城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/汕頭市城市建設(shè)檔案館 鄭育能

隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)，城建檔案管理中融入了檔案信息管理系統(tǒng)，極大地促進(jìn)了檔案管理信息的共享，初步實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化處理。不過(guò)，這些新技術(shù)的運(yùn)用大多是從方法改進(jìn)上來(lái)優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理，而管理方式還沒(méi)有出現(xiàn)徹底的變化。城建檔案數(shù)字化管理是城建建設(shè)中文化精神的重要保存途徑，也是數(shù)字城市的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，能夠有力地提供數(shù)字城市建設(shè)所需的依據(jù)性檔案信息。所以，反思城建檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)困境，轉(zhuǎn)變管理理念及方式，是當(dāng)前城建檔案數(shù)字化發(fā)展的基本要求。

一、城建檔案數(shù)字化管理的問(wèn)題

城建檔案數(shù)字化管理滯后的問(wèn)題有著多方面的因素，例如數(shù)字信息技術(shù)水平低，城建檔案管理體系單一，相關(guān)管理規(guī)定不完善等等。但實(shí)際上，城建檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題主要有三個(gè)方面：

（一）資金投入少。國(guó)家財(cái)政撥款是不少地方城建檔案管理資金的主要來(lái)源，不同的地方撥款金額不一樣，但撥款不足是很多地方存在的普遍現(xiàn)象。城建檔案的數(shù)字化管理必須要有計(jì)算機(jī)以及其它輔助設(shè)備，而資金的投入不足導(dǎo)致計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備缺少，無(wú)法為城建檔案數(shù)字化管理提供更多的幫助。

（二）數(shù)字化利用沒(méi)有形成氣候。城建檔案數(shù)字化管理中，政府相關(guān)部門(mén)是城建檔案利用的主要服務(wù)對(duì)象，比如勘察單位、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等等，但這些單位在城建檔案數(shù)字化應(yīng)用方面存在利用水平低的問(wèn)題，很多習(xí)慣于利用紙質(zhì)圖文檔案，在實(shí)際的城建工作中對(duì)數(shù)字化檔案利用不夠。應(yīng)該改變這種現(xiàn)狀，以過(guò)去的紙質(zhì)圖文利用服務(wù)方式為依據(jù)，加強(qiáng)數(shù)字化利用服務(wù)，讓城建檔案數(shù)字化利用環(huán)境更加成熟，這才是當(dāng)務(wù)之急。

（三）數(shù)字化管理人才急缺。城建檔案數(shù)字化管理是一個(gè)比較復(fù)雜的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程需要管理人員具有多專業(yè)、跨學(xué)科的知識(shí)與技能，要涉獵廣泛。在計(jì)算機(jī)設(shè)備知識(shí)數(shù)字化管理中，高素質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)人才、熟悉計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才將是管理中的關(guān)鍵?？v觀現(xiàn)實(shí)，一些地區(qū)的城建檔案管理者學(xué)歷不高、專業(yè)知識(shí)技能缺失，極大地影響了城建檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

二 城建檔案數(shù)字化管理方法

城建檔案數(shù)字化管理一定要有科學(xué)的目標(biāo)和方法，必須從城建檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，并符合社會(huì)對(duì)城建檔案數(shù)字化的需求。所以，城建檔案數(shù)字化管理的方法要包括三個(gè)方面的內(nèi)容，即規(guī)范的管理體系、完善的基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)復(fù)合型人才。

（一）打造規(guī)范的管理體系。在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，一開(kāi)始就應(yīng)該重視信息化標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，以三個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理，即管理、技術(shù)、業(yè)務(wù)，然后認(rèn)真地落實(shí)這些標(biāo)準(zhǔn)，將具體的管理責(zé)任明確到每個(gè)管理崗位、每個(gè)責(zé)任人，讓城建檔案數(shù)字化管理更加科學(xué)、合理。也可以通過(guò)管理?xiàng)l例制定城建檔案數(shù)字化管理措施，以技術(shù)保障細(xì)則、經(jīng)費(fèi)保障法規(guī)等促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理制度更加規(guī)范有效。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。城建數(shù)字檔案館必須通過(guò)空間數(shù)據(jù)集成設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施改造，打造空間數(shù)據(jù)庫(kù)、形成應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，以便于為城市的發(fā)展和建設(shè)提供有力的支持。硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)軟件是三個(gè)重要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容。硬件基礎(chǔ)設(shè)施涵蓋了服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、檔案數(shù)字化處理設(shè)備；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是指檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，和政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng)，將內(nèi)部和外部網(wǎng)站辦公聯(lián)系起來(lái)，加強(qiáng)城建檔案館和相關(guān)單位及主管部門(mén)的辦公聯(lián)系，運(yùn)用數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、電子檔案信息收集、信息處理、開(kāi)發(fā)利用等技術(shù)，全面實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化管理；軟件系統(tǒng)則是按照城建工作實(shí)際，開(kāi)發(fā)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件平臺(tái)，以促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理服務(wù)工作順利開(kāi)展，并通過(guò)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程實(shí)現(xiàn)全程應(yīng)用。城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的前提是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又包括了館內(nèi)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)等基礎(chǔ)設(shè)施，這些是城建檔案數(shù)字化管理的后推力，我們必須要高度重視。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。城建檔案館需要有一支復(fù)合型人才隊(duì)伍，隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、層次比例分明，具有團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新能力，以適應(yīng)新時(shí)期城建檔案管理的數(shù)字化趨勢(shì)。以管理型人才建設(shè)為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)，按照城建檔案數(shù)字化管理業(yè)務(wù)的分工合作要求，加大檔案信息研究與咨詢、檔案采集處理和數(shù)據(jù)加工、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)、數(shù)字檔案理論與實(shí)踐研究、數(shù)字化管理系統(tǒng)服務(wù)等方面人才的培養(yǎng)，為城建檔案管理數(shù)字化發(fā)展提供更多的人才保障。

數(shù)字化管理是當(dāng)前城建檔案發(fā)展的趨勢(shì)，因而，我們必須認(rèn)清事實(shí)，以此為依據(jù)，優(yōu)化數(shù)字化管理思路，提高城建檔案數(shù)字化管理意識(shí)，真正促進(jìn)城建檔案的數(shù)字化發(fā)展。

[1] 閻育新.城建檔案數(shù)字化管理略談[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（5）：157

[2] 潘中.淺談城建檔案數(shù)字化管理利用的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011（24）：250