醫(yī)院歸檔文件材料的質(zhì)量問題與管理建議

文/齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院附屬第一醫(yī)院 李思瑤

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醫(yī)院歸檔文件材料的質(zhì)量問題與管理建議

文/齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院附屬第一醫(yī)院 李思瑤

【摘要】當(dāng)前醫(yī)院歸檔文件材料的質(zhì)量問題是由于相關(guān)機(jī)構(gòu)工作人員的意識觀念不強(qiáng)，不能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔整理。解決歸檔文件存在的問題，需要從思想上進(jìn)行重視，并在行為上進(jìn)行約束。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院歸檔文件材料；質(zhì)量；管理建議

一、醫(yī)院文件材料歸檔問題概述

歸檔文件，廣義來講，指機(jī)關(guān)工作中形成的應(yīng)歸檔保管的文件材料，包括紙質(zhì)或者其他形式的檔案材料。醫(yī)院歸檔文件材料則是指醫(yī)院在完成醫(yī)療、科研、行政管理等職能過程中形成的、須作為文件檔案進(jìn)行保存的所有紙質(zhì)文件材料。這類歸檔文件材料記錄著醫(yī)院在歷史發(fā)展中的成績與不足，是對醫(yī)院各項決策工作起參考作用的資料來源。由于目前我國醫(yī)院檔案人員的法制觀念、檔案意識不強(qiáng)，導(dǎo)致一些重要資料未能有效收集，造成文件缺失問題。對歸檔文件的信任感不足、強(qiáng)調(diào)信息保密性則導(dǎo)致一些文件資料的空白。另外，在實際工作中，歸檔人員錯認(rèn)為有紅頭的文件才需歸檔的錯誤理解也導(dǎo)致歸檔文件的不完整。人員的素質(zhì)問題、意識問題都是造成醫(yī)院歸檔文件材料質(zhì)量不符合要求的原因。

二、醫(yī)院歸檔文件材料存在的質(zhì)量問題

（一）歸檔文件材料不齊全。工作人員不能嚴(yán)格按照醫(yī)院所制定的《文件材料歸檔范圍》進(jìn)行歸檔整理，造成一部分重要資料缺失。比如上級領(lǐng)導(dǎo)視察醫(yī)院工作時留下的題詞、講話材料等；本院召開重要會議的會議資料；專家學(xué)者來醫(yī)院講學(xué)留下的資料；領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了批示的人民信訪資料；或者手續(xù)已辦結(jié)的留于科室、個人手中的應(yīng)歸檔文件材料。這種疏忽的文件歸檔態(tài)度會阻礙歸檔文件發(fā)揮作用，導(dǎo)致醫(yī)院在進(jìn)行決策時忽略、遺漏一些問題，削弱歸檔文件價值。

（二）工作人員對歸檔文件概念不清。負(fù)責(zé)歸檔人員對于“文件”概念理解有誤，造成歸檔文件材料的不完整。比如歸檔人員只歸檔了文件正文而遺漏附件；轉(zhuǎn)發(fā)文件只歸檔了轉(zhuǎn)發(fā)文件而缺失被轉(zhuǎn)發(fā)文件；或者歸檔了正本卻未歸檔文件的處理單；還有缺失材料公章以及非紅頭文件的；甚至一些歸檔文件缺失某頁內(nèi)容等。工作人員這種概念性的工作失誤將影響醫(yī)院查找資料、利用歸檔文件的價值。

（三）歸檔文件長久保存的質(zhì)量問題。歸檔文件是需要長期保存、留以日后作為參考依據(jù)的資料，在關(guān)注其內(nèi)容完整性的同時，還要考慮能否長期保存的問題。由于一些檔案員對于歸檔文件重要性認(rèn)識不夠，不能對文件材料的用紙質(zhì)量、筆跡要求等嚴(yán)格要求，造成文檔后期的損失。比如用熱敏傳真紙、甚至廢紙作為歸檔文件用紙；用字跡留存時間不夠久的鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等材料。這種不負(fù)責(zé)任的材料選用不利于文檔的長期保存，影響其整理、保管和利用。

三、醫(yī)院歸檔文件材料管理建議

（一）加強(qiáng)對歸檔文件的宣傳力度。目前，大部分醫(yī)院只重視醫(yī)療工作而忽略了檔案管理的重要性，但完整、齊全、規(guī)范的歸檔文件材料可以服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展決策。廣大醫(yī)務(wù)工作者及醫(yī)院的決策者應(yīng)當(dāng)用發(fā)展的眼光看問題，在醫(yī)院內(nèi)部加強(qiáng)歸檔文件宣傳，提高對醫(yī)院歸檔文件材料重要性的認(rèn)識?？梢酝ㄟ^在醫(yī)院內(nèi)部組織座談、演講、展覽等多種形式進(jìn)行宣傳，鼓勵醫(yī)務(wù)工作者學(xué)習(xí)檔案的法律法規(guī)，并由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行部署、安排，帶動各部門積極配合。只有由上到下都意識到歸檔文件的作用并合理安排，才能將歸檔文件材料工作落到實處。

（二）嚴(yán)格履行手續(xù)。文件由文書處理部門或者業(yè)務(wù)部門移交檔案室時，要求雙方認(rèn)真清點、核對，確認(rèn)無誤才能簽字，完成檔案轉(zhuǎn)交。醫(yī)院內(nèi)部的檔案部門在進(jìn)行歸檔文件材料接收時，要持高度重視的態(tài)度，嚴(yán)格按程序進(jìn)行，不得講究情面。在核對時，從文檔的范圍是否合理、材料是否齊全、文件是否完整、紙張是否符合規(guī)范等方面進(jìn)行核對，若發(fā)現(xiàn)不合乎規(guī)范的現(xiàn)象，要協(xié)助進(jìn)行補(bǔ)救。另外，在保證歸檔文件質(zhì)量的同時，也要保證文檔歸檔的及時性，對于漏歸的文件要及時催要。認(rèn)真細(xì)致地履行每一步手續(xù)，保障歸檔文件質(zhì)量。

（三）以實際情況為指導(dǎo)。歸檔文件材料來自于醫(yī)院各個職能部門，而檔案員大多是兼職，對歸檔內(nèi)容不能完全了解，造成歸檔工作的質(zhì)量無從保障。想改善這一問題，醫(yī)院要根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度對檔案部門工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，幫助文書整理部門和業(yè)務(wù)部門的檔案人員提高文件歸檔工作的專業(yè)素養(yǎng)，同時幫助他們掌握文件歸檔的正確方法，提高工作效率。要結(jié)合醫(yī)院文件材料歸檔的實際情況，發(fā)現(xiàn)工作問題并給以糾正。

（四）責(zé)任到人，獎懲分明。對文書處理人員和檔案員職責(zé)進(jìn)行規(guī)定，嚴(yán)格按照歸檔制度落實相關(guān)人員的責(zé)任，建立獎懲分明的機(jī)制，為醫(yī)院歸檔文件材料的工作提供制度保障。將檔案員歸檔工作的績效與評先、年終考核、獎金數(shù)目等聯(lián)系，實現(xiàn)獎優(yōu)懲劣的目的。比如對不按照歸檔制度執(zhí)行，造成拖延、漏歸、丟失文件的工作人員按其損失程度進(jìn)行罰款；對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、歸檔工作成績顯著的在年終進(jìn)行獎勵。通過明確責(zé)任、獎優(yōu)懲劣等措施來規(guī)范文件材料歸檔工作，為醫(yī)院檔案管理體系的健全夯實基礎(chǔ)。

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