電網企業(yè)推行原始憑證電子化的創(chuàng)新與實踐

（國網內蒙古東部電力有限公司 內蒙古呼和浩特010020）

一、實施背景

原始憑證是會計核算的基礎資料，是記錄和反映經濟業(yè)務的重要信息來源，傳統(tǒng)的紙質原始憑證形式多樣、數據量大、分布廣泛，手工流轉容易破損、毀壞、丟失，難以保證原始憑證的完整性、安全性，同時，紙質原始憑證無法與信息系統(tǒng)緊密銜接，導致無法實現對原始憑證的在線審核和追溯，無法消除部門間的信息壁壘實現業(yè)財融合，制約了企業(yè)效率的提高。隨著信息技術的發(fā)展，實施原始憑證電子化，實現原始憑證與信息系統(tǒng)的有機融合，將禁錮在傳統(tǒng)紙質載體中的信息釋放出來，應用于企業(yè)經營管理，已成為業(yè)界共識。近年來，電網企業(yè)堅持以“六統(tǒng)一、五集中、三拓展、三保障”為主線，持續(xù)提升財務集約化管理水平，加快財務信息化建設，建成了一體化財務信息工作平臺，具備了實施原始憑證電子化、推進業(yè)財融合的有利條件。

二、實施目標

電網企業(yè)實施原始憑證電子化的目標是：依托一體化財務信息工作平臺，以經濟業(yè)務全過程在線管控為主線，以規(guī)范原始憑證和記賬憑證為重點，以構建ERP系統(tǒng)為核心的原始憑證全過程管理平臺為突破，通過外部原始憑證電子化和內部憑證規(guī)范的全過程管理，實現存儲信息化、監(jiān)控自動化、應用安全化、業(yè)務融合化，形成“流程優(yōu)化、標準統(tǒng)一、記錄規(guī)范、易用靈活、過程受控、永久追溯”的原始憑證電子化管理體系，推動財力集約化工作的縱深發(fā)展。

三、實施內容

電網企業(yè)實施原始憑證電子化主要構建了四大功能應用，包括：

（一）發(fā)票自助處理中心功能

在ERP系統(tǒng)中研發(fā)發(fā)票自助處理中心，構建了自助式發(fā)票智能錄入與驗審業(yè)務雙向協(xié)同的業(yè)務管理新模式。一是實現“一鍵式”登錄，針對物資采購業(yè)務開發(fā)自助登錄門戶，供應商持納稅人識別號和智能初始密鑰進入自助功能模塊。二是實現發(fā)票智能掃描，利用OCR掃描技術，對發(fā)票所有關鍵信息進行識別，識別率高達99%以上。三是實現歷史追溯查詢，已過賬發(fā)票全過程歷史信息查詢，可隨時查看供應商發(fā)票各要素信息和發(fā)票各級審批信息。四是實現審批狀態(tài)查詢，對于已上傳尚未完成審批的原始憑證，可自助查詢最新審批狀態(tài)及審批意見。五是實現駁回意見反饋，對于審核退回的發(fā)票，供應商可通過此功能查詢駁回發(fā)票的審核意見，明確下一步改進工作。六是實現登陸密鑰維護，設計智能密鑰維護功能，強化了信息系統(tǒng)安全性，為海量經濟業(yè)務信息的提取、分析提供了信息安全保障。

（二）在線可視化審批功能

通過規(guī)則引擎設計，實現電子憑證數據自動分發(fā)、原始憑證在線可視化審批，提高了審批處理效率和智能化水平。一是實現在線可視化審批，審批人可以穿透追溯核實原始發(fā)票電子信息與發(fā)票信息的一致性。二是實現審批自動分發(fā)，各級審批單據自動分發(fā)至相應審批崗位，逐級審核，層層把關，充分發(fā)揮各級各部門審核功能。三是實現審批定制流轉，可根據實際情況對原始憑證進行審批通過和逐級退回操作。四是實現發(fā)票過賬智能派工，財務經理結合審核崗位情況，由系統(tǒng)自動完成批量平均派工，使系統(tǒng)內審核信息與系統(tǒng)外原始審核單據進行自動匹配，提高了派工效率。

（三）批量自動過賬與清賬功能

在ERP系統(tǒng)中開發(fā)了原始憑證批量自動過賬與清賬功能，有效減輕了財務人員的工作量，提高了財務工作效率。一是實現發(fā)票校驗批量自動過賬，系統(tǒng)將審核通過的原始憑證分配給各個崗位，校驗收貨信息與發(fā)票信息的一致性，并可退回有異議的發(fā)票，減輕財務人員審核工作量，提高了財務核算效率。二是實現供應商往來自動清賬，系統(tǒng)自動抽取通過發(fā)票校驗并已預付款項的采購憑證，對具備清賬條件的大量供應商采購憑證以清單形式列示，同時自動檢查計算清賬金額予以清賬，提升了財務清賬效率。三是實現發(fā)票認證信息智能校對，ERP系統(tǒng)自動完成發(fā)票認證信息與已完成發(fā)票校驗的原始憑證發(fā)票信息的匹配，以便全面掌控發(fā)票認證情況，避免遺漏。

（四）數據存儲與讀取功能

在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建數據庫存儲結構化數據，建設非結構化數據平臺存儲影像數據，同時建立雙向傳輸接口，實現數據一體化應用。一是實現原始憑證識別信息臨時存儲，由插件方傳輸的識別信息暫時存儲在ERP系統(tǒng)臨時表中并制定相應編碼規(guī)則，以供后續(xù)業(yè)務操作。二是實現原始憑證影像信息臨時存儲，ERP系統(tǒng)獲取到的影像信息以二進制的方式暫存于影像信息臨時表中，掃描操作時實時更新表數據，可實時查詢影像信息記錄。三是實現原始憑證識別信息與影像信息綁定存儲，利用條形碼技術實現二者關聯綁定，然后將已過賬數據上傳至待上載表中。四是建立原始憑證電子化信息暫存機制，當確定所掃描上載內容無誤后，打印原始憑證粘貼單的同時，已識別信息及影像信息將按制定的規(guī)則存儲于正式數據表中，以供后續(xù)業(yè)務操作讀取與修改。

四、實施成效

（一）實現財務票據處理方式變革

電網企業(yè)原始憑證電子化將OCR掃描技術與ERP系統(tǒng)充分融合、無縫銜接，實現了發(fā)票掃描識別、發(fā)票集中驗審、發(fā)票批量過賬、發(fā)票認證信息智能校對、發(fā)票信息實時查詢等功能，促進了企業(yè)發(fā)票管理由傳統(tǒng)手工方式向智能處理方式的轉變，使每張發(fā)票處理全過程在控，使發(fā)票處理“零差錯”成為可實現目標，在顯著提升工作效率的同時，強化了原始憑證記載經濟事項的真實性、合法性、有效性管理。

（二）實現原始憑證智能化管控

電網企業(yè)以信息系統(tǒng)對業(yè)務需求的支持完善度和成熟度為導向，將原始憑證電子化管控要求從業(yè)務前端開始固化到信息系統(tǒng)中，實現系統(tǒng)自動觸發(fā)掃描控件，主動獲取影像識別信息，通過規(guī)則引擎設計，憑證數據自動分發(fā)至各業(yè)務職能部門，實現原始憑證在線可視化審批，財務憑證智能生成，發(fā)票認證信息準確校驗，票據信息實時共享，創(chuàng)造性地構建了原始憑證全業(yè)務、全過程智能化管控新模式。

（三）全面提升業(yè)務協(xié)同處理效率

電網企業(yè)通過原始憑證電子化管理，消除了信息壁壘、促進了資源共享，構建起了高效的業(yè)務協(xié)同平臺。系統(tǒng)層面協(xié)同，實現了一體化財務信息工作平臺內部信息集成和共享，為海量票據分析提供數據支撐。業(yè)務層面協(xié)同，通過發(fā)票自助互動處理、狀態(tài)信息實時查詢，提高了業(yè)務人員之間以及與供應商間的溝通效率；通過原始憑證在線審批自動分發(fā)與憑證過賬智能派工，提升各職能部門、各流轉環(huán)節(jié)、各審批節(jié)點、各業(yè)務人員的協(xié)作水平，將各方的目標和活動有效融合，共享技術提升帶來的便捷。

（四）全面提高會計基礎管理精益化水平

電網企業(yè)通過實施原始憑證電子化，提高了原始憑證的流轉速度和管理效率，實現原始憑證的全壽命周期管理，強化了關鍵環(huán)節(jié)和重點業(yè)務管控，讓企業(yè)在高效管理與成本節(jié)約之間找到最佳平衡，解決了會計原始憑證線外審批流程長、傳遞速度慢、保管存放難、查詢效率低等問題，優(yōu)化了業(yè)務流程，規(guī)范了基礎管理，強化了業(yè)務協(xié)同，促進基礎管理全面加強，會計基礎管理精益化水平再上新臺階。