淺談檔案管理理論及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)之研究

李鳳珠

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在我國(guó)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展建設(shè)當(dāng)中，檔案管理在其中有著十分重要的意義，這不僅為了人們提供了重要的數(shù)據(jù)信息，還促進(jìn)了國(guó)民經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，從而為構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。不過在我國(guó)檔案管理工作的實(shí)際情況來看，其中還存在著許多的問題，這就對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容有著極為嚴(yán)重的影響。為此我們?cè)跈n案數(shù)據(jù)看建設(shè)的過程中，就要將一些新型的檔案管理理論引入到其中，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)信息的優(yōu)化管理，使其數(shù)據(jù)信息的安全性和有效性得到保障。

一、檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

目前我們?cè)跈n案管理中，人們主要是將數(shù)據(jù)信息作為主要的管理對(duì)象，并且在科學(xué)的管理技術(shù)和理念的指導(dǎo)下，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，進(jìn)而滿足了信息管理工作的相關(guān)要求。然而，從現(xiàn)代化管理工作的實(shí)際情況來看，人們?cè)跀?shù)據(jù)信息管理的過程中，還存在著許多的問題，這就使得檔案管理工作的質(zhì)量和效率受到嚴(yán)重的影響，因此為了讓檔案管理工作得到進(jìn)一步的優(yōu)化，我們?cè)跈n案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過程中，就要以檔案管理理念為指導(dǎo)，從而保障數(shù)據(jù)信息建設(shè)的質(zhì)量，促進(jìn)社會(huì)文化的傳播。

一般而言，我們?cè)趯?duì)檔案信息進(jìn)行管理的過程中，檔案管理理論的運(yùn)用有著十分重要的意義，這也是提高檔案管理效率的基本方法。目前我們?cè)跈n案管理中，所采用的檔案管理體系有很多，其中不同的管理理念，其應(yīng)用效果也就存在著一定的差異，因此我們?cè)趯?duì)其進(jìn)行選擇的過程中，一定要按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來對(duì)其進(jìn)行選取。其中對(duì)其檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，也是很有必要的，這就給檔案管理工作帶來了極大的便利。通常情況下，我們?cè)趯?duì)檔案管理體系進(jìn)行劃分的時(shí)候，都是采用全宗分類的方法，這是為檔案數(shù)據(jù)建設(shè)提供了前提條件。

二、全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用

近年來，在現(xiàn)代化檔案管理工作中，人們?yōu)榱耸沟脵n案數(shù)據(jù)信息管理的質(zhì)量得到保障，人們就網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到其中，這就使得計(jì)算機(jī)管理工作的效果得到進(jìn)一步的提高。而且在數(shù)據(jù)管理中，人們?yōu)榱俗寯?shù)據(jù)庫(kù)的作用可以得到充分的發(fā)揮，也將全宗園林的相關(guān)內(nèi)容融入到檔案管理中，這就讓檔案數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量得到了進(jìn)一步的保障。

第一，全宗原則作為檔案分類管理中的基本理論之一，它在檔案管理工作中不僅有利于數(shù)據(jù)可的建設(shè)，還保障了數(shù)據(jù)信息的可靠性和有效性。這和普通的邏輯分類方法相比，全宗原則的應(yīng)用還進(jìn)一步的提高了檔案信息管理的質(zhì)量，滿足了現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的相關(guān)要求。

第二，我們?cè)诂F(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過程中，全宗原則的應(yīng)用除了有著良好的指導(dǎo)作用以外，還可以對(duì)相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄維護(hù)，從而使得數(shù)據(jù)信息的可靠性和安全性得到了很好的保障。目前我們?cè)跈n案信息管理的過程中，數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)在其中有著十分重要，為此我們?cè)趯?duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)施工的過程中，我們將全宗原則的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的控制管理，滿足現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)管理的相關(guān)要求。

第三，從當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作的實(shí)際情況來看，其中還存在著許多的問題，這就對(duì)現(xiàn)代化數(shù)據(jù)管理工作有著嚴(yán)重的影響。而全宗理論的應(yīng)用，不僅使得數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的質(zhì)量和效益得到保障，還很好的滿足了現(xiàn)代化檔案信息管理的相關(guān)要求，讓檔案數(shù)據(jù)信息的可靠性和真實(shí)性得到有效的保障。

三、全宗原則在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用

目前在檔案管理工作的過程中，全宗原則作為其基本原則，已經(jīng)成為了現(xiàn)代化檔案管理工作的重要部分，并且將其應(yīng)用在各種檔案管理工作當(dāng)中。但是，這種原則在實(shí)際應(yīng)用的過程中，無法對(duì)其中存在的問題進(jìn)行很好的解決，這就使得人們?cè)跈n案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過程中，要面臨著許多的挑戰(zhàn)。

（一）全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對(duì)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

雖然全宗原則強(qiáng)調(diào)一個(gè)來源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒有忽視對(duì)同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復(fù)雜化、專門化，這使得對(duì)全宗的集中統(tǒng)一保管難以實(shí)施。

（二）自由來源原則為專門檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供理論基礎(chǔ)

自由來源原則認(rèn)為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對(duì)全宗理論的重大發(fā)展。像許多行業(yè)性、專業(yè)性很強(qiáng)的檔案就要求打破傳統(tǒng)全宗范圍的限制，而按照行業(yè)或?qū)I(yè)系統(tǒng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。比如城建檔案、項(xiàng)目檔案雖然破壞了各項(xiàng)目參與組織全宗的完整性，但卻有效地維護(hù)了項(xiàng)目檔案的完整性。在多數(shù)情況下保證后者的完整性具有更為重要的現(xiàn)實(shí)意義。這里的工程項(xiàng)目就是一個(gè)邏輯意義上的全宗單位，由此可見，全宗理論在其本身的發(fā)展過程中存在分合的演化過程，并不完全拘泥于狹義的全宗概念。

四、邏輯主義分類思路適合檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容管理

目前我們?cè)跈n案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過程中，其邏輯分類法已經(jīng)被人們廣泛的應(yīng)用到檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容管理工作當(dāng)中，這樣不僅可以使得數(shù)據(jù)檔案管理工作的內(nèi)容變得更加的豐富，充分的體現(xiàn)出內(nèi)容管理的多樣化，還保障了數(shù)據(jù)信息的可靠性和真實(shí)，使得檔案信息管理的質(zhì)量和效果得到充分的提升，滿足了現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)信息管理工作的相關(guān)要求。

五、結(jié)束語

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的要求也越來越高，因此為了保障數(shù)據(jù)信息的安全性和有效性，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也將許多先進(jìn)的檔案管理理念應(yīng)用到其中，這不僅為檔案管理工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)，還滿足了現(xiàn)代化檔案信息管理工作的相關(guān)要求，進(jìn)一步的促進(jìn)了我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)。

[1]陶維平,周國(guó)仁.統(tǒng)籌規(guī)劃科學(xué)發(fā)展不斷強(qiáng)化財(cái)政檔案工作[J].湖北檔案.2009(10)

[2]寧立新.實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理之我見[J].農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理.2008(05)