淺談發(fā)揮檔案工作在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用

文/神華準(zhǔn)能公司信息處檔案館　許琦

淺談發(fā)揮檔案工作在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用

文/神華準(zhǔn)能公司信息處檔案館許琦

【摘要】檔案是對一件事情的最原始記錄，是非常重要的歷史資料，是一筆價值連城的寶貝。檔案主要分為兩大類，基礎(chǔ)檔案和以備日后開發(fā)再利用的檔案。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，因此應(yīng)該加強(qiáng)對檔案資料的管理。

【關(guān)鍵詞】檔案信息;檔案利用;檔案管理

現(xiàn)如今，在人類的經(jīng)濟(jì)活動中，對檔案的使用越來越多，檔案信息與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益息息相關(guān)，企業(yè)也越來越重視對檔案的管理工作，在保存好檔案的同時，積極開發(fā)和利用檔案信息，使檔案信息更好的應(yīng)用到企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營過程中，并為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)流入。

一、檔案對企業(yè)的重要作用

（一）檔案是企業(yè)的決策依據(jù)。檔案是企業(yè)以往經(jīng)濟(jì)活動的記載和成長歷程的鑒定，檔案清楚、全面的記錄了企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動。以往的檔案記載對今天的企業(yè)生產(chǎn)活動和重大決策具有一定的參考和借鑒價值。如果沒有這些記載資料就不能很好的了解企業(yè)的發(fā)展歷程，對曾經(jīng)失敗的經(jīng)濟(jì)活動不能吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可能導(dǎo)致錯誤的再次發(fā)生。有了這些資料，就可以避免歷史悲劇的重演，總結(jié)以前的規(guī)律并對現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)活動起到重要的參考價值，使企業(yè)做出更加正確的決策。

（二）檔案是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要依據(jù)。檔案作為對歷史過程的記載，不僅可以使人們更好的了解公司的發(fā)展過程，對經(jīng)濟(jì)活動決策具有參考價值，而且對于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)糾紛等事故也提供了有力的法律依據(jù)。為企業(yè)維護(hù)自己的合法權(quán)益提供了直接證據(jù)。這些資料都是以前根據(jù)真實(shí)的活動內(nèi)容記錄下來的，它的可信度是不容置疑的。

（三）為企業(yè)創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)條件。檔案記錄了很多真實(shí)的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，根據(jù)這些經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，企業(yè)可以很好的預(yù)測未來的經(jīng)濟(jì)活動的發(fā)展方向。合理的利用企業(yè)的現(xiàn)有資源，確定企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)量，制定有效的生產(chǎn)方案。因此說，檔案為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展創(chuàng)造了有力的條件，給企業(yè)帶來了更多的經(jīng)濟(jì)效益。

二、企業(yè)檔案管理工作的實(shí)施策略

（一）根據(jù)企業(yè)的發(fā)展做好檔案的管理工作。做好檔案管理工作之前一定要做好檔案的收集整理工作，盡量保證檔案的信息量足夠大，涉及內(nèi)容足夠廣，整理存放有條理，以備日后的使用做好準(zhǔn)備工作，一些重要的檔案資料，一定要做好備份工作，對于計(jì)算機(jī)保存和磁盤保存的資料一定要做好環(huán)境保護(hù)工作，以免資料受損或丟失。檔案的編輯工作是檔案保管中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，只有將收集來的檔案進(jìn)行合理的編輯和整理，才能方便日后的使用。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案編輯工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的企業(yè)需求。因此對檔案的編輯工作提出了新的要求。檔案編輯工作人員要積極做好檔案的編輯工作，當(dāng)企業(yè)需要時可以快速準(zhǔn)確的查找到所需內(nèi)容，為企業(yè)的發(fā)展提供及時有效的檔案資料。

（二）做好檔案信息的開發(fā)工作。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，現(xiàn)在的檔案管理由原來的人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X操作。錄入、查詢、編輯、統(tǒng)計(jì)等都由計(jì)算機(jī)完成，降低了人們的勞動強(qiáng)度，提高了人們的工作效率，為企業(yè)的發(fā)展提供了更大的幫助。由于計(jì)算機(jī)的使用，提高了檔案的收集速度、傳遞速度、檔案的使用頻率及檔案的存在價值，使檔案對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出了巨大的貢獻(xiàn)。檔案頻繁出現(xiàn)在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動中，如：招投標(biāo)活動、生產(chǎn)數(shù)量預(yù)測、企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略等。導(dǎo)致企業(yè)對檔案越來越依賴。目前我國正處于市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，對信息的需求越來越大，內(nèi)容涉及日益廣泛，對信息質(zhì)量的要求不斷提高。必須提高工作人員的工作效率，因此，要改變傳統(tǒng)的處理方式，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)帶來的便利條件，做好檔案信息的收集整理工作。

（三）提高人們對檔案的保管意識。隨著企業(yè)對檔案的越來越重視，企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該有本著“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，責(zé)成各檔案形成部門設(shè)立專門的人員對檔案資料進(jìn)行管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，促使檔案管理工作更好的服從經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律，更好的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。同時企業(yè)應(yīng)該培養(yǎng)一批專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，不僅負(fù)責(zé)檔案信息的收集和編輯工作，還可以根據(jù)檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和開發(fā)，并更好的應(yīng)用到企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營中，為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。緊跟時代發(fā)展的步伐，并最終實(shí)現(xiàn)對檔案的高水平管理和現(xiàn)代化管理。實(shí)現(xiàn)信息的快速收集、傳遞、分析和反饋，完善檔案的管理體系，健全的檔案管理制度，并在實(shí)際工作中加強(qiáng)對制度的實(shí)施監(jiān)控。

三、結(jié)束語

檔案資料是企業(yè)所擁有的一筆無形的財(cái)富，與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益有著密切的關(guān)系。伴隨著檔案在經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)揮的重要作用，企業(yè)應(yīng)該重視自己的檔案管理，挖掘檔案潛在的價值，使檔案更好的為企業(yè)服務(wù)。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的道德素質(zhì)，并跟隨科技發(fā)展的腳步，利用現(xiàn)代的管理方法，將檔案信息應(yīng)用到企業(yè)的各個環(huán)節(jié)，為企業(yè)創(chuàng)作更大的財(cái)富。

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