我國流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策

婁微微

（黑龍江省社會福利院 黑龍江 哈爾濱 150000）

我國流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策

婁微微

（黑龍江省社會福利院 黑龍江 哈爾濱 150000）

近年來，隨著我國改革開放的不斷深入以及市場經(jīng)濟的進一步發(fā)展，各行業(yè)各領(lǐng)域人才流動的現(xiàn)象已顯得越來越突出，流動人員人事檔案管理也已成為當(dāng)今社會發(fā)展過程中的重要工作之一。結(jié)合實際，針對我國流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策進行了論述。

流動人員；人事檔案管理；難點；現(xiàn)狀；措施

一、前言

人事檔案記錄著一個人的經(jīng)歷，它不僅是個人歷史信息的重要證明，也是企業(yè)人事部門選拔人才的重要依據(jù)，由此可見，人事檔案的作用是不容忽視的。新時期，我國的社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，人才的流動現(xiàn)象十分普遍，與此同時，人事檔案管理工作缺乏制度化、科學(xué)化。許多檔案被投入到社會中就一去不復(fù)返，使得檔案消失，造成檔案管理困難，而且還會產(chǎn)生許多廢棄檔案，給檔案管理工作帶來較大阻力。此外，出現(xiàn)大量廢棄檔案現(xiàn)象和檔案消失現(xiàn)象會導(dǎo)致許多復(fù)雜的檔案糾紛問題，也使企業(yè)人事部門選拔人才失去必要的依據(jù)。總之，人事檔案管理工作不完善，將直接或間接地為個人和社會帶來較大損失。因此，及時分析流動人員人事檔案管理工作中的不足并提出相應(yīng)的對策已顯得迫在眉睫。

二、我國當(dāng)下流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀

首先，難以確保檔案信息的真實性。人事檔案在投入到社會的過程中容易出現(xiàn)信息遺漏的現(xiàn)象，很多信息都是個人自己添加上去的，主觀性太強，缺乏真實性，使檔案管理工作失去意義。其次，檔案管理工作環(huán)節(jié)不規(guī)范。流動人員的檔案在轉(zhuǎn)遞時不符合要求，使得各部門在檔案交接時存在脫節(jié)現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息難以及時更新，很難滿足企業(yè)人事部門的需要。此外，人事檔案作為個人經(jīng)歷的重要證明使用效率低下。由于人們認為檔案屬于個人隱私，所以被密封起來，使用空間狹小，很少發(fā)揮作用。因此，需要將檔案中不涉及隱私的信息公開，發(fā)揮人事檔案自身更大的作用，提高人事部門的工作效率。最后，目前流動人口人事檔案管理體制還未健全。檔案管理制度還未步入現(xiàn)代化，管理理念落后，一些部門一味追求眼前利益，大量收取檔案管理費，非常不符合檔案管理要求。

三、人事檔案管理中的一些難點和重點

（一）流動人員人事檔案實現(xiàn)完整性歸檔難

檔案管理必須要保證其完整性，這是維護檔案真實性的前提條件，實際的檔案管理工作中，很難實現(xiàn)這一要求，一方面由于流動人員的特殊性，一些流動人員在調(diào)離原工作崗位后，檔案常由本人自己保管，在他們沒有找到工作之前，檔案的管理也是個空缺。

（二）流動人員人事檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理難

檔案是重要的信息資源，其被利用率越來越大，它的作用和價值也逐漸體現(xiàn)出來，要想達到資源的共享，就要使檔案的價值和作用發(fā)揮更大的作用，所以應(yīng)該加強檔案的規(guī)范化管理，流動人員的人事檔案來源多、結(jié)構(gòu)又復(fù)雜，流動人員的原有職業(yè)有很多種，由于職業(yè)繁多，每份檔案的內(nèi)容也會千差萬別，實行規(guī)范化管理似乎不太現(xiàn)實，很多檔案還是以原來的結(jié)構(gòu)形式存在，檔案更新效率比較低，歸檔到人事檔案管理部門，這些檔案就顯得尤為的復(fù)雜和無序。

（三）流動人員人事檔案的查找和利用檔案難

方便以后人事檔案的利用是檔案管理的根本目的，要想快速、準確的查找檔案，在現(xiàn)在看來還是有一定的難度的，主要原因在于這類檔案的數(shù)量多、需求面廣、查閱次數(shù)多、管理手段也落后。

四、幾點關(guān)于如何加強流動人員檔案管理的措施和建議

（一）加強檔案人員的管理意識

管理效果依賴于檔案人員的管理意識，所以，加強管理意識才是根本所在，要完善檔案的收集環(huán)節(jié)，建立起來健全的流動人員檔案材料的收集網(wǎng)絡(luò)，以定時定向收集方式為主，以動態(tài)跟蹤的分散收集為輔，要改變傳統(tǒng)的檔案收集和保存方式，繼續(xù)推廣已經(jīng)開始局部使用的“人事立戶”的存檔方式；要優(yōu)化檔案的內(nèi)容構(gòu)成，在檔案中主要記載比如個人文化程度、專業(yè)水平等的信息，這樣才會提升人事檔案的利用價值，用人單位也可以根據(jù)檔案的信息，對個人進行選拔和重點培養(yǎng)。

（二）提高檔案人員的職業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)該具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，在信息化程度較高的今天，數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為當(dāng)今時代的主流，并應(yīng)用在各行各業(yè)中，檔案是重要的信息資源，因此應(yīng)該引進先進的技術(shù)方法，加強檔案的管理和利用工作，以更好的服務(wù)于社會。

（三）實行管理手段和技術(shù)更新

社會對于流動人員的人事檔案查閱利用率還是比較高的，但是管理部門仍然采用的是落后的管理設(shè)備和手段，不能滿足社會對流動人員人事檔案的查閱利用需要，實行管理手段和技術(shù)的更新已經(jīng)成為21世紀社會的發(fā)展主流，流動人員的人事檔案是人才信息的重要組成部分，只有使用先進的管理設(shè)備、采用先進的管理技術(shù)才能實現(xiàn)檔案的高效利用，提升檔案的利用價值，將不屬于保密范疇的檔案部分進行網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)管理。

（四）建立檔案管理的新型模式

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的改革，加快產(chǎn)生了人事代理制度，流動人員的人事檔案管理、工資核算等工作任務(wù)由人才交流中心管理，而不是由用人單位管理，這是一種新的用人機制，這就決定了人事檔案管理實行了新型管理模式，它改變了以往人事檔案管理的封閉化、分散各部門管理的現(xiàn)狀，而是向社會化、公開化的方向發(fā)展，這種管理模式的好處是可以保證檔案的完整齊全，這種集中統(tǒng)一管理的方式規(guī)范了管理工作，管理標(biāo)準也很統(tǒng)一，方便社會對于人事檔案的廣泛利用，既省時又省力。

五、結(jié)束語

人事檔案管理工作在現(xiàn)今社會發(fā)展進程中占有具足輕重的地位，我們需要高度重視此工作，并根據(jù)檔案管理工作中存在的不足落實好上述提出的幾點措施和建議，從而不斷完善我國的流動人口檔案管理工作。

[1]朱玉媛，魯文艷，李軍.我國流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].圖書情報知識，2007（03）.

[2]陳二祥.加強我國流動人員人事檔案管理的必要性分析[J].理論月刊，2008（06）.