高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的探析

王蕾

摘 要：隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校財(cái)務(wù)部門的報(bào)賬工作量劇增，報(bào)賬難的問題凸顯，傳統(tǒng)的報(bào)銷模式已不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要。為了提高管理效率和管理水平，很多高校開始了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的嘗試。文章分析了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)以及推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷的途徑，對(duì)改革高校傳統(tǒng)核算方式進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷 高校 財(cái)務(wù)管理

中圖分類號(hào)：F233

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）09-115-02

近年來，高校辦學(xué)規(guī)?？涨皵U(kuò)大，其不斷增長(zhǎng)的收支規(guī)模給財(cái)務(wù)處的報(bào)賬帶來很大壓力，核算中心經(jīng)常上演這樣的場(chǎng)面，一邊是焦急等待報(bào)賬的師生，另一邊是疲憊工作的財(cái)務(wù)人員。等待產(chǎn)生不滿，疲憊容易出錯(cuò)。“報(bào)賬難、難報(bào)賬”已經(jīng)成為制約高校內(nèi)部發(fā)展的一個(gè)重大問題。改革傳統(tǒng)報(bào)賬方式，提高報(bào)賬效率，提升高校財(cái)務(wù)工作水平乃當(dāng)務(wù)之急。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，一種更加高效的報(bào)賬方式“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”應(yīng)運(yùn)而生。

一、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷方式的弊端

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷方式盡管存在了很多年，但隨著形勢(shì)的發(fā)展，報(bào)賬過程中一系列的矛盾逐漸顯現(xiàn)。

1.學(xué)校財(cái)務(wù)工作工作量增大與財(cái)務(wù)人員短缺的矛盾。多年來，盡管電算化的財(cái)會(huì)系統(tǒng)在一定程度上提高了報(bào)賬的效率，但學(xué)校師生長(zhǎng)期以來所謂的“報(bào)賬難”頑疾問題依然存在而并沒有從根本上得到解決。隨著科教興國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施，一方面國(guó)家對(duì)教育的投入量已占到國(guó)民生產(chǎn)總值的4%，高校的教育經(jīng)費(fèi)撥款逐年遞增;另一方面，隨著國(guó)家加大對(duì)科研的支撐力度，科技經(jīng)費(fèi)迅猛增加，與此同時(shí)，高校與地方的科研合作明顯加大，也使橫向協(xié)作的課題經(jīng)費(fèi)來源渠道廣泛。這一切都表現(xiàn)為近年來高校財(cái)務(wù)收支活動(dòng)的資金規(guī)模和勞動(dòng)量的節(jié)節(jié)攀升。但是，多數(shù)學(xué)校受人員編制因素制約，一線財(cái)會(huì)人員數(shù)量的增加，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上財(cái)務(wù)報(bào)銷工作量的增加。現(xiàn)有人員的不足，使得工作捉襟見肘。

2.財(cái)會(huì)人員高強(qiáng)度工作與報(bào)賬者抱怨之間的矛盾。簡(jiǎn)單說來，賬務(wù)報(bào)銷就是由報(bào)賬人拿著合格的發(fā)票和事先已經(jīng)填好并符合規(guī)范的報(bào)賬憑證（報(bào)銷單），經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽批后，到財(cái)務(wù)核算中心辦理報(bào)銷手續(xù)的過程。傳統(tǒng)的報(bào)銷模式下，報(bào)銷者拿來的票據(jù)多數(shù)未經(jīng)整理，往往雜亂無章，財(cái)務(wù)人員先要將這些票據(jù)整理、歸類，再進(jìn)行核算和信息錄入，其中票據(jù)核算是報(bào)賬流程中最繁瑣、最費(fèi)時(shí)的環(huán)節(jié)，在這個(gè)環(huán)節(jié)往往需要報(bào)賬人有較長(zhǎng)時(shí)間的等待。尤其是在臨近畢業(yè)，或?qū)W校每年年底結(jié)賬之前，核算中心人員擁擠的狀況經(jīng)常上演，大量的報(bào)銷業(yè)務(wù)集中在同一時(shí)段、同一地點(diǎn)，一些師生每天在上班之前就趕到財(cái)務(wù)室門口進(jìn)行等候，生怕錯(cuò)過了當(dāng)天報(bào)銷機(jī)會(huì)。核算中心經(jīng)常人頭攢動(dòng)，接踵而至。在這樣的場(chǎng)面之下，一方面是報(bào)賬人的焦急等待以及報(bào)賬廳內(nèi)此起彼伏的抱怨;另一方面，財(cái)務(wù)工作人員在一片嘈雜喧嘩的工作環(huán)境中高強(qiáng)度長(zhǎng)時(shí)間工作，大腦一直處于超負(fù)荷地運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，難免也會(huì)焦躁。當(dāng)抱怨遇到焦躁，報(bào)賬師生和財(cái)會(huì)人員的情緒沖突往往就在核算中心發(fā)生了。

3.報(bào)賬過程中報(bào)賬師生與財(cái)會(huì)人員因財(cái)務(wù)信息不對(duì)稱而產(chǎn)生的矛盾。財(cái)務(wù)信息包括國(guó)家的財(cái)經(jīng)法律法規(guī)、學(xué)校的財(cái)務(wù)管理制度和各種經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理規(guī)定。對(duì)這些規(guī)章的掌握程度以及按章整理票據(jù)的規(guī)范程度，是報(bào)賬能否順利通過審核的關(guān)鍵。很明顯，報(bào)賬的師生員工大多不是會(huì)計(jì)專業(yè)出身，對(duì)報(bào)賬信息、報(bào)銷程序的了解很有限，對(duì)有些報(bào)銷的規(guī)定也不能理解，從而使他們?cè)趤碡?cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常不能一次順利辦好，可能要跑很多冤枉路，很容易使他們對(duì)財(cái)務(wù)人員產(chǎn)生不滿情緒，甚至從心理上覺得財(cái)務(wù)人員在刁難他們，雙方矛盾沖突隨時(shí)可能爆發(fā)，財(cái)務(wù)投訴時(shí)有發(fā)生。另外，從財(cái)務(wù)管理方面來看，報(bào)賬人員報(bào)一次賬卻多次往返，致使會(huì)計(jì)人員在繁忙的核算工作的同時(shí)，不得不停下來回答他們提出的有關(guān)疑問，降低學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的效率，與當(dāng)前現(xiàn)代化辦學(xué)的要求極不適應(yīng)。

二、“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”的優(yōu)越性

“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”系統(tǒng)以誠(chéng)信為前提，報(bào)賬師生將報(bào)賬信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，并將辦理好簽字審批手續(xù)的預(yù)約單及正規(guī)發(fā)票遞交到報(bào)賬大廳審核，初審?fù)ㄟ^后即可離開，無需等待，財(cái)務(wù)人員在數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)中，依據(jù)預(yù)約確認(rèn)單上的編號(hào)，自動(dòng)生成信息基本齊全的記賬憑證，經(jīng)審核、復(fù)核，最終的報(bào)銷金額通過網(wǎng)銀轉(zhuǎn)入個(gè)人銀行卡或者對(duì)公單位賬戶中，實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金支付，為師生員工提供更加安全、高效和便捷的財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)。

相對(duì)于單一的傳統(tǒng)報(bào)銷方式，“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”有以下優(yōu)越性：

1.優(yōu)化了報(bào)賬環(huán)境，提高了財(cái)務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量。首先，“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”模式下報(bào)銷人員將簽章齊全、票據(jù)合格的憑證送至?xí)?jì)核算中心后就可離開，不需像以前那樣在柜臺(tái)前排隊(duì)，最大程度上減少了報(bào)賬人員等待時(shí)間。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員可以在相對(duì)安靜的環(huán)境中工作，報(bào)賬環(huán)境得到很大改善。

其次，會(huì)計(jì)人員對(duì)系統(tǒng)生成的賬務(wù)信息之相關(guān)內(nèi)容確認(rèn)無誤后，由系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證，經(jīng)過復(fù)核，由出納通過網(wǎng)上銀行及時(shí)將報(bào)賬款項(xiàng)劃轉(zhuǎn)至單位或個(gè)人的賬戶上，手機(jī)短信也同時(shí)提示報(bào)銷金額、到款時(shí)間，既方便報(bào)銷人進(jìn)行查詢，又使報(bào)銷工作透明化，提高了服務(wù)質(zhì)量。

2.減少了財(cái)務(wù)核算的差錯(cuò)率，提高工作效率?！熬W(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)人員根據(jù)報(bào)銷規(guī)定，審核擬報(bào)銷的原始單據(jù)和審批手續(xù)是否合格后，核算時(shí)，無需花費(fèi)精力去一一輸入報(bào)銷憑證的摘要、報(bào)銷金額、會(huì)計(jì)科目、經(jīng)費(fèi)編碼和應(yīng)支付給單位或個(gè)人的銀行賬戶信息等等，僅需通過對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)生成的記賬憑證中的報(bào)賬信息進(jìn)行確認(rèn)、修改和必要的調(diào)整。實(shí)質(zhì)上就等于將以前需由會(huì)計(jì)人員獨(dú)立完成的工作變成了報(bào)賬人提前做好報(bào)銷工作中的一部分，如金額的計(jì)算、銀行信息的錄入等。這樣就把會(huì)計(jì)人員從繁瑣的數(shù)字核算和一些基本信息錄入工作中解脫出來，更有利于他們集中精力去復(fù)核和校對(duì)，降低了財(cái)務(wù)核算中的差錯(cuò)率，使會(huì)計(jì)人員的工作效率和工作的質(zhì)量得到明顯提高。

3.實(shí)現(xiàn)了無現(xiàn)金支付，保證了資金及時(shí)、安全的周轉(zhuǎn)?！熬W(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”系統(tǒng)中，票據(jù)經(jīng)審核、復(fù)核無誤后，需支付的款項(xiàng)通過“銀校直聯(lián)”系統(tǒng)直接轉(zhuǎn)入個(gè)人銀行卡或單位賬戶，實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金報(bào)銷。這樣，就在很大程度上減少了庫存現(xiàn)金，從而降低或避免了單位和銀行在現(xiàn)金保管及運(yùn)輸環(huán)節(jié)上的風(fēng)險(xiǎn);與此同時(shí)，也省去了出納人員要反復(fù)清點(diǎn)現(xiàn)金的過程，解決了報(bào)賬人員隨身攜帶大量現(xiàn)金的后顧之憂。和傳統(tǒng)報(bào)銷方式相比減少了現(xiàn)金流動(dòng)，規(guī)避了現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)，更加保證了學(xué)校資金的安全。

4.有利于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)管理。在“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”系統(tǒng)中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不再需到財(cái)務(wù)部門就可直接通過報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目中的每一筆支出進(jìn)行查詢，也可隨時(shí)了解自己項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的支出和使用情況。這改變了傳統(tǒng)報(bào)銷模式下項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只管經(jīng)費(fèi)報(bào)銷，不能實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用的各項(xiàng)開支，往往在結(jié)題審計(jì)時(shí)才發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目未按照計(jì)劃嚴(yán)格執(zhí)行，一些費(fèi)用開支遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過原來預(yù)算額度，給項(xiàng)目順利結(jié)題造成影響。預(yù)約報(bào)賬將項(xiàng)目管理由事后管理變?yōu)橐灶A(yù)算為基準(zhǔn)的事前管理，使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人時(shí)刻做到心中有數(shù)，項(xiàng)目執(zhí)行中始終能圍繞經(jīng)費(fèi)預(yù)算要求，嚴(yán)格控制費(fèi)開支范圍，使管控落在實(shí)處，并在項(xiàng)目完成結(jié)題時(shí)，賬目清晰，各項(xiàng)開支符合原預(yù)算和國(guó)家財(cái)務(wù)管理要求?！熬W(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”有利于從源頭上保證項(xiàng)目的開支合理及控制效果，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的科學(xué)化。

三、推行“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”的途徑

1.做好系統(tǒng)的維護(hù)，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是實(shí)行“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”的基礎(chǔ)條件，要保證報(bào)賬的正常進(jìn)行，“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”系統(tǒng)的穩(wěn)定和系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的安全是前提。系統(tǒng)必須要有專業(yè)技術(shù)人員定期維護(hù)，做到數(shù)據(jù)資料真實(shí)客觀不被刪改。加強(qiáng)層級(jí)授權(quán)管理，應(yīng)按照部門內(nèi)部控制制度，規(guī)定不同用戶的使用權(quán)限，高度重視財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料的安全保密性。必要時(shí)要借助數(shù)據(jù)加密、防火墻、身份認(rèn)證等專業(yè)手段保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸、共享中的安全。

2.廣泛開展“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”的宣傳，增強(qiáng)師生對(duì)新的報(bào)賬方式的認(rèn)識(shí)?！熬W(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”是個(gè)新生事物，為了使這項(xiàng)新的報(bào)賬方式在財(cái)務(wù)管理中能夠順利推進(jìn)，學(xué)校財(cái)務(wù)管理部門首先要結(jié)合學(xué)校特點(diǎn)，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，制訂科學(xué)可行的實(shí)施方案，便于師生員工對(duì)這一新生事物的理解和接受;其次，利用各種傳播媒介，例如校園網(wǎng)絡(luò)、廣播、印制宣傳單等，向廣大科教人員介紹網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，盡可能讓大家認(rèn)識(shí)并喜歡這一新的報(bào)賬方式;最后，財(cái)務(wù)處還應(yīng)有針對(duì)性地開展網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)定、要求、規(guī)范以及學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)賬方面的制度的宣傳，使報(bào)銷人員能夠比較熟練的操作系統(tǒng)，填寫預(yù)約單。另外，一線會(huì)計(jì)人員在日常工作中要耐心地聽取師生員工們對(duì)“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”實(shí)施過程中提出的各種意見或建議，并將在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與技術(shù)人員溝通，使網(wǎng)上預(yù)約的報(bào)賬工作在實(shí)踐中不斷完善。

3.加強(qiáng)對(duì)報(bào)賬人員的知識(shí)和技能培訓(xùn)，使其盡快熟練操作“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷”系統(tǒng)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)積極主動(dòng)地組織熟悉業(yè)務(wù)的工作人員到學(xué)校各個(gè)二級(jí)單位開展網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)知識(shí)和財(cái)務(wù)報(bào)銷法規(guī)的宣講，提高報(bào)賬人員對(duì)該系統(tǒng)的操作能力和水平。在開展預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)宣講時(shí)，可主要通過圖文并茂的方式講解報(bào)銷流程，清楚地展示每一流程的操作步驟，配合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際演示等方式，指導(dǎo)大家整理粘貼票據(jù)，搞清楚所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目對(duì)應(yīng)關(guān)系。有關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)宣講的主要內(nèi)容，包括國(guó)家有關(guān)的財(cái)經(jīng)法規(guī)、學(xué)校內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理制度和各種報(bào)銷規(guī)定、報(bào)賬注意的事項(xiàng)，票據(jù)真?zhèn)蔚恼鐒e等。這些對(duì)于報(bào)賬人員來說都是必須清楚掌握的，這樣報(bào)賬人員才能夠規(guī)范填寫預(yù)約單，提交經(jīng)過整理的票據(jù)，到財(cái)務(wù)部門審核的時(shí)間就會(huì)相對(duì)縮短，賬務(wù)報(bào)銷流程明顯加快，提高了工作效率，同時(shí)也在某種程度上增進(jìn)了財(cái)務(wù)人員與報(bào)賬人員之間的交流，使人際關(guān)系得以和諧。

總之，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬順應(yīng)了當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化、信息化、自動(dòng)化的時(shí)代潮流，是對(duì)傳統(tǒng)報(bào)賬方式的一次革命。它大大提升了財(cái)務(wù)管理水平和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)了財(cái)務(wù)管理過程中報(bào)銷單據(jù)填寫的規(guī)范、業(yè)務(wù)審批流程操作簡(jiǎn)單易行、財(cái)務(wù)部門審核更加透明，資金周轉(zhuǎn)更加安全及時(shí);同時(shí)，也提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，把他們從瑣碎的重復(fù)性工作中解放出來，很大程度上使他們的工作從核算型轉(zhuǎn)變成了管理型，極大地提高了高校的財(cái)務(wù)管理水平。

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（作者單位：西北農(nóng)林科技大學(xué)計(jì)財(cái)處 陜西楊凌 712100）（責(zé)編：若佳）