、借閱手續(xù)。但項(xiàng)目資料原件不得借離本單位。

五是加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理。指定懂業(yè)務(wù)的人負(fù)責(zé)檔案管理，加強(qiáng)檔案人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高招投標(biāo)檔案管理人員的素質(zhì)。邀請(qǐng)資深檔案管理行家前來指導(dǎo)，理順檔案管理工作；積極參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際操作技能。

4.結(jié)束語

由于建設(shè)工程招投標(biāo)檔案對(duì)招投標(biāo)活動(dòng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行了準(zhǔn)確和詳細(xì)的記錄，這些原始資料的形成和累積，對(duì)于工程實(shí)施可以做到有據(jù)可查，能夠更好的滿足建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中各項(xiàng)工作的需要，為工程項(xiàng)目提供更好的服務(wù)，通過加強(qiáng)建設(shè)工程招投標(biāo)檔案管理，不僅可以有效的避免由于標(biāo)底泄露而導(dǎo)致的腐敗問題發(fā)生，而且還有利于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的有序性，這對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展具有極為重要的意義。

[1]崔延鵬.開啟被塵封的建設(shè)工程招投標(biāo)檔案.建筑市場(chǎng)與招標(biāo)投標(biāo).2008-08-18.

[2]陳琰.對(duì)建設(shè)工程招投標(biāo)檔案的認(rèn)識(shí).城建檔案.2010-09-15.